Wenn du mit unserem Modul LINA Team die Dienstpläne für deine Mitarbeiter schreiben möchtest, musst du hierfür erst das sogenannte Grundgerüst erstellen. Das Grundgerüst wird pro Dienstplan angelegt und ändert sich danach in der Regel nicht mehr, außer die Schichtzeiten ändern sich gravierend und längerfristig.



Benötigtes Modul:LINA Team
Benötigtes Recht für die Grundeinstellungen:Dienstplan-Einstellungen verwalten



Die Einstellungen findest du unter

  • Team
  • Dienstpläne
  • Einstellungen.


Das erste große Feld nennt sich Bereiche (Gelb hinterlegte Bereiche sind relevant für die Lohnabrechnung und können nur eingeschränkt verändert werden.)


Nachfolgend wird erklärt, was du in welchem Bereich abändern kannst und solltest.



Nummer


Die Nummer ist generell chronologisch und gibt an, an welcher Stelle der Dienstplan an gewissen Orten (Beispielsweise Stundenzettel) aufgelistet ist. Damit steht die 1 ganz oben und geht chronologisch weiter runter. Diese ist nicht abänderbar und für eine Franchise zum Vergleich untereinander unter Umständen wichtig. 


Bereichsname global


Der Bereichsname global ist vorgegeben und unveränderbar. Dieser ist vor allem bei Restaurantgruppen zum Vergleich wichtig. Dabei sind die Nummer und der Bereichsname global immer identisch. 


Bereichsname bei mir


Der Bereichsname bei mir kann nach deinen Wünschen angepasst werden. Soll der Servicedienstplan aufgrund der Länge in den Bereichen nur Service lauten, kannst du dies hier anpassen.

Den Bereichsnamen bei mir findest du unter anderem im

  • Stundenzettel
  • In der Zeiterfassung
  • Urlaubsplanung
  • Meetings
  • News
  • Telefonliste
  • Zeitkonten 
  • Analytics etc. 


Dienstplanname


Der Dienstplanname ist genau das, was er aussagt. So heißt dein Dienstplan wenn du diesen bearbeitest oder deine Mitarbeiter einteilst. In der Leseansicht steht der Name oben drüber. 


Tätigkeitsschlüssel 


Der Tätigkeitsschlüssel ist vorgegeben und beinhaltet die verschlüsselten Angaben der Tätigkeit des Mitarbeiters. Dieser ist vom Arbeitsamt vorgegeben. Möchtest du einen anderen Tätigkeitsschlüssel hinterlegen, kannst du das tun. Der hinterlegte beschreibt die Tätigkeit einer "Servicekraft im Restaurant". 


Anzahl Schichten


Bei Anzahl Schichten gibst du an, wie viele Schichten du am arbeitsreichsten Tag maximal im Arbeitsbereich benötigst. Wenn du beispielsweise an einem Samstag über den ganzen Tag 7 Leute im Service brauchst, dann muss hier eine 7 eingetragen werden. 


Wenn du in einer Schicht, beispielsweise von 08:00 - 16:30 Uhr 4 Mitarbeiter benötigst, so sind dies 4 Schichten.


Wichtig ist, dass du danach die Einstellung über den Button Speichern auch speicherst. 


Im Format Zeilen nach Mitarbeitern musst du bei Anzahl Schichten eine 1 hinterlegen. 


Standardanzeige


Bei der Standardanzeige bestimmst du, wie viele Wochen in Zukunft du bereits bearbeiten kannst. 

Wenn du immer wiederholende Schichteinsätze hast, kannst du eine Anzeige von einem Monat einstellen, da du die Wochen immer in die nächste Woche kopieren kannst, sollten sich die Mitarbeiter in den Schichten nicht stark voneinander unterscheiden. 


Wochenbeginn


Beim Wochenbeginn kannst du angeben, an welchem Tag deine Woche beginnt. Hier wird dir dann immer nur für die aktuelle Woche der Tag als erster Bearbeitungstag angezeigt. Die übrigen Wochen beginnen weiterhin am Montag. 


Zusatzzeile


Die Zusatzzeile gibt dir die Möglichkeit, einem einzelnen Mitarbeiter eine Information zu der Schicht mitzugeben. Du kannst auch die Anfangszeiten in der Zusatzzeile anzeigen lassen. Wir empfehlen, diese angehakt zu lassen. 


Guttage


Die Guttage sind nicht mehr relevant. Wir arbeiten mit Über- und Minusstunden. 


