Unter diesem Menüpunkt finden Sie die Verwaltung Ihrer Artikelstammdaten, Mitarbeiterrechten und des Zeitmanagers. Die Verwaltung der Artikelstammdaten ist redundant zur Artikelverwaltung im Amadeus II Backoffice, der Aufbau der Artikelverwaltung ist jedoch leicht unterschiedlich.  Die Stammdatenverwaltung im Reporting hat einige Methoden, um die Verwaltung einfacher und schneller zu gestalten.

Mec – Code-, Sparten und Artikelverwaltung

Über „Stammdaten/Artikel“ oder links über „Artikelverwaltung“ gelangen Sie in die Artikelverwaltung.

Auf der linken Seite sehen Sie einen Menübaum, der die Auflistung der Artikel nach drei verschiedenen Ordnung zulässt: Nach MEC – Gruppen, Hauptsparten oder Alphabetisch. Außerdem können Sie im Suchfeld oben nach Namen oder Artikelnummern suchen. Artikelnummern können auch in Bereichen eingegeben werden, also z.B. 1-100. Durch einen Klick auf den „Suchen“ Button oder durch Anklicken eines Unterordners im Menübaum werden die Artikel, die der Suchvorgabe entsprechen im zentralen Fenster dargestellt.

Zusätzlich können sie die komplette Artikelliste als Pop-Up-Fenster öffnen. Diese können sie frei auf dem Bildschirm platzieren und sich so das Bearbeiten der Artikel noch übersichtlicher gestalten. Die Artikelliste öffnen sie über das Stift-Symbol über der Suchleiste. 

Wollen Sie hingegen Mec – Codes oder Sparten und Feinsparten bearbeiten, so können Sie direkt auf den entsprechenden Ordner klicken. Klicken Sie im Bild oben  z.B. auf „Getränke“, werden Ihnen alle in dieser Mec - Gruppe befindlichen Mec – Codes angezeigt und Sie können diese bearbeiten. 

Verwalten von Mec - Codes und Sparten

Wenn Sie eine Mec – Gruppe, Sparte oder Hauptsparte anklicken, werden im zentralen Fenster alle darin befindlichen Mec – Codes, Feinsparten oder Sparten angezeigt. Sie können nun die Bezeichnung ändern, den Aktivstatus ändern oder die Position in eine andere Gruppe verschieben. Wenn sie eine Position ändern wir der Speichervorgang in der ersten Spalte durch ein sich drehendes Rad, bzw. durch einen grüne Haken angezeigt. In der letzten Spalte können Sie die Farbe des des Mec - Codes bzw. der Feinsparte ändern. Diese Farbe wird für die Buttons auf den Endgeräten Sol, Orderman 7 und der Android-Oberfläche verwendet.

Durch Anklicken des grünen Pluszeichens können Sie einen neuen Mec - Code (eine neue Sparte oder Feinsparte) hinzufügen. 

Verwalten von Artikelstammdaten

Wenn sie auf einen Mec – Code oder eine Feinsparte klicken oder über die Suche Artikel finden, dann werden die Artikelstammdaten im zentralen Fenster aufgelistet. Sie können die einzelnen Artikel jetzt bequem bearbeiten, indem Sie die einzelnen Positionen bearbeiten. Die folgenden Felder stehen Ihnen dabei zur schnellen Bearbeitung zur Verfügung (vergleichen Sie diese bitte auch mit den Artikeleigenschaften aus dem Amadeus II Backoffice):

Feld

Beschreibung

Artikelnummer

Die Artikelnummer sollte nur in Ausnahmefällen bearbeitet werden. Artikelnummern sollten (und können in dieser Maske auch) nicht geändert werden, da dies zu Problemen in der Auswertung führen kann.

Name

Den Namen eines Artikels sollten Sie ebenfalls mit Bedacht ändern. Lediglich Tippfehler sollten hier korrigiert werden. Wenn Sie z.B. für Wochenkarten neue Artikel benötigen, sollten Sie auch neue Artikel anlegen, nicht vorhandene überschreiben.

Betriebsstellen

Es folgen alle definierten Betriebsstellen. Für jede Betriebsstelle können Sie den Preis und den ersten Bondruck bearbeiten.

Aktiv

Sie können festlegen, ob der Artikel aktiv ist, also ob er an der Kasse boniert werden kann.

