Wenn du unser LINA Team zur Personalverwaltung nutzt, so kannst du auch all die Dokumente die den Mitarbeiter betreffen direkt bei ihm hinterlegen.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht: | Benutzerlevel höher als bei dem Mitarbeiter den du bearbeitest |
| oder für die Dokumentenablage durch das Belegarchiv: | Belegarchiv Lohn |
Inhaltsverzeichnis
Dokumente beim Mitarbeiter hinterlegen
Es gibt zwei Wege, wie die Dokumente des Mitarbeiters in seinem Mitarbeiterprofil ankommen können.
Die Mitarbeiterdokumente findest du unter
- Team
- Mitarbeiter
- Stammdaten
- im Profil des Mitarbeiters
- Dokumente.
Hier kannst du alle Dokumente wie beispielsweise Lohnabrechnungen oder die Sofortmeldung des Mitarbeiters hinterlegen.
Dokument hochladen
Um das Dokument hochzuladen gehst du zunächst auf Upload zu der Funktion und wählst aus, welche Art von Dokument du hochlädst:
Hast du die passende Bezeichnung, klickst du auf das Feld Dateien hier hinziehen, somit öffnet sich dein Dateienordner und du kannst das passende Dokument hochladen:
Du erhältst die Meldung dass das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde und bekommst dies direkt abgelegt in der Dokumentenliste:
Von hier aus kannst du den Dokumentennamen unter Bezeichnung / Dateiname noch abändern. Du kannst außerdem jederzeit die Funktion / Belegart ändern sowie das Belegdatum.
Ebenfalls kannst du das Dokument herunterladen und löschen.
Das Dokument ist nun ebenfalls im Belegarchiv im Ordner der gewählten Funktion / Belegart:
Wo sieht der Mitarbeiter seine Dokumente
Hat der Mitarbeiter das Nutzerrecht Brutto-Netto Abrechnung, so kann er seine Dokumente unter
- Seinem Usernamen
- Meine Dokumente
einsehen:
Dokument im Belegarchiv hochladen
Du kannst, wenn du das Recht Belegarchiv Lohn hast, alle Dokumente für deine Mitarbeiter im Belegarchiv hochladen und diese den einzelnen Mitarbeitern zuordnen.
Das Belegarchiv findest du unter
- Finance
- Belegarchiv
- Belegarchiv Lohn
Du hast hier den kompletten Bereich Belegarchiv Lohn in dem du alle Dokumente der Mitarbeiter ablegen kannst:
Um nun eine Datei hochzuladen, gehst du auf den benötigten Menüpunkt und auf Datei hier hinziehen:
Damit öffnet sich dein Dateienordner und du kannst die Datei deiner Wahl hochladen.
Bearbeitungsmöglichkeiten der Datei
Ist die Datei hochgeladen, so hast du einige Bearbeitungsmöglichkeiten.
Nachfolgend erfährst du, was die Bezeichnungen genau bedeuten.
| Bezeichnung | Beschreibung |
| ID | Die ID wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden |
| Bezeichnung / Dateiname | Dieser Name ist ursprünglich der Dateiname mit dem die Datei hochgeladen worden ist. Die Bezeichnung kann verändert werden |
| Funktion / Belegart | Spiegelt den Ordner wieder, in dem die Datei liegt. Du kannst die Funktion / Belegart jederzeit ändern, damit ändert sich auch der Ordner in dem das Dokument liegt. |
| Belegdatum | Das Datum ist zunächst das Hochgeladen am Datum. Es kann jederzeit verändert werden. |
| Netto-Betrag (€) | Hast du Dokumente welche Geldbeträge beinhalten, so kannst du die Nettobeträge hier pflegen. Dies betrifft vor allem Rechnungen aus der FiBu |
| Zuordnung FiBu | Ein geplantes Feature ist es, aus den Rechnungen bereits die Wareneinsätze für Bar und Küche im laufenden Monat berechnen zu können. Die Zuordnung zu einem Bereich ist bereits hier möglich. |
| Zuordnung Mitarbeiter | Ist ein Beleg, z. B. ein Arbeitsvertrag direkt einem Mitarbeiter zuzuordnen, so kannst du diese Zuordnung hier treffen. |
| Hochgeladen von | User und Datum des Uploads, sofern bekannt. Wenn du die Dateien per Mail in den Posteingang geschickt hast, steht hier System. |
| Aktionen | Diese Datei über den Pfeil herunterladen, über den Mülleimer löschen oder über die Lupe betrachten. |
Möchtest du mehr zum Belegarchiv allgemein erfahren, wie du Dateien löschen oder verschieben kannst, so erfährst du das im Handbuchartikel Das Belegarchiv