Wenn du mit unserem Modul LINA Team arbeitest, so kannst du deine Mitarbeiterverwaltung über LINA durchführen.
Dazu musst du deine Mitarbeiter im System anmelden, unabhängig davon, ob du ihnen hiernach Zugang zum System gewährst.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht: | Mindestens Benutzerlevel 1 |
Inhaltsverzeichnis
- Mitarbeiter neu anlegen
- Stammdaten
- Anstellungsverhältnis
- Lohn & Gehalt
- Weitere Lohnbestandteile
- Geldwerter Vorteil und Sachbezüge
- Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell
- Dokumente
- Zeitkonto/Urlaub
- Vorschuss
- Geplante Änderungen
- Kasse
Um einen Mitarbeiter ( MA) anzulegen, musst du ein paar Schritte durchlaufen. Nachfolgend wird erklärt, welche Schritte du durchlaufen wirst und du erhältst die Handbuchartikel zum jeweiligen Bereich.
Möchtest du einen externen Angestellten Zugang gewähren, hier hast du aber nicht alle Daten? Dann kannst du unsere Musterdaten nutzen
Mitarbeiter neu anlegen
Um einen neuen Mitarbeiter im System anzulegen gehe bitte zunächst unter
- Team
- Mitarbeiter
- Stammdaten.
Hier findest du rechts oben das + für die Neuanlage:
Nun kommst du auf die Seite Neuer Mitarbeiter.
Hier werden erstmal grundlegende Daten des Mitarbeiters abgefragt und ein Benutzername und ein Passwort generiert.
Aus dem Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters setzt sich der Benutzername zusammen.
Was ist zu beachten?
Sozialversicherungsnummer
Unser System prüft die Sozialversicherungsnummer. Diese enthält einen Buchstaben, welcher identisch mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens ist.
Format Festnetznummer/Handynummer
Sowohl die Festnetz- als auch die Handynummer müssen in folgendem Format geschrieben werden: 0000/00000000
Mailadresse
Die Mailadresse sollte der des Mitarbeiters entsprechen. Diese dient zur neuen Passwortvergabe und Informationsmails werden für diesen Mitarbeiter an die hier hinterlegte Mailadresse geschickt.
Format IBAN
Die IBAN muss in folgendem Format geschrieben werden: DE41500105170123456789
Mehr zur Mitarbeiteranlage erfährst du im Handbuchartikel Neuanlage eines Mitarbeiters
Zugangsdaten
Hast du alle benötigten Daten (Mit Sternchen hinterlegt) hinterlegt, so erhältst du am Ende nicht nur die Meldung "Alle Daten korrekt" sondern auch die Zugangsdaten generiert:
Du kannst nun entweder die Daten per Copy/Paste an deinen Mitarbeiter senden, oder lässt diese vom System den Benutzernamen und das Passwort per Mail verschicken.
Bitte beachte, das die Benutzernamen systemweitig einzigartig sein müssen. Auch wenn der Benutzer in der Hall of Fame ist, kann dieser nicht neu vergeben werden.
Wir empfehlen ersteres, da du noch entscheiden musst, ob du dem Mitarbeiter das Recht erteilst, sich im System anmelden zu können oder nicht. Mitarbeiter anlegen
Sind alle Daten korrekt, kannst du den Mitarbeiter nun anlegen:
Dein Mitarbeiter kann sich auch eigenständig registrieren. Wie er dies macht, erfährt er im Handbuchartikel Eigene Registrierung des MitarbeitersStammdaten
Wenn der Mitarbeiter angelegt wurde, so kommen nun die Stammdaten.
Das ist die erweiterte Ansicht von der Mitarbeiteranlage. Weitere ausfüllbare Felder sind folgende:
- Personalnummer (Nur befüllbar solange du die Buchhaltung nicht über uns machst! Ggf. musst du uns bitte kontaktieren, solltest du die nicht ändern können unter support@gastro-mis.de)
- Dienstplanname (So heißt der Mitarbeiter im Dienstplan)
- Pin Zeiterfassung (Wenn ihr mit dem Timetracker arbeiten möchtet)
- Identifikationsnummer
- Amtl. Gemeindes.
- Zahlungsart (wie soll das Gehalt ausgezahlt werden)
- Abw. Kontoinhaber
Mehr zu den Stammdaten des Mitarbeiters erfährst du im Handbuchartikel StammdatenAnstellungsverhältnis
Der Bereich "Anstellungsverhältnis" gliedert sich in drei einzelne Bereiche:
- Anstellungsdetails
- Weitere Beschäftigung
- Befristung.
