Damit dein Kassenbuch GobD-Konform ist und als zweite Buchführung zählt, musst du Monat für Monat einen Monatsabschluss durchführen.
Hiernach können die Tage aus dem abgeschlossenen Monat nicht mehr bearbeitet werden! Daher ist es essentiell, dass du dir ganz sicher bist, dass alle Daten passen.
| Benötigtes Modul: | LINA Finance |
| Benötigtes Recht: | Kasse |
WICHTIG: Du musst die Monate nacheinander durchgehen. Ist ein Monat noch nicht abgeschlossen, DARFST du keinen nachfolgenden Monat abschließen! Prüfe also zwingend, welcher Monat als letztes abgeschlossen wurde.
Monatsabschluss
Um den Monatsabschluss durchzuführen, gehe bitte unter
- Finance
- Finanzbuchhaltung
- Monatsabschluss.
Bitte prüfe vorher
- Haben alle Tage die korrekte Z-Zählernummer? (Gleich die vom Tagesabschluss)
- Stimmen die Umsätze komplett überein?
- Ist der Kassenstand korrekt?
- Wurden alle Ausgaben/Einnahmen berücksichtigt?
- Sind die Konten richtig gewählt?
- Sind alle Tage mit Umsatz auch eingelaufen?
- Ist für den Vormonat ein ordentlicher Monatsabschluss durchgeführt worden?
Reiter Kasse
Wenn du dir ganz sicher bist, dass alles korrekt ist, gehe rechts nun auf den Button Kasse:
Optionen beim Monatsabschluss
| Monatsabschluss drucken (Deckblatt + Kasse) | Hier kannst du den Monatsabschluss vor dem Abschließen drucken um ihn ggf. nochmal vom Steuerberater gegenprüfen zu lassen (Empfohlen vor dem ersten Monatsabschluss). |
| Bearbeitungslog drucken | Hier kannst du den Bearbeitungslog für den gesamten Monat drucken. |
| Inventur Bar | Hast du eine Inventur für die Bar durchgeführt, kannst du dies hier vermerken. |
| Inventur Küche | Hast du eine Inventur für die Küche durchgeführt, kannst du dies hier vermerken. |
| Kommentar für die Buchhaltung | Möchtest du deiner Buchhaltung noch etwas anfügen, so kannst du diesen hier vermerken. |
| Monat abschließen | Wenn du hier den Haken setzt, kannst du den Monat abschließen. |
Die Kommentare für die Buchhaltung findest du nun als Allgemeine Kommentare auf deinem Monatsabschluss:
Fehlerprotokoll
Das Fehlerprotokoll zeigt dir jeden Tag, an dem du keinen Umsatz generiert hast. Das sind in der Regel Ruhetage.
Es können aber natürlich auch Ausnahmen sein wie Tage, an denen du Umbauarbeiten im Lokal hattest oder die Gäste ausgeblieben sind.
Belege abschließen
Hast du alle Belege für den jeweiligen Monat hochgeladen, kannst du den Button Alle Belege im Belegarchiv hochgeladen drücken
Daraufhin verschwindet der Button und es erscheint eine Meldung in diesem Feld, dass das Belegarchiv bereits abgeschlossen ist.
Monatsabschluss final durchführen
Alle Daten sind korrekt?
Hast du deine Tage verglichen und geprüft, dann setze nun bei Monat trotz Fehler abschließen den Haken:
Den nun aufkommenden Button musst du nochmal bestätigen:
Du hast nun deinen Monat abgeschlossen und kannst diesen nicht mehr verändern!
Woran erkennst du, ob dein Monat noch offen ist
Gehe unter
- Finance
- Finanzbuchhalter
- Monatsabschluss.
Dort siehst du auf der ersten Seite ein Dropdown-Menü unter Filter und Summe
Hier findest du nach den jeweiligen Monaten teilweise Buchstaben in Klammern:
A= Sowohl die Kasse, als auch die Zeiterfassung sind abgeschlossen
ZE= Nur die Zeiterfassung ist abgeschlossen, die Kasse ist noch offen
Der Monatsabschluss Kasse schließt auch die Zeiterfassung
Der Monatsabschluss Zeiterfassung beeinflusst die Kasse NICHTMonatsabschluss nicht ordentlich durchgeführt
Wurde der Monat nicht ordentlich durchgeführt und die Monate danach schon, so kann der Monatsabschluss nicht nachträglich gemacht werden!
Woran ein nicht ordentlich abgeschlossener Monat erkannt wird
Unter Filter und Summe siehst du, dass beispielsweise bei den Monaten April und Mail 2022 kein Buchstabe in Klammern steht.
Kein Buchstabe = Monat wurde nicht ordentlich abgeschlossen, sofern bei nachfolgenden Monaten ein "A" steht.
Entweder wurde der Monat übersprungen (Ein nachfolgender Monat hat diesen mit abgeschlossen)
Oder der Monat wurde wieder geöffnet
Gehst du nun auf den entsprechenden Monat und auf Kasse, siehst du, dass der Kassenabschluss mit einem anderen Monat gemacht wurde:
In beiden Fällen kann der Monatsabschluss nicht mehr ordentlich durchgeführt werden! Das Kassenbuch ist offen und auf dem ausgedruckten Monatsabschluss steht folgendes:
