Buchhaltung & Analytics: Das finanzielle Rückgrat sicher verwalten

In der Kategorie Buchhaltung triffst du die grundlegenden Entscheidungen darüber, wer Einblick in die finanzielle Performance deines Betriebes erhält und wer die täglichen Abrechnungen verantwortet. Die Rechte reichen von der einfachen Eingabe der Zeiterfassung bis hin zum hochsensiblen Monatsabschluss und der Einsicht in betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWAs).

Da dieser Bereich eng mit der Lohnbuchhaltung und dem Steuerberater verknüpft ist, ermöglicht dir LINA eine präzise Trennung: Du kannst Mitarbeitern erlauben, das Kassenbuch zu führen, ohne dass sie den tatsächlichen Kassenbestand oder die Löhne ihrer Kollegen einsehen können.

Um zu den Nutzerrechten zu gelangen, gehe bitte unter

• Team
• Mitarbeiter
• Stammdaten.

Gehe in das Profil des Mitarbeiters, dem du die Rechte geben möchtest.

WICHTIG: Du siehst den Mitarbeiter nur in dieser Liste, wenn der Mitarbeiter im Benutzerlevel unter dir liegt.

Buchhaltung

Die Kategorie Buchhaltung befasst sich mit allen wichtigen Kassenbuch- und Personalrelevanten Themen. Ebenfalls werden hier die Auswertungsrechte vergeben.

(Ansicht der Kategorie Buchhaltung, Team, Nutzerrollen LINA) 

Abrechnung eingeben

Mit dem Recht "Abrechnung eingeben" erlaubst du deinen Mitarbeitern, das Kassenbuch zu bearbeiten und die Zeiterfassung zu führen. 

Der Kassenstand bleibt mit dem Recht alleine verborgen.

Außerdem können das Kassenblatt und die Zeiterfassung täglich abgeschlossen werden, der Monatsabschluss aber nicht. 

Das Kassenbuch / Die Zeiterfassung führst du unter

• Finance
• Kassenbuch.

Hat dein Mitarbeiter lediglich das Recht "Abrechnung eingeben", sieht der Bereich "Filter und Summen" nun wie folgt aus:

(Ansicht vom Bereich Filter und Summe, in LINA Finance, Kassenbuch)

Der Bereich "Kassenstand" fehlt:

Um die Fehlerquote zu minimieren empfehlen wir, dass Kassenblatt täglich abzuschließen. 

Vor dem Abschluss, musst du sicherstellen, dass alles korrekt verbucht ist!

Die Zeiterfassung und das Kassenblatt schließt du täglich über folgende Button:

(Ansicht vom Bereich Filter und Summe, in LINA Finance, Kassenbuch)

Wichtig! Ein reiner Abschluss der Zeiterfassung und des täglichen Kassenblattes ist kein ordentlicher Monatsabschluss! 

Kasse

Mit dem Recht "Kasse" erlaubst du deinen Mitarbeitern, das Kassenbuch zu führen und den Monatsabschluss durchzuführen.

Dies erlaubt also zusätzlich zur Bearbeitung des Kassenbuchs und der täglichen Schließung des Kassenblatts wie mit dem Recht "Abrechnung eingeben" bereits gegeben, noch folgende Punkte:

• Ansicht Kassenstand
• Durchführung des Monatsabschlusses

Mehr zum Thema Monatsabschluss erfährst du im Handbuchartikel Monatsabschluss durchführen

Den Monatsabschluss führst du unter

• Finance
• Finanzbuchhaltung
• Monatsabschluss
• Kasse

durch.

Alle Auswertungen

Mit dem Recht "Alle Auswertungen" erlaubst du deinen Mitarbeitern, alle Reportberichte einzusehen. 

Ausgeblendet sind hierbei die BWA's. Auf diese haben Deine Mitarbeiter mit diesem Recht keinen Zugriff. 

Diese findest du unter

• Analytics
• Reportcenter

(Ansicht Reportcenter in LINA Analytics) 

Der Zugriff auf die meisten dieser Berichte ist nur mit dem Modul LINA Analytics vorhanden!

Vorschüsse einsehen

Mit dem Recht "Vorschüsse einsehen" erlaubst du deinen Mitarbeitern, die Vorschüsse aller Mitarbeiter unter

• Team
• Lohnbuchhaltung
• Vorschüsse

einzusehen:

(Ansicht Vorschüsse, in LINA Team, Mitarbeiter, Stammdaten des Mitarbeiters, Lohn und Gehalt)

Hier sind sämtliche Vorschüsse einsehbar, unabhängig von dem Benutzerlevel des Mitarbeiters.

