Es kann vorkommen, dass automatische Tagesabschlüsse nicht durchgeführt werden können oder manuelle Tagesabschlüsse vergessen werden. Der genaue Grund ist in beiden Varianten für die Handhabung nicht ausschlaggebend. Auch die Betrachtung bei einer späteren Betriebsprüfung unterscheidet nicht nach dem Grund.
Dokumentation im Sinne der Tax Compliance
Bei einer BP ist lediglich die transparente Dokumentation ausschlaggebend. Wichtig ist dabei auch, dass spätestens seit der Einführung der Einzelaufzeichnungspflicht Ende 2017 der "Tagesabschluss" ("Tagesendsummenbon", "Z-Bon", "Z-Bericht") stark an Bedeutung verloren hat, bis hin zur völligen Bedeutungslosigkeit. Zwar gibt es auch in der DSFinV-K nach wie vor das Konzept des Tagesabschlusses und eines fortlaufenden Zählers, dies hat aber rein organisatorische Gründe. Der Nachweis der Vollständigkeit der Aufzeichnungen ist durch den Z-Zähler oder den "Tagesabschluss" nicht mehr zu erbringen. Letzteres wird rein über den Transaktionszähler/Signaturzähler der TSE sichergestellt.
Für den Fall, dass zwei (oder mehr) Geschäftstage in einen Tag/Z-Zähler gelaufen sind (warum auch immer der Tagesabschluss nicht durchgeführt wurde) ist daher vor allem die Dokumentation in der Buchhaltung (sofern genutzt am einfachsten im LINA Finance Kassenbuch) wichtig. Ein kurzer Hinweis in den Notitzen beider Tage, dass der Tagesabschluss nicht durchgeführt wurde und daher die Bewegungsdaten des xx.xx.xxxx mit in den yy.yy.yyyy enthalten sind, reicht aus. Natürlich unter der Voraussetzung, dass die Transaktions- und Signaturzähler lückenlos sind.
Vorgehensweise in LINA POS
LINA POS weist auf allen Endgeräten beim Kellner-Login darauf hin, wenn der aktuelle Tag nicht dem Geschäftstag des Kassensystems entspricht. Es ist also wichtig, die Kellner und Schichtleiter darauf aufmerksam zu machen, dass diese Meldung nicht einfach ignoriert wird. In diesem Fall sollte ein manueller Tagesabschluss sollte vor dem ersten Bonieren durchgeführt werden.
Sind wirklich zwei oder mehr Geschäftstage in einen gelaufen, können diese nicht mehr nachträglich aufgeteilt werden. Bewegungsdaten des Kassensystems werden unveränderbar gespeichert und über die TSE abgesichert. Das nachträgliche Ändern des Geschäftstages/Z-Zähler würde gegen diese Regel verstoßen. In diesem Fall ist die oben angesprochene Dokumentation die einzige Lösung, aber auch die einzig richtige.
Auch Mitarbeiter der Gastro-MIS können und dürfen nicht im Nachhinein Tage aufteilen oder Daten verändern.
Die Dokumentation in der Buchhaltung ist vollkommen ausreichend. Die Gastro-MIS GmbH und/oder deren Mitarbeiter können keine "Bestätigung" des nicht gelaufenen Tagesabschlusses ausgeben, da der Sachverhalt über die Bewegungsdaten des Kassensystems bereits vollständig dokumentiert ist und die Kasse alle Nachweise zur Vollständigkeit der Aufzeichnungen selbst erbringt - auch ohne Tagesabschluss.