Du kannst in Kombination mit dem CRM-Modul und Shop eine sogenannte Kost-Sachbezug-Einlösung bei dir im Lokal mit Ortsansässigen Firmen vereinbaren.


Dies bedeutet quasi, dass Mitarbeiter der Partner-Firma bei dir essen dürfen und der Kost-Sachbezug am Ende von der Rechnung abgezogen wird. Die Firma zahlt dir den entstandenen Fehlbetrag am Anfang des nächsten Monats automatisiert zurück.


Was hierzu alles benötigt wird, erfährst du nachfolgend. 


Benötigtes Modul:CRM, LINA Shop und  LINA Pay
Benötigtes Recht:Kassenstammdaten/Geräte verwalten
Und:Allgemeine Konfiguration bearbeiten
Und:
Kundenverwaltung/CRM



INHALTSVERZEICHNIS



Voraussetzungen / Voreinstellungen


  • Rabattfinanzweg 
  • Im Bereich Shopsysteme ein eingetragener Rechnungsrabatt Kost-Sach-Bezug
  • Angelegte Firma im CRM Tool
  • Verantwortlichen anlegen / Abrechnungskonto füllen
  • Angelegte Kundenliste im CRM Tool
  • LINA Pay 



Rabattfinanzweg


Kontrolliere, ob du bereits einen Rabattfinanzweg hast oder ob du noch einen benötigst.


Dafür gehst du unter

  • POS
  • Stammdaten
  • Finanzwege.


Der Finanzweg ist wie folgt aufgebaut:



Der Finanzweg muss

  • Aktiv sein
  • Finanzart eine Rabattart sein
  • Abrechnungsfaktor 0 sein
  • Prozentueller Betrag 0 sein
  • einen festen Betrag hinterlegt haben
    • Am besten den, den du auch bei Firmen hinterlegst
    • Es zählt immer der Betrag, der bei "Firma" hinterlegt ist. Auch wenn dieser sich zu dem Betrag im Finanzweg unterscheidet. 
  • Beitragseingabe zulässig angehakt haben
  • Gemischte Zahlungen erlaubt angehakt haben


Rabattfinanzweg in Shopsysteme hinterlegen


Dieser Rabattfinanzweg muss nun im Shopsystem hinterlegt werden.


Dafür wechselst du unter

  • Shopsysteme
  • Allgemein
  • Rabatte

und trägst bei "Rechnungsrabatt Kost-Sach-Bezug" den Finanzweg ein:



Firma anlegen in CRM Modul


Die Firma mit der du die Vereinbarung getroffen hast, dass ihre Mitarbeiter bei dir essen dürfen und der Kost-Sachbezug von ihrem Rechnungsbetrag abgezogen wird, muss hinterlegt werden. 


Hierfür wechselst du in 

  • CRM
  • Kunden
  • Firmen.


Über das grüne Plus rechts oben legst du eine neue Firma an.



Fülle nun alle Daten aus und speichere diese im Anschluss. 


Wichtig

  • Setze den Kost-Sach-Bezug auf immer für Angestellte mit Login
  • Bezuschussung pro Einkauf ist der Betrag, der rabattiert wird
  • Maximal pro Tag heißt, wie oft darf der einzelne Mitarbeiter den Kost-Sachbezug am Tag einlösen
  • Maximalbetrag pro Monat bedeutet, wie hoch darf der Kost-Sachbezug bei dem Mitarbeiter sein bzw. ab wann greift dieser nicht mehr
  • Grundgebühr pro Monat (netto) heißt, wird eine generelle monatliche Pauschale vereinbart, die die Firma dem Gastronom beispielsweise für die Verwaltung der Kundenliste gezahlt?
  • Abrechnungskonto: Hier wird der verantwortliche der Firma ausgewählt, nachdem du diesen in der Kundenliste zugeordnet hast (Erklärung folgt unten). Dieser hat eine erweiterte Ansicht in seinem Kundenkonto und legt beispielsweise die Zahlungsmittel an, von denen der gewährte Kostsachbezug abgebucht wird, kann die Rechnungen verwalten etc. 
  • Zugelassene Zahlungsmittel: Was darf der Verantwortliche in seinem Kundenkonto als Abbuchungsmethode hinterlegen? Muss ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt werden oder darf die Rechnung auch über Kreditkarte laufen? 


Verantwortlichen anlegen / Abrechnungskonto füllen


Damit du im Bereich der "Firma" den Verantwortlichen auswählen kannst, musst du diesen anlegen. 


Die Anlage erfolgt unter

  • CRM
  • Kunden
  • Kundenliste.

Über das Plus rechts oben fügst du einen neuen Kunden zu deiner Liste hinzu.


Bei der Anlage des Verantwortlichen (und im Nachgang auch der übrigen Mitarbeiter der Firma in der Kundenliste) ist wichtig, dass du die Firma auswählst, die der Verantwortliche zugehörig ist:



Ist alles ausgefüllt, speichere und schließe die Seite und wechsle wieder in

  • CRM
  • Kunden
  • Firmen

und gehe in die Bearbeitungsmaske für deine Firma. Nun kannst du den angelegten Mitarbeiter bei "Abrechnungskonto" auswählen:



Damit ist die Firma fertig angelegt.


Kundenliste in CRM hinterlegen


Die Mitarbeiter der Partner-Firma müssen ebenfalls hinterlegt werden.


Dies geschieht in Absprache. Entweder die Firma schickt dir sämtliche Kontaktdaten und du pflegst die Daten ein oder aber die Firma füllt deine CRM-Liste aus, die du unter

  • CRM
  • Kunden
  • Kundenliste

auf der rechten Seite zunächst exportierst:



Gib diese Liste nun entweder dem Verantwortlichen der Firma oder befülle diese nach Kontaktdaten.


Fülle die Liste nun aus und speichere sie ab:



Was wird alles übernommen

  • Aktiv (1 = aktiv, 0 = inaktiv)
  • Kundennummer
  • Vor- und Nachname
  • Email
  • Telefon
  • Handy
  • Gesamte Adresse
  • Tags


Was wird nicht übernommen

  • Die Firma
  • OptIn
  • Geburtsdatum
  • Registriert


Rechts unter Auswählen wählst du deine Datei aus und lädst diese hoch:



Nach dem Hochladen sind dann die Kunden und damit Mitarbeiter der Firma in der Liste angelegt:



Bitte denke im Nachgang daran, die Firma zuzuordnen im einzelnen Kundenprofil.


LINA Pay


Für die Nutzung benötigst du LINA Pay. Über LINA Pay läuft die automatisierte Abbuchung der Firmenkosten und Gutschreibung auf dein Konto. 


Am 01. des neuen Monats wird eine Rechnung an die Firma gestellt mit der Grundgebühr falls vereinbart und allen in Anspruch genommenen Kost-Sachbezügen. 


Hast du kein LINA Pay, melde dich gerne bei uns unter support@gastro-mis.de, wir geben deine Anfrage an unsere Kollegen weiter.