INHALTSVERZEICHNIS

Über den Rechnungsbrowser können Sie alle jemals von der Kasse erzeugten Rechnungen wieder aufrufen und erneut ausdrucken. Außerdem können Sie eine Rechnungsadresse hinzufügen. Um eine Rechnung wieder aufzurufen, wählen sie in der linken Spalte das entsprechende Tagesdatum der Rechnung oder geben die Rechnungsnummer an. Daraufhin werden alle Rechnungen dieses Tages oder die gesuchte Rechnung geladen. Die Tabelle können sie durch Anklicken der Spalte in der Kopfzeile sortieren. Durch Anklicken des Stiftes vor jeder Rechnung wird die Rechnung im rechten Fenster dargestellt. Sie können einen Adressdatensatz eintragen, welcher nach Anklicken des Word-Symbols auf die Rechnung gedruckt wird. ACHTUNG! Der Adressdatensatz wird gespeichert und kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden! Außerdem wird eine Kopie der Word-Datei im Dateisystem Ihres Servers abgelegt. Diese müssen für eine etwaige Betriebsprüfung aufbewahrt werden. Sie können die Word-Vorlage für Rechnungen nach Ihren Wünschen durch Ihren Kassentechniker anpassen lassen. 

Neben einzelnen Rechnungen können Sie auch eine Sammelrechnung für einen bestimmten Debitor in einem bestimmten Zeitraum erstellen. Dazu wählen Sie die entsprechenden Rechnungen nicht über die Rechnungsnummer oder das Tagesdatum aus, sondern wählen im oberen Bereich den entsprechenden Debitor und den gewünschten Zeitraum. Nach einem Klick auf "Sammelrechnung erzeugen" werden Ihnen auf der rechten Seite die Sammelrechnungen im gewählten Zeitraum angezeigt. Durch Klicken auf das Zip-Symbol können sie eine Zip-Datei herunterladen, die sowohl die einzelnen Rechnungen als auch eine Zusammenfassung enthält. Die Vorlage für die Zusammenfassung können sie wiederum von Ihrem Kassentechniker anpassen lassen. 


Sammelrechnung

Hier ist es möglich Sammelrechnungen für Kunden zu erzeugen. Dazu muss der Kunde im Reporting (Stammdaten > Kunden) erfasst sein.

Die Rechnungen werden zukünftig nur noch als Word Dokument erstellt.

Einstellung:

Um Sammelrechnungen erzeugen zu können, muss im Verzeichnis „..\apache\htdocs\do_not_copy\“ ein Verzeichnis „file“ angelegt werden. Das Archiv „templates“ muss in das Verzeichnis „file“ entpackt werden. Im Verzeichnis „templates“ befinden sich die Word Vorlagen, welche mit Microsoft Office angepasst werden können. Eine genaue Anleitung zum Anpassen der Word Dokumente findet man in Confluence (https://support.gastro-mis.de/a/solutions/articles/36000188029). 

Um eine Sammelrechnung zu erzeugen, wechselt man in die „Rechnungen“ im Reporting (Auswertungen > Rechnungen). Darin stellt man den Debitor ein, für den die Sammelrechnung erstellt werden soll, sowie den Zeitraum für die Sammelrechnung (siehe Beispiel). Anschließend auf „Sammelrechnung erzeugen“ klicken und die gewünschte Sammelrechnung wird als ZIP-Archiv erstellt sowie als Word-Dokument im Verzeichnis „..\apache\htdocs\do_not_copy\file\bills\“ abgelegt.

 


WICHTIG:

Bei einer großen Debitorenliste (z.B. mehr als 100 Adressen), wird aus dem Dropdown-Menü zur Auswahl der Debitorenadresse innerhalb des Sammelrechnung-Blocks der Seite "Rechnungen", ein einfaches Textfeld. In dieses Textfeld muss die Debitorennummer eingegeben werden, um eine Sammelrechnung erzeugen zu können. Die Debitorennummer finden Sie in Ihrer Debitorenliste (ganz links, erste Spalte). 


Rechnungsnummernsuche 

Ab sofort ist das Suchen nach Rechnungsnummern möglich. Hierzu in die „Rechnungen“ im Reporting wechseln (Auswertungen > Rechnungen) und im Feld „Rechnungsnummer“ die gewünschte Rechnungsnummer eingeben und mit der TAB-Taste bestätigen.

 


FAQ

Die Word-Rechnung wird nicht erzeugt, es öffnet sich nur ein weißes Fenster...

Google hat im Browser "Chrome" eine Änderung vorgenommen. Dadurch kann es bei älteren Versionen (vor 1.4.8) dazu kommen, dass wenn man das Word-Symbol zum Exportieren einer Rechnung anklickt nur zum Öffnen einer leeren Seite kommt. Umgehen kann man dies durch Festhalten der Steuerungs-Taste (STRG) auf Ihrer Computer-Tastatur und einem Klick auf das Word-Symbol. Sobald Ihr System auf die Version 1.4.8 oder neuer angehoben wurde, ist dieser Schritt hinfällig.