Du hast die Voreinstellungen für den Kost-Sachbezug vorgenommen und nun kommen wir zum Punkt, Bestellung mit Abzug vom Kost-Sachbezug tätigen und Einsicht in das Kundenprofil.
| Benötigtes Modul: | CRM Modul, Shop und LINA Pay |
| Benötigtes Recht: | CRM Firmeneinstellung "Kost-Sach-Bezug" "immer für Angestellte mit Login" |
| Und: | In der CRM Kundenliste mit Firmenzuordnung |
Neuanmeldung / Registrierung im Shopsystem
Jeder Mitarbeiter muss sich im Shopsystem anmelden und erhält dadurch ein Kundenprofil und den Kost-Sachbezug abgezogen.
Den Link zum Shop findest du unter
- Shopsysteme
- Shop
- Konfiguration.
Nimm hier bitte Shop-URL Neues Layout
Je nach Vereinbarung mit dem Verantwortlichen der Firma versendest du den Link an die Mitarbeiter (auch gern als Newsletter über das CRM-Modul), oder die Firma stellt den Link bereit.
Klickst du auf den Link, gelangst du in die Shopansicht.
Im Onlineshop befindet sich oben rechts ein Anmeldesymbol:
Die erste Registrierung erfolgt über die Option „Passwort vergessen?“.
Wichtig: Die Mailadresse muss mit der Mailadresse übereinstimmen, die für den Mitarbeiter durch den Verantwortlichen an den Gastronomen übermittelt wurde. Diese ist mit dem vereinbarten Kost-Sachbezug verknüpft:
Über den Button Passwort vergessen? gelangt der sich Registrierende auf die Seite, in der die Mailadresse hinterlegt wird und das Passwort zurückgesetzt wird:
Das Passwort wird an die hinterlegte Mailadresse geschickt und der Registrierende kann sich in seinem Kundenprofil anmelden:
Profil und Einblick als Firmeninhaber
Der Firmeninhaber oder Verantwortliche legt nach der erfolgreichen Registrierung fest, über welche IBAN oder Kreditkarte die Abbuchungen erfolgen sollen.
Dabei erhält der Firmeninhaber oder Verantwortliche außerdem den Überblick über alle gestellten Rechnungen und Bestellungen der Mitarbeiter.
Im Kundenprofil gibt es dabei zwei Ansichten:
Im Bereich Firmenaccount werden die Zahlungsdaten hinterlegt, die zur monatlichen Abbuchung genutzt werden sollen.
Als Zahlungsart können SEPA-Lastschriftmandat und Kreditkarte gewählt werden. Dies wird im Vorfeld mit dem Gastronomen besprochen, ob beide Möglichkeiten wählbar sein sollen:
Außerdem sind alle getätigten Bestellungen der Mitarbeiter für den jeweiligen Monat hinterlegt und über den Bereich Aktionen herunterzuladen:
In der CSV-Datei sind aufgeführt die Kundennummern, das Datum der Inanspruchnahme des Kost-Sachbezugs, die Uhrzeit der Inanspruchnahme, sowie der Vor- und Nachname des Kunden inkl. dem Betrag des gestatteten Kost-Sachbezugs:
Die gestellte Rechnung beinhaltet die Menge des genutzten Kost-Sachbezugs pro unterschiedlichen Nettobetrag und die vereinbarte Bearbeitungsgebühr:
Die Mitarbeiterbestellübersicht
Die Bestellung der Mitarbeiter erfolgt nach erfolgreicher Registrierung und Anmeldung über den Onlineshop des Gastronomen.
Gibt der registrierte Mitarbeiter eine Bestellung auf, wird der Kost-Sach-Bezug direkt im Warenkorb angezeigt und von der Gesamtsumme abgezogen:
Der Mitarbeiter wählt seine gewünschte Zahlungsart, trägt seine Daten ein und schickt die Bestellung ab:
Sobald die Bestellung getätigt ist, wird diese im Firmenaccount angezeigt und wird für die nächste oder noch ausstehende Rechnung herangezogen.
Die Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung erfolgt immer 01. des Folgemonats für den abgelaufenen Monat. Die Abbuchung erfolgt automatisiert zwei Tage nach Rechnungsstellung über das hinterlegte Konto im Firmenaccount / Kundenprofil des Onlineshops.
Die Rechnung setzt sich aus der vereinbarten Grundgebühr pro Monat, der Bezuschussung pro Einkauf und der Anzahl der Essen zusammen.
Im Bereich Firmenaccount „Profildaten“ werden die Zahlungsdaten hinterlegt, über die Abgebucht wird.
WICHTIG: Das ist nur möglich, wenn LINA Pay als Zahlungsmethode hinterlegt ist (auch in Managementkonsole hinterlegt)
Rechnungen einsehen
Unter
- CRM
- Kunden
- Rechnungen
Werden dir einmal im Monat Rechnungen angezeigt pro Firma. Der Status ändert sich, wenn die automatische Abbuchung über Adyen vollzogen wurde und auf das Kundenkonto gutgeschrieben wurde. Der Firmeninhaber sieht die Rechnung ebenfalls in seinem Firmenaccount.
Die Rechnung wird zwei Tage nach Erstellung dieser bei der jeweiligen Firma abgezogen.
Vorgehen Mitarbeiter
Der Mitarbeiter registriert sich wie der Firmeninhaber.
Dieser muss vorher in der Kundenliste stehen und es muss die Firma zugeordnet werden.
Mitarbeiter geht auf Shopseite, meldet sich an und wählt speisen aus.
Im Warenkorb wird ihm der Kost-Sachbezug bereits angezeigt:
Unter Bestellungen werden dann die ganzen Bestellungen des jeweilig eingeloggten angezeigt.