Arbeitest du mit unserem Modul LINA Team, so kannst du zur Mitarbeitereinteilung den Dienstplan nutzen. Das Format "Zeilen nach Schichten" richtet den Fokus auf die Schichten am Tag und eignet sich am besten für größere Teams. Diese Schichten dienen als Grundlage für den Aufbau des Dienstplans.

Wie du mit dem Format arbeitest und dieses Format bearbeitest, wird nachfolgend beschrieben.

Deinen Dienstplan findest du unter

• Team
• Dienstpläne
• Dienstpläne.

Nun wählst du den Dienstplan aus, welchen du bearbeiten möchtest.

Um den Dienstplan zu bearbeiten, musst du unter Zeitraum und Optionen auf den Button Bearbeiten klicken.

Den Dienstplan bearbeiten

Du arbeitest in diesem Format mit Zeilen nach Schichten.

Das heißt, alle deine Schichtzeiten sind bereits vor eingestellt und du musst nur noch den jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. 

Du kannst hier lediglich die Mitarbeiter auswählen, denen du das Recht Teilnehmen für diesen Dienstplan gegeben hast. 

Mitarbeiter einteilen

Zunächst suchst du dir die Schicht aus, und klickst auf den Pfeil neben der Schicht am auserwählten Tag. 

Über das Dropdown-Menü werden dir die Mitarbeiter angezeigt, welche du im Dienstplan einteilen kannst. Du wählst hier den, für die Schicht passenden, Mitarbeiter aus.

Dies machst du nun mit den weiteren Schichten an diesem Tag genau so

Farbliche Kennzeichnung der wählbaren Mitarbeiter

Wenn du deine Mitarbeiter auswählst, so hast du verschieden farbliche Hinterlegungen bei diesen.

Offen - Mitarbeiter entscheiden

Wählst du Offen aus, so können sich deine Mitarbeiter selber die Schicht nehmen.

Nach dem Freigeben und Speichern sieht die Schicht in der sogenannten Tauschbörse.

Du kannst die Schicht übernehmen und dann steht anstelle des Offen dein Name im Dienstplan.

Dies muss vom zuständigen Bearbeiter noch bestätigt werden.

Neue(r) - Probetag

Wenn du beispielsweise eine Person zum Probearbeiten einsetzen möchtest, so kannst du dafür Neue(r) auswählen. Das bietet dir die Möglichkeit die Schicht zu verplanen ohne dafür einen neuen Mitarbeiter anzulegen.

Im Hinblick auf die Pflicht zur Sofortmeldung sollte dieser Platzhalter noch vor Schichtantritt mit einem tatsächlich angelegten Mitarbeiter ersetzt werden. 

Frei

Unter Frei sind alle Mitarbeiter aufgeführt die an dem Dienstplan Teilnehmen dürfen und nicht gesperrt, bereits verplant oder zu einer anderen Zeit hinterlegt sind.

Schon verplant - Zur gleichen Zeit

Ist der Mitarbeiter unter Schon verplant aufgeführt, so hat er an diesem Tag zu dieser Zeit bereits eine Schicht. Dies ist unabhängig vom Dienstplan. Es werden alle Dienstpläne überprüft. 

Andere Zeit - Evtl. Teildienst

Steht ein Mitarbeiter im Bereich Andere Zeit, so ist er an diesem Tag bereits zu einer anderen Zeit eingeteilt. Dies kann bei Teildiensten vorkommen.

Gesperrt

Läuft ein Mitarbeiter unter dem Bereich Gesperrt, so ist er an diesem Tag im Urlaub, hat sich eine Sperre gesetzt oder ist anderweitig gesperrt (Krank / Schule usw. ). 

Der Mitarbeiter kann trotzdem ausgewählt werden, sollte aber informiert werden.

Fertig geplanten Tag freigeben

Hast du damit deinen Dienstplan bereits fertig für den Tag / die Woche? Dann musst du diesen nur freigeben und schon hast du deine Mitarbeiter im Dienstplan eingeteilt.

