Einer Franchise steht im Gruppenmodul das Tool Dateien zur Verfügung.

Hier können sämtliche Dateien in entsprechenden Ordnern angelegt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Das Tool ist lediglich für Dateien, nicht also für schriftlich festgehaltene Informationen gedacht. Dies kann im Tool Wiki festgehalten werden. Dateien die im Wiki oder in den News verlinkt sind, werden ebenfalls unter dem Reiter Dateien abgelegt.


Voraussetzungen
Gebuchtes Modul:         Gruppenmodul
Benötigte Nutzerrechte:  Dateien (User-Rechte)
                         Admin-Status im Intranet --> Um die Dateien zu bearbeiten muss man                          Admin sein



INHALTSVERZEICHNIS 




Dateien erstellen


Um eine Datei erstellen zu können, gehen Sie wie folgt vor

  • Intranet
  • Administration
  • Dateien


Um dort einen neuen Ordner hinzuzufügen, müssen Sie einmal auf das + gehen.


Der Ordner wird direkt angelegt und erhält automatisch erstmal den Namen "Neuer Ordner"


Klickt man nun auf den Ordner, öffnet sich rechts der Ordner/Datei indem Änderungen vorgenommen werden können



Hier kann der Name des Ordners geändert werden



Um dem Ordner einen weiteren Ordner unterzuordnen, klicken Sie bitte mit Rechtsklick auf den Ordner



Hier erscheinen die Optionen "Ordner löschen" und "Ordner hinzufügen"


Achtung: Der neue unterordner öffnet sich nicht automatisch, dazu muss der Ordner aufgeklappt werden




Klickt man "Neuer Ordner" an, öffnet sich auf der rechten Seite der Ordner mit sämtlichen Veränderungsmöglichkeiten


Dateien in Ordner ablegen 


Um eine Datei in den entsprechenden Ordner abzulegen, müssen Sie diese in das folgende Feld reinziehen



Nachdem die erste Datei im Ordner angelegt ist, wird dies wie folgt im Dateibaum angezeigt:


Datei ansehen


Um die Datei, welche sich im Ordner befindet anzusehen/herunterzuladen, gibt es mehrere Möglichkeiten. 


In unserem Beispiel:


  1.  Öffnen Sie den Reiter Speisekarte KW15 damit sich der Unterpunkt Restaurant öffnet
  2.  Gehen Sie auf den Unterordner "Restaurant"
  3. Klicken Sie entweder auf den Dateinamen oder auf den "Stift"


Die zweite Möglichkeit

  1. Öffnen Sie den Reiter Speisekarte KW15 damit sich der Unterpunkt "Restaurant" öffnet
  2. Öffnen Sie den Reiter Restaurant ebenfalls
  3. Klicken Sie direkt auf den Dateinamen


Rechtevergabe einzelner Ordner


Der Ordner kann zwar von jedem mit dem Recht "Dateien" angesehen werden, die Dateien können aber nur aufgerufen werden wenn der Mitarbeiter in einem Laden ist, welcher in der ausgewählten Vergleichsgruppe liegt. 


Vergleichsgruppen anlegen


Die hier hinterlegten Gruppen werden unter 

  • Intranet
  • Administration
  • Einstellungen
  • Gruppen

eingestellt.

Dort kann auch eine neue (Vergleichs)gruppe hinterlegt werden


Laden einer neuen (Vergleichs)gruppe zuordnen


Wenn ein Laden über die Franchise angelegt wird, wird dieser auch einer Vergleichsgruppe zugeordnet. Wie die Neuanlage funktioniert, können Sie hier nachlesen


Um einen Laden einer neuen Vergleichsgruppe zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor

  • Intranet
  • Administration
  • Ladenakte

Hier müssen Sie den Laden unter der aktuellen Vergleichsgruppe suchen und auswählen.

Unter Stammdaten kann das Konzept (die Vergleichsgruppe) geändert werden




Ordnerberechtigungen


Unabhängig von den Vergleichsgruppenrechten können dem einzelnen Ordner noch weitere Berechtigungen vergeben werden. 


Möchte man einer Rechtegruppe sowohl das Recht "Verzeichnis anzeigen" und "Dateien anzeigen" geben, reicht es, das Recht "Dateien anzeigen" anzuhaken. 
Allen Mitarbeitern aus dieser Rechtegruppe werden direkt beide Rechte vergeben. 
Möchte man die Rechte wieder aufheben, muss man zunächst "Verzeichnis anzeigen" abwählen.



 


Ansicht Verzeichnis anzeigen und Dateien anzeigen



Die Datei kann hier heruntergeladen werden



Ansicht nur Verzeichnis anzeigen


Der Ordner wird zwar angezeigt, aber die Datei kann nicht geöffnet werden. Außerdem ist der Ordner nicht mehr grün hinterlegt was auf eine dort abgelegte Datei hinweist.

Klickt man die Datei an, kommt folgende Meldung: 



Gruppenrecht aufheben 


Ebenfalls hat man die Möglichkeit, einem einzelnen zugehörigen aus der Rechtegruppe die erteilten Rechte NICHT zu vergeben.

Hierzu ist es wichtig, dass der Haken bei "Gruppenrecht aufheben" gesetzt wird, BEVOR oben der ganzen Rechtegruppe die Berechtigungen erteilt werden.


Schritt 1: 





Schritt 2: 



Der Ordner ist weiterhin sichtbar, die Datei kann aber nicht geöffnet werden. 



Einzelnen Mitarbeitern Rechte vergeben


Nicht nur ganzen Gruppen können die einzelnen Rechte vergeben werden. Die selben Rechte können auch den einzelnen Benutzern vergeben werden.