Lohnzettel

Mit dem Recht "Lohnzettel" gewährst du dem Mitarbeiter, dass dieser alle Stundenzettel der Kollegen einsehen und bearbeiten kann. 

Außerdem haben die Mitarbeiter damit Zugriff auf

• Vorschüsse und
• Lohnrechner

Die Mitarbeiter mit diesem Recht können auf alle Stundenzettel zugreifen und ggf. auch das Bruttoentgelt einsehen!

Mehr zu den Stundenzetteln und die Auswirkungen von diesem Recht erfährst du im Handbuchartikel Stundenzettel

Hall of Fame bearbeiten

Mit dem Recht "Hall of Fame bearbeiten" erlaubst du deinem Mitarbeiter, die ehemaligen Mitarbeiter welche in die Hall of Fame verschoben wurden, zu reaktivieren und die Dokumente herunterzuladen.

Zur Hall of Fame gelangst du unter

• Team
• Mitarbeiter
• Hall of Fame.

Mehr zur Hall of Fame erfährst du im Handbuchartikel Hall of Fame

BWAs einsehen

Mit dem Recht "BWAs einsehen" erlaubst du deinen Mitarbeitern, dass diese die monatliche und jährliche BWA unter

• Analytics
• Reportcenter

einsehen können:

(Ansicht Reportcenter in LINA Analytics)

Wird lediglich dieses Recht vergeben, so sieht der Mitarbeiter die übrigen Reports nicht. 
Dazu würde das Recht "Alle Auswertungen" noch benötigt werden.

GF Vertretung

Mit dem Recht "GF Vertretung" erlaubst du deinen Mitarbeitern, dass diese auch ohne dem Recht "Kasse" den Kassenstand und Banktransit einsehen können.

Das Kassenbuch findest du unter

• Finance
• Kassenbuch

Das Kassenbuch sieht hier wie folgt aus:

(Ansicht vom Bereich Filter und Summen, LINA Finance, Kassenbuch) 

Bearbeitungsoptionen

Mit dem Recht können deine Mitarbeiter folgende Bereiche im Kassenbuch bearbeiten

• Personalverzehr und Bruch
• Einnahmen / Ausgaben
• Lohnvorschuss / Restlohn 
• unbare Zahlungen
• Wertchecks
• Eingelöste Gutscheine
• Verkaufte Gutscheine
• Gastrechnungen / Debitoren

Brutto-Netto Abrechnungen

Mit dem Recht "Brutto-Netto Abrechnungen" erlaubst du deinen Mitarbeitern, dass sie ihre Dokumente eigenständig aus LINA downloaden können. 

Die Dokumente laden sie unter

• Mitarbeitername
• Meine Dokumente

herunter.

(Ansicht Meine Dokumente unter Userdaten)

a

Alle Dokumente die der Mitarbeiter hier findet, sind bei ihm im Mitarbeiterprofil hinterlegt.

a

Eigene Lohnzettel bearbeiten

Mit dem Recht "Eigene Lohnzettel bearbeiten" erlaubst du deinen Mitarbeitern, dass diese ihre eigenen Stundenzettel bearbeiten können.

Zu den Stundenzetteln kommst du unter

• Personal
• Lohnbuchhaltung
• Stundenzettel.

Mehr zu den Stundenzetteln und die Auswirkungen von diesem Recht erfährst du im Handbuchartikel Stundenzettel

Mit diesem Recht sind nur die eigenen Stundenzettel ersichtlich. 

Buchhaltungsimport

Mit dem Recht "Buchhaltungsimport" erlaubst du dem Mitarbeiter, alle für die Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung relevanten Einstellungen zu treffen.

Es wird empfohlen, dass dieses Recht der Steuerberater erhält.

Um die ganzen Einstellungen zu treffen, musst du unter

• Finance
• Steuerberater
• Einstellungen.

Für die relevanten Exporte gehst du unter

• Finance
• Steuerberater
• Datenexport

Um die BWA/SuSa zu importieren gehe unter

• Finance
• Steuerberater
• BWA/SuSa-Import

Für den Upload der Lohndatei gehe unter

• Finance
• Steuerberater
• Upload Lohndateien

Mehr zu den Einstellungen vom Finanzbuchhalter und Lohnbuchhalter erfährst du in den Handbuchartikeln Einstellungen Finanzbuchhaltung Steuerberater und Einstellungen Lohnbuchhaltung Steuerberater / Lohnbuchhalter

Belegarchiv Lohn

Mit dem Recht "Belegarchiv Lohn" erlaubst du deinen Mitarbeitern auf das Belegarchiv zuzugreifen und hier den Bereich "Lohn" einzusehen.

Zum Belegarchiv kommst du unter

• Finance
• Belegarchiv

(Ansicht Finance, Belegarchiv Lohn)

Mehr zum Belegarchiv erfährst du in unserer Handbuchkategorie Finance Belegarchiv

Zeiterfassung eintragen

Mit dem Recht "Zeiterfassung eintragen" erlaubst du deinen Mitarbeitern, die Zeiterfassung im Kassenbuch zu führen.

Die Zeiterfassung wird unter

• Finance
• Kassenbuch
• Zeiterfassung

eingetragen:

(Ansicht Finance, Kassebuch,Zeiterfasssung)

Hat dein Mitarbeiter lediglich dieses Recht, so sieht er nur den Bereich Zeiterfassung und die Personalstunden / Effektivität.

Andere Daten aus dem Kassenbuch bleiben verborgen.

Mehr zur Zeiterfassung erfährst du im Handbuchartikel Kassenbuch - Zeiterfassung

Rechnungen lesen

Mit dem Recht "Rechnungen lesen" ermöglichst du deinem Mitarbeiter die Ausgangsrechnungen und Sammelrechnungen aus der Kasse einzusehen.

Hierzu müssen sie unter

• Finance
• Finanzbuchhaltung
• Rechnungen und / oder
• Sammelrechnungen:

(Ansicht Finance, Finanzbuchhaltung, Rechnungen)

Mehr zu den Rechnungen erfährst du im Handbuchartikel Ausgangsrechnungen Kasse in LINA

Belegarchiv Fibu

Mit dem Recht "Belegarchiv Fibu" erlaubst du deinen Mitarbeitern auf das Belegarchiv zuzugreifen und hier den Bereich "Fibu" einzusehen.

Zum Belegarchiv kommst du unter

• Finance
• Belegarchiv:

(Ansicht Finance, Belegarchiv FiBu)

Mehr zum Belegarchiv erfährst du in unserer Handbuchkategorie Finance Belegarchiv

Außerdem gibt das Recht "Belegarchiv Fibu" auf folgende weitere Reiter Zugriff

• Rechnungen
• Sammelrechnungen
• Vertragsvorlagen

Mehr zu den Rechnungen erfährst du im Handbuchartikel Ausgangsrechnungen Kasse in LINA

Mehr zum Thema Vertragsvorlagen erfährst du im Handbuchartikel Vertragsvorlagen

Kassenabschluss aufheben

VORSICHT! Dieses Recht Bitte mit Bedacht vergeben!

Mit dem Recht "Kassenabschluss aufheben" gibst du dem Mitarbeiter das Recht dazu, einen bereits abgeschlossenen Kassenbuchtag wieder aufzuheben.

Dies kann dazu führen, dass deine ordentliche Buchführung in Frage gestellt werden kann!
Einen bereits geschlossenen Tag solltest du NIE aufheben.

Besprich solche Schritte IMMER mit deinem Steuerberater! 
Eine Korrekturbuchung ist in den meisten Fällen die sicherere und einfachere Lösung!

Dieses Recht findet nur Funktion in Kombi mit einem der folgenden zwei Rechte aus der gleichen Kategorie:

• Abrechnung eingeben
  
• Kasse

Was diese beiden Rechte beinhalten, erfährst du in diesem Handbuchartikel zu Beginn der Kategorie Buchhaltung.

Um das Kassenblatt tageweise wieder aufzuheben, gehe unter

• Finance
• Kassenbuch:

(Ansicht Finance, Kassenbuch, Bereich Filter und Summe)

Kassenabschluss anfordern

Das Recht ist nur für Nutzer von Kassen mit einem L3 Server relevant. Es wird mindestens die Kassenversion 1.7.5. benötigt.

Mit dem Recht "Kassenabschluss anfordern" erlaubst du deinen Mitarbeitern das Durchführen des Tagesabschlusses über LINA.

Den Tagesabschluss findest du unter

• POS
• Konfiguration
• Tagesabschluss

(Ansicht POS, Konfiguration, Tagesabschluss)

Kassenauswertungen

Mit dem Recht "Kassenauswertungen" erlaubst du deinen Mitarbeitern die Einsicht aller Kassenauswertungen im Report-Center.

Du gelangst über

• Analytics
• Report-Center

zu den Auswertungen.

Folgende Auswertungen sind mit dem Recht einsehbar:

• Artikelbezogene Auswertungen
• Betriebswirtschaftliche Reports
• Buchhalterische Reports

Die Berichte sind nur in Verbindung mit dem Modul "LINA Analytics" einsehbar!

Mehr zu den einzelnen Berichten und Reports erfährst du in der Kategorie Analytics