Arbeitest du mit unserem Modul LINA Finance und hier speziell mit dem Belegarchiv, so kannst du dir die Arbeit durch unsere sogenannte Belegarchiv-Mailadresse vereinfachen. Mit der Posteingang-Funktion im Belegarchiv hast du die Möglichkeit E-Mail-PDF-Anhänge direkt an dein Belegarchiv Posteingang schicken zu lassen. Damit funktioniert der Upload noch viel einfacher. 

Wie du diese Funktion nutzen und dir eine E-Mail-Adresse konfigurieren bzw. generierst, wird nachfolgend beschrieben. 

E-Mail-Adresse konfigurieren / generieren

Die Mailadresse generierst du dir unter

• Config
• Buchhaltung 
• Belegarchiv.
  

Dort siehst du nun die Seite, auf der du deine Mailadaresse generieren lassen kannst. 

Auf der rechten Seite kannst du nun mit dem Button Generieren, die E-Mail-Adresse für dein Belegarchiv generieren. 

Die E-Mail-Adresse kann nicht manuell verändert werden und wird nur einmalig generiert. Hast du eine Mailadresse generiert, kann diese nicht mehr gelöscht werden. 

Posteingang im Belegarchiv

PDF an das Belegarchiv schicken

Um eine PDF an dein Belegarchiv zu schicken, gehst du lediglich auf die erhaltene Mail (Beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten) und leitest diese über die generierte Mailadresse an dein Belegarchiv weiter:

Gehe unter: 

• Finance
• Belegarchiv.

Dort findest du den Ordner Posteingang und hier deine gesendete Rechnung:

Generell findest du hier alle .pdf-Dateien, die an deine Belegarchiv-E-Mail Adresse geschickt wurden.

Du kannst wie gewohnt auch manuell .pdf-Dateien im Ordner Posteingang hochladen. 

Die Mails werden alle 5-10 Minuten abgerufen. 

Es werden nur die PDF-Anhänge geschickt und erkannt. Die Textnachricht in der Mail wird nicht mit verschickt.

Von hier kannst du die PDF-Datei in den gewünschten Ordner verschieben. 

Die Datei landet im Posteingang.