Mengenkontrolle

Legen Sie hier fest, ob die Mengenkontrolle aktiv sein soll und wie große der Bestand aktuell ist.

Mec – Code und Feinsparte

Sie können den Artikel in einen anderen Mec – Code und eine andere Feinsparte verschieben.


Wenn Sie weitere Attribute der Artikelstammdaten bearbeiten wollen, dann genügt es, vor den zu bearbeitenden Artikel einen Haken zu setzten und auf das Stift-Symbol oben an der Tabelle zu klicken. Sind mehrere Artikel angehakt, so können Sie diese gemeinsam bearbeiten. Dazu aber später mehr im Abschnitt „Stapelverarbeitung“.

Die Bearbeitungsmaske des gesamten Artikels kennen sie bereits in ähnlicher Weise im Amadeus II Backoffice. Die Artikelstammdaten beinhalten einen Reiter für die allgemeinen, betriebsstellenübergreifenden Angaben wie Namen, Mec - Codes oder die Art des Artikels. Es folgen Reiter für jede Betriebsstelle, in denen jeweils die Eigenschaften des Artikels für einen bestimmten Bereich des Restaurants definiert werden können. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind dabei die gleichen wie im Amadeus II Backoffice. Bitte lesen Sie dazu den Abschnitt Stammdatenverwaltung

Um einen neuen Artikel anzulegen, wählen sie entweder direkt das grüne Pluszeichen (es wird ein „leerer Artikel“ angelegt), oder Sie setzen zuvor einen Haken bei einem Artikel der Liste und klicken danach auf das grüne Pluszeichen (der gewählte Artikel wird in den neuen Artikel kopiert, die Artikelnummer wird auf die nächste freie Artikelnummer gesetzt). Wenn zwei oder mehr Artikel mit einem Haken versehen ist, wird ein leerer neuer Artikel angelegt. 

Mitarbeiter


Im Menüpunkt „Mitarbeiter“ finden Sie die Benutzerverwaltung wieder. Einmal angelegte Benutzer können nicht mehr aus dem System gelöscht werden. Der Gesetzgeber gibt vor, das jeder Benutzer der Zugriff hatte protokolliert und hinterlegt sein muss. Damit ein bereits ausgeschiedener Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf das System bekommt, lässt er sich auf inaktiv setzen. Über die grünen „+“ Symbole (roter Kasten) lassen sich ein neuer User und eine neue Gruppe anlegen. 

Administratoren

Alle Benutzer in der Gruppe "admin" können sich neben dem Reporting auch im Backoffice von Amadeus II anmelden. Dort gibt es keine eingeschränkten Benutzerrechte, Administratoren dürfen im Amadeus II Backoffice also alles.

Gruppe Hinzu

Über den Button „Gruppe hinzu“ öffnen Sie ein neues Fenster/Tab (siehe Bild 5). Hier können Sie den Namen und eine kurze Beschreibung der Gruppe festlegen. Die Gruppe ist erst dann Aktiv, wenn Sie den Haken bei „Aktiv“ gesetzt haben.

User Hinzu

Um einen neuen User (Nutzer/Mitarbeiter) anzulegen, müssen Sie auf das grüne Plus - Zeichen „User hinzu “drücken. Der neue Nutzer sollte hier einer der vorher erstellten Gruppe zugeordnet werden. Dadurch erhält er genau die Rechte, die in dieser Gruppe hinterlegt sind. Hier eine Erläuterung der einzelnen Punkte aus der Eingabemaske (Bild 6).


Feld

Beschreibung

Nummer

Diese Nummer wird vom System automatisch vergeben.

Name

Hier kommt der Name der Gruppe, der der User/Nutzer angehörig sein soll.

Username

Hier kommt der Name des jeweiligen neuen Nutzers mit dem er sich am System Anmeldet.

Passwort

Das Passwort wird für den Login Bereich gebraucht. Mit dem Usernamen und dem Passwort kann sich der neue Benutzer künftig am System anmelden, sofern er auf aktiv gesetzt ist.

Aktiv

Hier wird der neue Nutzer aktiviert. Solange hier kein Haken gesetzt ist, bleibt der Nutzer im System hinterlegt, kann sich aber nicht anmelden.

Beschreibung

Hier können Sie eine kurze Beschreibung des jeweiligen Nutzers dazu fügen.