Den Dienstplan gibst du tageweise über das Setzen des Hakens bei Freigabe im Bereich über deinem Tag frei. 

Wenn du keine Besonderheiten im Dienstplan hast, wie beispielsweise abweichende Zeiten, Bemerkungen für deine Mitarbeiter, so können nun, durch die Freigabe und dem anschließenden Speichern, die Mitarbeiter, die das Recht zum Lesen dieses Dienstplans haben, die fertigen Schichten einsehen.

Der eingeloggte User wird hier grün hinterlegt zur besseren Kennzeichnung.

Anfangszeiten übernehmen - Zeiten andrucken lassen

Wenn du die Schichtzeiten in der Lese- und Druckansicht angezeigt bekommen willst, so musst du die Anfangszeiten übernehmen.

Du füllst also wie gewohnt deinen Dienstplan aus und gibst diesen frei. Danach wählst du vor dem Speichern Anfangszeiten übernehmen, bestätigst nochmal und speicherst dann die Einstellungen ab. 

Nun hast du sowohl in der Leseansicht als auch in der Druckansicht die Schichtzeiten stehen:

Die Anfangszeiten werden quasi in die sogenannte Zusatzzeile gedruckt. 

Anfangszeiten löschen

Möchtest du die Anfangszeiten doch nicht mehr nutzen, so kannst du diese löschen.

Die Anfangszeiten werden in die Zusatzzeile geschrieben. Daher löschst du diese, indem du die Zusatztexte löschst.

Damit werden auch die schriftlichen Zusatztexte gelöscht!

Zusatzzeile nutzen

Zusatzzeile aktivieren

Jeder Dienstplan kann dazu genutzt werden, individuelle Bemerkungen für einen Mitarbeiter in einer Schicht zu hinterlassen.

Dabei ist wichtig, dass dieser Dienstplan erst die Einstellung dazu erhält. Diese stellst du unter

• Team
• Dienstpläne
• Einstellungen

ein. 

Hierzu gibst du an, dass du die Zusatzzeile aktivieren willst.

Nachdem die Einstellung getroffen ist, gehst du wieder in die Bearbeitung des Dienstplans.

Du wechselst hier zur Schicht und zum hinzugefügten Mitarbeiter wo du eine Bemerkung hinterlassen möchtest.

Unter dem gewählten Mitarbeiter ist eine freie Zeile zu sehen. 

In diese Zeile kannst du durch Semikolon getrennt eine kurze Bemerkung und geänderte von-bis Zeiten eintragen. LINA erkennt dabei automatisch, was du ihr sagen willst.

Bemerkung eintragen

Du kannst hier beispielsweise den Hinweis eintragen, dass sich die Schichtzeiten verändert haben.

Nach der Freigabe und dem Speichern wird dir dieser Text, im Lesemodus und der Druckansicht, mit angedruckt.

Allgemeine Bemerkung für den Dienstplan-Tag

Du kannst für das gesamte Team an einem Tag eine Bemerkung einfügen. Diese kannst du entweder nur für diesen Dienstplan oder für alle Dienstpläne andrucken lassen.

Unter Bemerkung trägst du dafür das ein, was du mitteilen möchtest.

Bemerkung in alle Dienstpläne kopieren

Möchtest du dass diese Bemerkung in all deinen Dienstplänen für diesen Tag angezeigt wird?

Dazu gehst du auf das kopieren-Feld neben der Bemerkung.

Funktion hinzufügen

Möchtest du mit den Funktionen im Dienstplan arbeiten, so musst du hierzu erst die generelle Einstellung in den Dienstplan Einstellungen treffen.

Du suchst dir die Schicht und den Mitarbeiter raus, dem du eine Funktion hinzufügen willst und gehst auf das in der Zeile stehende Plus:

Es öffnet sich ein Fenster indem du alle für den Dienstplan verfügbaren Funktionen findest:

Wählst du hier eine Funktion aus, so wird sie bei dem Mitarbeiter in der Schicht angezeigt:

Schichtreihenfolge tauschen - Neue Schicht einfügen - Schicht löschen

Stellst du bei der Bearbeitung fest, dass die Schichtenreihenfolge nicht ideal ist, so kannst du diese auch während der Bearbeitung ändern.

