Belegarchiv-Mailadresse: Rechnungen automatisch empfangen

Mit der Posteingangs-Funktion des LINA Belegarchivs kannst du deinen administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Anstatt PDF-Rechnungen mühsam herunterzuladen und manuell in LINA hochzuladen, generierst du einfach eine exklusive Belegarchiv-Mailadresse.

Jeder PDF-Anhang, der an diese Adresse geschickt oder weitergeleitet wird, landet vollautomatisch in deinem digitalen Posteingang. Von dort aus übernimmt die integrierte KI die Vorsortierung – einfacher und schneller geht digitaler Belegfluss nicht.



Benötigtes Modul:LINA Finance oder LINA Team
Benötigtes Recht:Geschäftsführer 1 oder 2
oder:GF-Ansicht und "Mein Laden"



Inhaltsverzeichnis 


E-Mail-Adresse konfigurieren / generieren

Die Mailadresse generierst du dir unter

  • Config
  • Buchhaltung 
  • Belegarchiv.


Dort siehst du nun die Seite, auf der du deine Mailadresse generieren lassen kannst. 

 


Auf der rechten Seite kannst du nun mit dem Button Generieren, die E-Mail-Adresse für dein Belegarchiv generieren. 




Wichtig! Die E-Mail-Adresse kann nicht manuell verändert werden. Hast du eine Mailadresse generiert, kann diese diese gelöscht und erneut generiert werden.

Anhänge jetzt abrufen

Mit der Funktion "Anhänge jetzt abrufen", kannst du alle an diese Mailadresse versendeten Anhänge, die den Dateivorgaben entsprechen sofort abrufen und musst nicht auf die automatische Übertragung durch LINA warten. 


Posteingang im Belegarchiv

PDF an das Belegarchiv schicken

Um eine PDF an dein Belegarchiv zu schicken, gehst du lediglich auf die erhaltene Mail (Beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten) und leitest diese über die generierte Mailadresse an dein Belegarchiv weiter:



Gehe unter: 

  • Finance
  • Belegarchiv


Dort findest du den Ordner Posteingang und hier deine gesendete Rechnung. Von dort aus kannst du sie in den gewünschten Ordner verschieben. 



Generell findest du hier alle .pdf-Dateien, die an deine Belegarchiv-E-Mail Adresse geschickt wurden.

Du kannst wie gewohnt auch manuell .pdf-Dateien im Ordner Posteingang hochladen. 

Die Mails werden alle 5-10 Minuten abgerufen. 


Es werden nur die PDF-Anhänge geschickt und erkannt. Die Textnachricht in der Mail wird nicht mit verschickt.


So siehts im Gastro-Alltag aus

Du bist unterwegs, musst deiner Buchhaltung aber wichtige Dokumente über das Belegarchiv zur Verfügung stellen. 


Die Lösung: Du richtest dir die Belegarchiv-Mailadresse als Kontakt in deinem Mailprogramm unter dem Namen "LINA Posteingang" ein. So kannst du Eingangsrechnungen mit nur zwei Klicks direkt vom Smartphone aus an deine Buchhaltung weiterleiten, während du unterwegs bist.