Anstellungsdetails
In diesem Bereich geht es ausschließlich um das Anstellungsverhältnis bei dir:
Weitere Beschäftigung
Im Bereich weitere Beschäftigung gibst du an, ob dein Mitarbeiter noch weitere Beschäftigungen ausübt. Hier ist es unerheblich ob du der Haupt- oder Zweitarbeitgeber bist.
Befristung
Hier geht es in erster Linie darum, ob dein Mitarbeiter befristet angestellt ist oder eine Arbeitserlaubnis hat:
Diese Fristen und Daten werden auch 60 Tage vor Erreichen im Management-Dashboard angezeigt.
Details zu den jeweiligen Reitern erfährst du im Handbuchartikel Anstellungsverhältnis
Lohn & Gehalt
Der erste Bereich im Reiter "Lohn & Gehalt" beschäftigt sich mit den Grundeinstellungen vom Gehalt und Urlaub.
Außerdem legst du hier die Zuschläge deines Mitarbeiters fest:
Der erste Bereich im Reiter "Lohn & Gehalt" beschäftigt sich mit den Grundeinstellungen vom Gehalt und Urlaub.
Außerdem legst du hier die Zuschläge deines Mitarbeiters fest:
Stunden & Brutto
Im Bereich "Lohn, Gehalt & Urlaub" muss zunächst festgelegt werden, wie die Stunden des Mitarbeiters im Vertrag festgehalten werden sollen.
Hier kommt es darauf an, wie du die Stunden für deinen Mitarbeiter pro Monat berechnen lassen möchtest.
Beispiele was für Möglichkeiten der Berechnung du hast, findest du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt
Arbeitsentgelt
Zunächst musst du entscheiden, ob dein Mitarbeiter ein Monatslöhner oder ein Stundenlöhner ist.
Ist dein Mitarbeiter Monatslöhner, verdient er unabhängig von der tatsächlich gearbeiteten Zeit konstant das selbe Gehalt.
Hier benötigst du nur das Monatsentgeld, das Stundenbrutto aktualisiert sich alleine.
Beim Stundenlöhner lässt du das Monatsbrutto bitte unausgefüllt und trägst nur die Stunden ein.
Erhält dein Mitarbeiter eine Umsatzbeteiligung, so trage hier den prozentualen Anteil am Brutto-Umsatz als Lohnbestandteil ein.
Greift nur bei Monatslöhnern! Achte auf den Mindestlohn
Zuschläge
Hast du dich dafür entschieden, dass deine Mitarbeiter Zuschläge erhalten sollen, so musst du diese im Teilabschnitt für die Zuschläge eintragen:
Zuschlagszahlung
Gehst du mit dem Mauszeiger über das i bei Nachtzuschlag 1 und 2, so werden dir die Zuschlagsberechtigten Zeiten angezeigt.
Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellung. Welche weiteren Möglichkeiten du für die Zuschlagseinstellungen hast, erfährst du im Handbuchartikel Unterschiedliche Zuschlagseinstellungen
Additiv
Additiv bedeutet, dass beispielsweise an einem Sonntag nicht nur der Sonntagszuschlag gezahlt wird, sondern auch der eingestellte Nachtzuschlag.
| Sonntag additiv | An einem Sonntag werden Nachtzuschläge, sofern eingestellt, ZUSÄTZLICH gezahlt |
| Feiertag additiv | An einem Feiertag werden Nachtzuschläge, sofern eingestellt, ZUSÄTZLICH gezahlt |
Bei einem Sonntag, welcher auf einen Feiertag fällt, so erhält der Mitarbeiter den höheren Zuschlag, nicht beide
Mehr zu den Zuschlägen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt
Deckelung
Entweder du arbeitest mit Deckelung pro Stunde ODER mit Deckelung Zuschläge pro Monat! Beides geht nicht. Keines davon muss aber.
Deckelung pro Stunde
Die Deckelung pro Stunde ist dann relevant, wenn du deinem Mitarbeiter pro Stunde einen Betrag auszahlen willst, indem die vermutlich erwirtschafteten Zuschläge bereits enthalten sind.
Du gehst also davon aus, dass der Mitarbeiter inkl. all seiner Zuschläge pro Stunde auf 17€ kommt, so trägst du hier 17,00€ ein.
Am Ende des Anstellungsverhältnisses oder des Jahres musst du kontrollieren, ob der Stundenlohn von 17€ auch tatsächlich erarbeitet wurde (Stundenlohn + alle Zuschläge).
Hätte der Mitarbeiter weniger Stundenlohn bekommen, so muss das nicht erarbeitete Arbeitsentgelt zurückgezahlt werden.
Deckelung Zuschläge pro Monat
Die Deckelung Zuschläge pro Monat ist relevant, wenn du deinem Mitarbeiter monatlich einen pauschalen Zuschlagsbetrag auszahlen möchtest.