Benutzergruppe

Hier wird die Gruppe ausgewählt, wo der neue User/Benutzer hinzugefügt werden soll. Dieses ist ausschlaggebend für die Benutzerrechte.

Grundeinstellungen

Bei den Grundeinstellugnen können Sie einen SMTP-Server konfigurieren. Diesen Server nutzt Amadeus II anschließen für den Mailversand von Berichten und Fehlermeldungen. Sollten Sie Hilfe beim Einrichten des Server benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kassentechniker. Sie sollten die Einstellungen immer über den Button „Testmail“ überprüfen. Gerade Fehlermeldungen, die aufgrund von falsch konfigurierten Mailserver nicht verschickt werden, können schnell zu einem Problem werden. 

Zeitgesteuert

Automatischer Tagesabschluss, Datenübertragungen nach dem Tagesabschluss

Über den Zeitmanager können Sie den automatischen Tagesabschluss steuern. Das heißt, dass jeden Tag, in der von Ihnen eingestellten Zeit, der Tagesabschluss automatisch generiert wird. Diese Einstellungen sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Kassentechniker vornehmen.

Die Datenübertragung ans gastroCockpit kann ebenfalls mit dem Tagesabschluss ausgeführt werden. Um die Schnittstelle zu aktivieren erhalten Sie von der Gastro-MIS GmbH Zugangsdaten für die gastroCockpit-Schnittstelle. Diese müssen hier eingetragen werden. Ab der Aktivierung der Schnittstelle werden mit jedem Tagesabschluss die Daten der Zeiterfassung und der Umsätze des letzten Tages an das gastroCockpit übertragen und stehen dort zur weiteren Auswertung bereit.

Ähnlich der Datenübertragung ans gastroCockpit können Sie die Umsatzdaten an ihren eigenen FTP-Server übertragen lassen. Dazu müssen Sie die Zugangsdaten und die Adresse des FTP-Servers sowie welche Daten übertragen werden sollen hinterlegen und die Schnittstelle aktivieren.

Im Feld „Berichts-Mailversand“ können Sie eine oder mehrere Mailadressen (getrennt durch „;“) eintragen. An diese Mailadressen wird beim Tagesabschluss der ausgewählte Bericht für den gerade abgeschlossenen Tag erzeugt und verschickt. Voraussetzung ist, dass bei den Grundeinstellungen ein SMTP-Server hinterlegt ist.

Mailversand bei Fehler schickt bei einem Fehler während des Tagesabschlusses eine Nachricht an die hier eingetragenen Mailadressen. Auch hierfür muss der SMTP-Server konfiguriert sein. 

Zeitgesteuert – Zeitmanager

Über den Zeitmanager können sie automatisch zu bestimmten Zeitpunkten für eine oder alle Kassenplätze die Verkaufsstelle wechseln oder aus eine andere Preisebene umstellen. Letzteres ist vor allem sinnvoll, wenn Sie fest definierte Happy Hour Zeiten in Ihrem Betrieb haben.

Um eine neue Zeitregel hinzuzufügen, wählen Sie zunächst einen möglichst sprechenden Namen für Ihre Zeitregel aus, z.B. „Happy Hour Beginn“. Anschließend ist die wichtigste Entscheidung, ob Sie einen kompletten Wechsel der Verkaufsstelle durchführen wollen, oder „nur“ die Preiseben der Artikel ändern wollen. Wenn sie die Verkaufsstelle wechseln wollen, dann können Sie über die beiden folgenden Menüs auswählen, für welche Kassenplätze der Wechsel gelten soll, sowie auf welche Verkaufsstelle sie wechseln wollen. Wenn Sie die Preisebene wechseln wollen, können sie über die folgenden Menüs auswählen, für welche Betriebsstellen dies gelten soll, und auf welche Preiseben gewechselt werden soll. Anschließend können Sie die Uhrzeit, zu der die Zeitregel ausgeführt werden soll festlegen, und ob diese Aufgabe einmalig oder regelmäßig erfolgen soll. Bei regelmäßiger Ausführung können Sie einzelne Wochentage ausnehmen. 

Monitoring

Das Amadeus II Monitoring System hat einen eigenen Abschnitt in dieser Dokumentation. Wenn Sie das Amadeus II Monitoring System einsetzen, dann lesen Sie bitte den Abschnitt Monitoring Übersicht