Format


Das Format ist essentiell vor Beginn der Arbeit mit dem Handbuch. Hier kann gewählt werden zwischen Zeilen nach Schichten und Zeilen nach Mitarbeitern.


Wir empfehlen das Format Zeilen nach Mitarbeitern nur bei maximal 5 Arbeitskräften und wenn sich die Arbeitszeiten immer unterscheiden.


Das Format Zeilen nach Schichten zeigt die Schichtzeit an und daraufhin wählst du deinen Mitarbeiter aus.


Beim Format Zeilen nach Mitarbeitern steht der Mitarbeiter vorne dran und du trägst die Arbeitszeit manuell Tag für Tag ein. 


Umsatzbezug / Effektivität


Den Umsatzbezug kannst du nutzen, wenn du zusätzlich das Modul Finance besitzt. Hier wählst du aus, für welchen Bereich (Beispielsweise Service) welcher Umsatz in Bezug gesetzt werden soll um die Effektivität berechnen zu lassen. 

Hier greifen nur die Standardumsätze wie beispielsweise Speisen, Getränke usw. 

Zusätzlich musst du bei Effektivität den Haken setzen und der Dienstplan muss aktiv sein. 


Aktiv


Damit dir der Dienstplan angezeigt wird und zur Bearbeitung frei ist, muss dieser Aktiv sein. 


Personen bearbeiten


In dem Bereich Personen bearbeiten gibst du an, wer alles am Dienstplan teilnimmt, wer diesen lesen kann, wer den Dienstplan bearbeiten darf und wer beispielsweise bei Tauschbörsenanfragen Nachrichten erhält. 


Die Bereiche werden wie folgt eingeteilt:

  • Lesen - Der Mitarbeiter der das Recht Lesen hat, darf den freigegebenen Dienstplan einsehen
  • Teilnehmen - Der Mitarbeiter der das Recht Teilnehmen hat, darf im Dienstplan eingeteilt werden 
  • Bearbeiten - Dieser Mitarbeiter darf die Einteilung im Dienstplan vornehmen. Er sollte zusätzlich das Recht Lesen bekommen
  • Bereichsleiter - Dieser Mitarbeiter bekommt bei Tauschbörsenanfragen eine Mitteilung, außerdem können bei News nur die Bereichsleiter angeschrieben werden.


Station



Im Format Zeilen nach Mitarbeitern kannst du deine Mitarbeiter in einzelne Stationen einteilen.

Hast du beispielsweise mehrere Arbeitsbereiche, so kannst du diese hier unter Neue Station definieren:



Der Mitarbeiter ist somit für die Station Grill eingeteilt.


Sortierung


Innerhalb der Stationen kannst du ebenfalls eine Sortierung vornehmen.

Da im Format Zeilen nach Mitarbeitern der Mitarbeiter vorne steht und du die Zeit manuell vergibst, kannst du damit eine Reihenfolge festlegen:




Label & Anfangszeiten


Die Label und Anfangszeiten sind für das Format Zeilen nach Schichten wichtig. 


Unter Label & Anfangszeiten definierst du die Schichtzeiten deiner Mitarbeiter.


Wichtig ist davor, dass du die Anzahl Schichten zuvor eingetragen und diese Einstellung abgespeichert hast.


Zunächst bestimmst du, ab wann diese Dienstplaneinstellung greifen soll. Damit kannst du dir auch mehrere Versionen anlegen, falls du schon weißt dass sich in Zukunft die Zeiten ändern aufgrund Winter- und Sommerunterschiede.


Wenn du damit arbeitest, dass sich deine Mitarbeiter selbstständig sperren dürfen, musst du dringend die Benötigten Mitarbeiter eintragen. Hier gibst du an, wie viele Mitarbeiter du benötigst an welchen Tagen. Die restliche "Anzahl" der Mitarbeiter könnte sich nach Bedarf für die Tage sperren.


Beim Label trägst du die Schichtzeiten für die einzelnen Wochentage ein. 

Erst definierst du den Namen, dieser ist auf 11 Zeichen begrenzt.

Dann trägst du pro Tag die Schichtzeiten ein.


Hast du eine Schichtzeit in der zwei oder mehr Personen arbeiten müssen? Dann musst du diese Schicht entsprechend der Anzahl öfter unter Label eintragen.


Speichern


Hast du diese Einstellungen getroffen, so speichere diese unbedingt ab.