Wenn du mit unserem LINA Team-Modul arbeitest und einen neuen Mitarbeiter hast, so kannst du den Mitarbeiter im System hinterlegen. 

Nachfolgend wird dir erklärt, wie du dies machst.


Benötigtes Modul:LINA Team
Benötigtes Recht:Mindestens Benutzerlevel 1


Mit dem Benutzerlevel 1 kannst du dem neu angelegten Mitarbeiter auch lediglich Rechte für das Benutzerlevel 1 erteilen. Soll der Mitarbeiter mehr Rechte haben, müssen diese von einem Mitarbeiter vergeben werden, welcher ein höheres Benutzerlevel besitzt oder du selber benötigst ein höheres Benutzerlevel.



Hast du nicht alle Informationen des Mitarbeiters parat, kannst du die benötigten Felder zunächst mit Musterdaten füllen.



Mitarbeiter neu anlegen

Um einen neuen Mitarbeiter im System anzulegen, gehe bitte zunächst unter

  • Team
  • Mitarbeiter
  • Stammdaten.


Hier findest du rechts oben das + für die Neuanlage:



Nun kommst du auf die Seite Neuer Mitarbeiter. 

Hier werden erstmal grundlegende Daten des Mitarbeiters abgefragt und ein Benutzername und ein Passwort generiert.



Aus dem Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters setzt sich der Benutzername zusammen. 


Was ist zu beachten?


Sozialversicherungsnummer

Unser System prüft die Sozialversicherungsnummer. Diese enthält einen Buchstaben, welcher identisch mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens ist.

Der Aufbau ist folgender:

Zwei Ziffern + Geburtsdatum ttmmjj, erster Buchstabe des Nachnamens und 3 Ziffern. Es werden sowohl der Buchstabe als auch das Geburtsdatum auf Gleichheit überprüft. 

Die Sozialversicherungsnummer ist ein Pflichtfeld. 


Sozialversicherungsnummer wirft Fehler

Hat der Mitarbeiter geheiratet oder seinen Nachnamen aus anderen Gründen geändert, passt der Buchstabe eventuell nicht mehr zusammen. Das System erkennt damit einen Fehler.

In dem Fall muss der Geburtsname zusätzlich eingetragen werden. 


Stimmt das Geburtsdatum des Mitarbeiters? Dieses muss exakt passen. 


Format Festnetznummer/Handynummer

Sowohl die Festnetz- als auch die Handynummer müssen in folgendem Format geschrieben werden: 0000/00000000 

Die Handynummer ist ein Pflichtfeld.


Mailadresse

Die Mailadresse sollte der des Mitarbeiters entsprechen. Diese dient zur neuen Passwortvergabe und Informationsmails werden für diesen Mitarbeiter an die hier hinterlegte Mailadresse geschickt. 

Die Mailadresse ist ein Pflichtfeld. Bitte hinterlege hier IMMER die korrekte Mailadresse. 


Format IBAN

Die IBAN muss in folgendem Format geschrieben werden: DE41500105170123456789 

Die IBAN ist ein Pflichtfeld.


Rechts oben hast du einen Bereich mit folgenden Button.

  • Telefonliste
  • Rechner
  • Stunden.



Telefonliste:

Hier gelangst du in deine Telefonliste, welche sich aus den Nummern und Mailadressen deiner Mitarbeiter zusammen setzt.


Rechner: 

Hier gelangst du zum Lohnrechner. Bist du noch unsicher welches Gehalt du dem Mitarbeiter gewähren möchtest, so kannst du diesen nutzen um nochmal alle Kosten im Überblick zu sehen. 


Stunden:

Hier gelangst du in die Stundenzettelübersicht.


Zugangsdaten

Hast du alle benötigten Daten (Mit Sternchen hinterlegt) hinterlegt, so erhältst du am Ende nicht nur die Meldung "Alle Daten korrekt" sondern auch die Zugangsdaten generiert:



Du kannst nun entweder die Daten per Copy/Paste an deinen Mitarbeiter senden, oder lässt diese vom System den Benutzernamen und das Passwort per Mail verschicken. 


Wir empfehlen ersteres, da du noch entscheiden musst, ob du dem Mitarbeiter das Recht erteilst, sich im System anmelden zu können oder nicht.


Pflichtfelder

Bei der Neuanlage des Mitarbeiters hast du einige Pflichtfelder.


Das sind folgende:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • Geburtsort
  • Nationalität (Aufgrund eventueller Aufenthaltserlaubnis / Arbeitserlaubnis)
  • Ausbildung
  • Sozialversicherungsnummer
  • Krankenkasse
  • Ort der Krankenkasse
  • Straße
  • PLZ/Ort
  • Handy
  • Mail (MUSS auch korrekt sein)
  • IBAN
  • Name der Bank


Mitarbeiter anlegen

Sind alle Daten korrekt, kannst du den Mitarbeiter nun anlegen: