Die Ladenakte ist der zentrale Punkt rund um eine Franchise und deren Konzepte/Gruppen. Neben all den Stammdaten des Ladens können Sie Einstellungen für das Controlling (Wechselgeld, Warnmeldung) treffen, Verträge können hinterlegt und überwacht werden und Berichte/BWA's ausgewertet werden. Ebenfalls stehen Ihnen viele Reports aus den Läden zur Verfügung.


Da in der Ladenakte viele sensible Daten einzusehen sind, gibt es für diese verschiedene Optionen an Rechten die vergeben werden können.


Mehr zu den Intranetrechten lesen Sie im folgenden Handbuchartikel



Benötigtes Modul:                        Gruppenmodul
Benötigtes Recht:                         Ladenakte (Adminrecht) und dazugehörige "Rechte Ladenakte"   
                                                     Oder "Superuser - Ladenakte" für jegliche Berechtigung 



INHALTSVERZEICHNIS



In die Ladenakte kommen Sie wie folgt

  • Intranet
  • Administration
  • Ladenakte


Aufbau


Allgemein ist die Ladenakte in die einzelnen Konzepte unterteilt.

Jeder Laden ist unter seinem zugehörigen Konzept zu finden.


Laden liegt im falschen Konzept? Wie Sie Konzepte / Gruppen ändern, erfahren Sie hier



Unter dem Laden finden Sie

  • die Stammdaten
  • Buchhaltung
  • Formular
  • das Forum
  • Verträge
  • BWA's
  • Reports
  • das Belegarchiv
  • und den Franchiseservice


Stammdaten


Stammdaten


Die Stammdaten spiegeln unter anderem die Einstellungen aus den Ladenstammdaten wieder. 

Einige Einstellungen, wie die Konzepteinstellung, Eröffnung, Gesellschafter und Betreuer sind hier noch zusätzlich zu hinterlegen.




Hier kann auch die Zentrale festgelegt werden!


Wie die Gesellschafter dargestellt werden, können Sie hier nachlesen.


Der Betreuer ist für den Reiter "Controlling" wichtig. Die hier hinterlegten Warnmeldungen erhält der Mitarbeiter, welcher als Betreuer hinterlegt wurde. 



Bereiche


Unter den Bereichen erhält man einen Gesamtüberblick über alle Plätze, Tische und über die Größe der Räumlichkeiten des Betriebes


Die Bereiche werden beim jeweiligen Laden unter 

  • Einstellungen
  • Buchhaltung
  • Gastbereiche / Sonstiges 

definiert

Ziel-BWA


In der Ladenakte kann eine Ziel/Plan-BWA hochgeladen werden. Diese muss immer für das unter Einstellungen / Auswertungen eingestellte BWA-Schema hochgeladen werden.

Die Plan-BWA kann jederzeit überschrieben werden.


Eine Beispieldatei der Ziel-BWA kann hier heruntergeladen werden: 



In der BWA Monatsauswertung steht die gewählte Summe als Plan 


Budget 


In der Ladenakte kann ebenfalls das Budget geplant werden.



Eine Musterdatei für die Ziel-BWA und das Budget finden Sie hier


Die Budgetzahlen werden anschließend auf Ladenebene als Forecast/Plan genutzt. Solange der Betriebsleiter vor Ort diese Zahlen nicht korrigiert, gelten Sie auch als Forecast für den Betrieb.


Auf Ladenebene können die Zahlen unter

  • Reporting
  • Reports
  • Forecast


eingesehen und geändert werden:


 

Budget und Dienstplan


Das Budget für die jeweiligen Bereiche kann ebenfalls in der Dienstplanverplanung relevant werden.

Ist auf Ladenakte das Budget gefüllt, wird dies im Dienstplan angezeigt und verrechnet. 


Hierzu gehen Sie bitte auf

  • Personal
  • Dienstpläne

und hier auf "Bearbeiten"


Das Budget wird pro Tag angegeben:



Sobald die Mitarbeiter verplant werden, ändert sich das Std.budget/Eff.:


Controlling


Über das Controlling ist es möglich, zb einheitlich den Wechselgeldbestand in der Kasse zu bestimmen.

Ebenfalls werden hier die Zeiträume für Warnmeldungen festgelegt.



Die Benachrichtigungen der Warnmeldungen erhält der in den Stammdaten (siehe oben) hinterlegte Betreuer.


Eine ausführliche Erklärung zu den Warnmeldungen und dem Reiter "Controlling" enthalten Sie in folgendem Handbuchartikel


Buchhaltung


In diesem Reiter können die Buchhalter für den Laden die 


Formulare


Hier finden Sie alle Formulare welche im Allgemeinen im Intranet unter Formulare eingestellt wurden. 
Wurden diese bearbeitet und mit To Do's versehen, finden Sie dies ebenfalls unter dem Formular in der Ladenakte:




Wie Sie die Formulare erstellen und bearbeiten erfahren Sie in diesem Handbuchartikel


Forum


Im Forum haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, Diskussionen untereinander auszutauschen. 


Zunächst kann ein Thema angelegt werden:



Nachdem das Thema angelegt wurde, kann dieser geöffnet werden und die Diskussion kann starten:





Verträge

Hier haben Sie die Möglichkeit, Verträge aller Art welche den Laden betreffen zu hinterlegen.



Was hinterlegt sein muss

  • Bezeichnung
  • Unterzeichnet am
  • Vertragsende
  • eine Datei muss hinterlegt werden


Ansonsten steht es Ihnen frei, welche Angaben Sie machen. 
Sie werden zu den Erinnerungszeitpunkten informiert. 





Die Kategorie


Die Kategorie ist nicht vor eingestellt. Diese muss bei Anlegen des Vertrags ausgeschrieben werden: 


Bestätigt werden diese mit Enter. 


Beim nächsten Vertrag wird diese Auswahl direkt angezeigt:



Kategorien können überschrieben werden.

Hierzu müssen Sie in den jeweiligen Vertrag, die Kategorie anwählen und diese überschreiben:



Die alte Kategorie (in diesem Fall Telekommunikationsverträge) wird nun überschrieben und herausgelöscht:





BWAs


Wie auf Ladenebene auch unterteilt sich der Reiter BWAs in 

  • Longterm
  • Jahresauswertung
  • Monatsauswertung


Die BWAs hier spiegeln die BWA's auf Ladenebene (Reporting / Report-Center) wieder.


Reports


Die Reports in der Ladenakte spiegeln einige Berichte aus der Ladenebene wieder (Reporting - Report-Center) 


Belegarchiv


Das Belegarchiv in der Ladenakte umfasst fast alle Ordner aus dem Belegarchiv Fibu der Ladenebene (Finanzen & Controlling - Belegarchiv) 



Wenn ein Ordner Dateien erhält, wird dieser nicht hervorgehoben.

Der Zeitraum, welcher im Filtermodus oben ausgewählt ist, ist unerheblich. Es werden alle Dateien angezeigt die ebenfalls im Ordner im Belegarchiv auf Ladenebene zu sehen sind:




Franchise Service


Rechnungen


Hier finden Sie alle Rechnungen der Franchise.