Dieser ist monatlich gleich, unabhängig davon wie viele zuschlagsrelevante Tage / Stunden gearbeitet wurden.
In den Reiter kommt also der monatliche Betrag, welcher als Zuschläge oben auf das Gehalt gezahlt werden.
Am Ende des Anstellungsverhältnisses oder des Jahres musst du kontrollieren, ob dieser monatlich ausgezahlte Betrag auch tatsächlich durch die an zuschlagsrelevanten gearbeiteten Tagen erwirtschaftet wurden.
Hat der Mitarbeiter nicht die gesamte Summe erarbeitet, so muss das nicht erarbeitete Arbeitsentgelt zurückgezahlt werden.
Urlaub
Urlaubstage
Damit der Urlaub immer korrekt berechnet wird, musst du hier ebenfalls Angaben vergeben.
Zunächst musst du angeben, welchen Urlaubsanspruch dein Mitarbeiter hätte, wenn er eine 5-Tage Woche hätte.
Ist dies eingetragen, so musst du die Seite aktualisieren, damit der Jahresurlaub übernommen werden kann.
Die Berechnung findet immer auf Grundlage der oben errechneten Tage/Woche statt
Mehr zu den Urlaubstagen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt
Stunden pro Urlaubstag fix
Möchtest du eine fixe Stundenanzahl pro Urlaubstag vergeben, so musst du diese hier im Feld "Stunden pro Urlaubstag fix" hinterlegen.
Somit wird pro Urlaubstag & Krankheitstag pauschal diese Stundenanzahl im Stundenzettel hinterlegt.
Meist wird hier mit der Zahl Stunden/Tag gearbeitet
Pauschale Zahlungen
Möchtest du deinem Mitarbeiter Kost-/Sachbezüge gewähren, so kannst du dies per Haken hier festsetzen.
Pauschal eingestellt ist die Gewährung ab 4h Arbeitszeit.
Ist er Haken bei "Pauschale Lohnsteuer" gesetzt, kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer eine pauschale Lohnsteuer erheben, unabhängig von seinen individuellen Besteuerungsmerkmalen.
Hierbei handelt es sich um einen bestimmten Prozentsatz.
Monatliche Abschlagszahlung - Abschlagszahlung/Stunde bedeutet, dass der Mitarbeiter vor der generellen Lohnausschüttung bereits einen bestimmten Betrag als Gehalt ausgezahlt bekommen soll.
Mehr zu diesen Reitern erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt
Einstellung Stundenzettel Brutto-Netto-Abrechnung
Möchtest du, dass dein Mitarbeiter an seine Brutto-Netto-Abrechnung ebenfalls den Stundenzettel mit angehangen erhält, so setze hier den Haken.
Die Änderung erfolgt immer für die nächste hochgeladene Lohndatei, nicht für die Aktuelle.Mehr zum Stundenzettel erfährst du im Handbuchartikel Stundenzettel
Weitere Lohnbestandteile
Gewährst du deinem Mitarbeiter zusätzlich zum normalen Gehalt noch weitere Geldleistungen, kannst du diese hier festlegen:
Hierbei handelt es sich um monatliche Zuwendungen bis auf das Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
Das Urlaubsgeld ist der Betrag pro Urlaubstag und bei dem Weihnachtsgeld handelt es sich um eine Einmalzahlung.
Mehr zu den weiteren Lohnbestandteilen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt
Geldwerter Vorteil und Sachbezüge
Hier kannst du außerhalb der Standard-Zuschüsse auch weitere Geldwerte Vorteile und Sachbezüge hinterlegen:
Der hinterlegte Betrag wird nicht mit dem Gehalt ausgezahlt. Es handelt sich lediglich um eine Info an den Lohnbearbeiter, welche weiteren Zahlungen an das Finanzamt übergeben werden müssen.
Dieser entscheidet, was für die Versteuerung gemeldet wird.
Mehr zu den Geldwerten Vorteilen und Sachbezügen erfährst du im Handbuchartikel Lohn & Gehalt
Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell
Hast du alle Lohnbestandteile deines Mitarbeiters ausgefüllt, so siehst du in der Tabelle immer, welche Kosten der Mitarbeiter zu welcher Tageszeit und an welchem Tag verursacht:
Nur die Daten unter "Lohn, Gehalt & Urlaub" werden berechnet. Dokumente
Im Reiter Dokumente kannst du alle PDF-Dateien, den Mitarbeiter betreffend, ablegen:
Du kannst diese Dokumente hier per Dateienablage ablegen und über "Upload zu der Funktion" angeben, worum es sich handelt, oder aber du lädst die Dateien im Belegarchiv hoch und ordnest diese dem Mitarbeiter zu.
Mehr zum Belegarchiv Lohn erfährst du im Handbuchartikel Belegarchiv LohnHat dein Mitarbeiter das Recht "Brutto-Netto Abrechnungen", so kann der Mitarbeiter die bei ihm hinterlegten Dokumente unter
- Username
- Meine Dokumente
einsehen und herunterladen.
Solange die Sofortmeldung noch nicht hochgeladen wurde, erscheint beim Reitername Dokumente ein rotes Ausrufezeichen
Mehr zu den Dokumenten, erfährst du im Handbuchartikel Dokumente
Zeitkonto/Urlaub
Im Zeitkonto / Urlaubs-Bereich kannst du genau Monat für Monat einsehen, wie viele Stunden der Mitarbeiter gearbeitet hat, ob er Minus- oder Plusstunden erwirtschaftet hat und wie viel Urlaub genommen wurde:
Du hast die Übersicht über
- gearbeitete Stunden in diesem Monat
- Krankheitsstunden
- Sollstunden - Welche Stundenanzahl ist unter "Lohn & Gehalt" eingetragen?
- korrigierte Stunden - mehr dazu folgend
- Plus- / Minusstunden
- Genommenen Urlaub
- Urlaubsanspruch pro Monat - Grundlage Urlaubstage unter "Lohn & Gehalt"
- korrigierter Urlaub
- Resturlaub aus dem Vorjahr
Zeitkonto bearbeiten - Stunden/Urlaub korrigieren
Hast du deinem Mitarbeiter Überstunden ausgezahlt, woraufhin du die Stunden korrigieren musst oder dein Mitarbeiter hat einen Sonderurlaubstag erhalten, so kannst du die Korrektur hier vornehmen.
Urlaub korrigieren
Bei der Korrektur des Urlaubes kannst du dir dies wie einen umgekehrten Urlaubsantrag vorstellen.
Reicht dein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag ein, so macht er dies indem er dir beispielsweise sagt, er möchte 10 Tage Urlaub nehmen. Damit reduziert sich der Urlaubsanspruch um diese 10 Tage.
Mehr Resturlaub
Soll dein Mitarbeiter also mehr Urlaub erhalten, so musst du dies mit einem negativen Vorzeichen korrigieren.
Von 20 auf 25 Urlaubstage sieht die Korrektur dann wie folgt aus:
Resturlaub streichen
Beim gestrichenen Urlaubstag ist es gleich wie ein Urlaubsantrag. Sprich ein positiver Wert führt dazu, dass Urlaubstage abgezogen werden:
Stunden gutschreiben
Möchtest du Stunden deiner Mitarbeiter gutschreiben, so machst du dies indem du bei "Stunden" einen positiven Wert hinterlegst:
Stunden abziehen
Sollen deinem Mitarbeiter Stunden abgezogen werden, so machst du dies mit einem negativen Vorzeichen:
Vorschuss
Du kannst deinen Mitarbeitern Vorschüsse auf das Gehalt gewähren:
Hier findest du nur eine Übersicht der Vorschüsse für diesen Mitarbeiter. Je nachdem worum es sich handelt, findest du hier den Geldbetrag unter der jeweiligen Bezeichnung.
Den Vorschuss selber trägst du im Kassenbuch ein.
Dazu gehst du unter
- Finance
- Kassenbuch
und scrollst weiter nach unten zu Lohnvorschuss/Restlohn:
Mehr zu den Vorschüssen erfährst du im Handbuchartikel Lohnvorschuss an deine Mitarbeiter auszahlenGeplante Änderungen
Im Bereich Geplante Änderungen kannst du Änderungen für den Mitarbeiter bezüglich der Gehaltsangaben tätigen:
Du kannst folgende Änderungen planen:
- Stundenbrutto
- Monatsbrutto
- Anstellungsverhältnis
- Stunden pro Monat
- Stunden pro Woche
- Stunden pro Tag
Weißt du dass sich einer dieser Angaben bei dem Mitarbeiter demnächst ändert, so kannst du diese Änderung im Vorwege eintragen inkl. Änderungsmonat und sie wird zum Ereigniszeitpunkt hinterlegt.
Mehr zu dem Bereich geplante Änderungen erfährst du im zugehörigen Artikel Geplante Änderungen
Kasse
Der Bereich Kasse ist nur relevant, wenn du die Zeiterfassung über die Kasse tätigst:
Hier wählst du den zugehörigen Kellner aus dem Backoffice aus und stellst die Verknüpfung her.
Mehr zur Zeiterfassung aus der Kasse erfährst du im Handbuchartikel Zeiterfassung über die Kasse - Einstellungen Kasse führend oder wenn LINA führend ist dann Zeiterfassung über die Kasse - Einstellungen LINA führend