Hierzu gehst du auf die kleine Uhr neben dem Schichtnamen:

Hier hast du die Möglichkeit über die Pfeile, das Plus und dem X Schichten zu tauschen, eine Schicht einzufügen oder nicht benötigte Schichten zu löschen:

Sind bereits Mitarbeiter einer Schicht zugeordnet, so wandern sie nicht mit den verschobenen Schichten mit sondern bleiben auf ihrer Position.

Woche nach unten kopieren

Unterscheidet sich deine Woche gar nicht oder nicht signifikant von der nächsten, so kannst du ganz leicht diese Woche in die nächste kopieren indem du auf den Mittig liegenden Pfeil unter der geschriebenen Dienstplanwoche klickst. 

Du kannst natürlich trotzdem noch die gesamten Tage und Schichten bearbeiten.

Dies ändert nichts an der Woche, die du kopiert hast. 

Nicht alle benötigten Mitarbeiter einteilbar

Dir fällt beim Einteilen deiner Mitarbeiter auf, dass du hier nicht alle auswählen kannst, die du benötigst? Dann hast du vermutlich nicht all die Mitarbeiter mit dem Recht Teilnehmen ausgestattet. 

Du kannst diese Einstellung im Voraus treffen unter

• Team
• Dienstpläne
• Einstellungen
• Personen bearbeiten

oder aber du triffst sie während der Bearbeitung.

Dies machst du im Bereich Zeitraum und Aktionen Personen bearbeiten: 

Hier hast du die selbe Übersicht wie in den allgemeinen Dienstplaneinstellungen:

Es wird unterschieden zwischen

• Lesen
• Teilnehmen
• Bearbeiten
• Bereichsleiter.

Lesen

Wenn der Mitarbeiter das Recht "Lesen" bekommt, so kann er den freigegebenen Dienstplan ansehen und somit seine Schichten einsehen.

Teilnehmen

Darf der Mitarbeiter an dem Dienstplan teilnehmen, so kannst du oder dein Dienstplanplaner den Mitarbeiter in diesem Dienstplan einteilen. 

Bearbeiten

Hat dein Mitarbeiter das Recht "Bearbeiten", so kann er die Mitarbeiter in dem Dienstplan verteilen. Der Mitarbeiter kann den Dienstplan also schreiben mit allen Kollegen, welche an diesem Dienstplan teilnehmen dürfen.

Bereichsleiter

Der Mitarbeiter, welcher als Bereichsleiter eingesetzt wird, bekommt beispielsweise die Mitteilung über die Tauschbörse oder kann News erhalten, die ein normaler Mitarbeiter im Dienstplan nicht erhalten soll. 

Alle Tage zum Lesen freigeben

Du hast deinen Dienstplan bis auf weiteres fertig und möchtest diesen deinen Mitarbeitern zum Lesen zur Verfügung stellen? Dann musst du nicht jeden Tag einzeln freigeben sondern kannst den gesamten Dienstplan freigeben und hiernach schließen. Dazu gehst du auf Alle freigeben. 

Alle Freigaben aufheben

Du kannst deine Freigaben auch alle wieder direkt aufheben indem du den Button Alle Freigaben aufheben betätigst.

Dienstplan drucken

Sind die Zeiten freigegeben, so kannst du den Dienstplan auch drucken um ihn auszuhängen.

Dazu musst du lediglich auf den Reiter Drucken gehen.

Wer hat Zeit?

Du kannst dir eine generellen Überblick verschaffen über die zukünftige Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter.

Hierzu musst du auf Wer hat Zeit? klicke.

Hier hast du die Übersicht für die nächsten Wochen. Sind Sperrtermine eingetragen oder Urlaube, Krankheit oder Schule, so sind diese Tage oder Stunden farblich hinterlegt.

Bedeutung der Farben

Verfügbar bedeutet, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag frei zur Verfügung steht.

Gelb hinterlegte Uhrzeiten bedeutet, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag gesperrt ist. Hat er nur Stunden gesperrt, so steht hier nur der Stundenzeitraum.

Rot hinterlegte Tage bedeuten, dass der Mitarbeiter an diesem Tag krank ist oder Urlaub hat. Er ist den ganzen Tag blockiert. Es kann aber auch die generelle Terminsperre eingetragen sein. 

Änderungshistorie

Die Änderungshistorie gibt Auskunft darüber, wer wann was geändert hat:

Hier wird allerdings nicht angezeigt, in welcher Schicht der Mitarbeiter beispielsweise vor dem Tausch eingeteilt war. 

Du kannst über den Filter folgende Optionen filtern

• Tage
• Schicht

Du kannst den gewünschten Tag filtern: 

Und du  kannst nach der gewünschten Schicht filtern:

Mail verschicken

Wenn der Dienstplan geschrieben ist, kannst du eine Mail an die Mitarbeiter verschicken, welche eingeteilt sind.

Diese enthält nicht den Dienstplan sondern lediglich den Hinweis, dass eine Änderung stattgefunden hat:

Zeitraum ändern

Unter Zeitraum und Optionen wird dir standardmäßig die aktuelle Woche und dann die weiteren Wochen, je nach getroffener Wocheneinstellung in den allgemeinen Einstellungen, angezeigt.

Diesen Zeitraum kannst du aber natürlich beliebig verändern um vergangene Dienstpläne anzusehen (NICHT MEHR ÄNDERBAR) oder auch zukünftige.

Dafür musst du nur den Zeitraum umstellen.

Tage verplant und Sperrtermine

Hier siehst du eine Übersicht über die pro Mitarbeiter verplanten Tage im angezeigten Zeitraum. 

Die Färbung der Felder (Rot/Grün/Gelb) richtet sich nach einem Abgleich zwischen den verplanten Tagen in diesem Dienstplan und den in den Stammdaten eingetragenen Tagen pro Woche:

grün: Verplante Tage und Tage pro Woche sind gleich:  

gelb: Verplante Tage sind mehr als Tage pro Woche:

Kalenderexport

Wenn du dich im Lesemodus befindest, so kannst du den geschriebenen Dienstplan in deinen Kalender exportieren

Forecast

Du kannst dir den Umsatz-Forecast für jeden Tag anzeigen lassen. Du benötigst dazu zusätzlich das Analytics-Modul. 

Den Forecast stellst du unter

• Analytics
• Forecast ein 

oder aber wenn du einer Franchise angehörst, welche mit unserem Tool LINA Stores arbeitet unter

• Stores
• Administration
• Ladenakte
• dem gewünschten Laden
• Stammdaten
• Budget.

Stundenbudget verbleibend / Eff./Std.budget

Wenn du einer Gruppe angehörst bzw. Franchise und ihr mit unserem Tool LINA Stores arbeitet, so könnt ihr ein Stundenbudget pro Tag festlegen. Dies ist eine fixe Anzahl an Stunden, welche ihr am Tag im Dienstplan nicht überschreiten solltet:

Das Stundenbudget stellt ihr unter

• Stores
• Administration
• Ladenakte
• dem gewünschten Laden
• Stammdaten
• Budget ein. 

Das Stundenbudget rechnet hier diese eingetragene Zahl minus der vergebenen Stunden am jeweiligen Tag.

Ist das Budget noch nicht erreicht, so ist dies rot.

Damit kannst du jederzeit kontrollieren, wie viele Stunden du noch vergeben darfst. 

Bist du keiner Gruppe angehörig oder aber das Stundenbudget ist für den Dienstplan nicht hinterlegt, so wird dir angezeigt wie viele Stunden du bereits verplant hast: