Wenn du mit unserem Personalmodul arbeitest, kannst du deine Mitarbeiter über unseren Dienstplan einteilen.
Hier hast du zwei Formate zur Auswahl.
Entweder du arbeitest mit dem Format Zeilen nach Mitarbeitern oder Zeilen nach Schichten. Nachfolgend wird dir erklärt, welche Einstellungen du für das Format Zeilen nach Mitarbeiter benötigst.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht um Dienstplaneinstellungen zu treffen: | Dienstplan Einstellungen verwalten |
Nach den Änderungen ist es wichtig, diese abzuspeichern!
Inhaltsverzeichnis
- Unterschied der Formate
- Einstellungen Zeilen nach Mitarbeitern
- Arbeiten mit dem Format Zeilen nach Mitarbeitern
Unterschied der Formate
Der Unterschied beider Formate liegt im Aufbau des Dienstplans.
Wesentlich ist die Zuordnung der Schicht.
Die generellen Einstellungen des Dienstplans findest du im Handbuchartikel Allgemeine Dienstplaneistellungen.a
Zeilen nach Schichten
Wenn du viele Mitarbeiter beschäftigst und deine Schichten regelmäßig gleich sind, so empfiehlt sich das Dienstplanformat Zeilen nach Schichten.
Hier gibst du an, wie deine Schichten zeitlich sind und kannst der voranstehenden Schicht immer einem Mitarbeiter zuordnen:
Der Schicht ordnest du nun einen Mitarbeiter zu:
Die Einstellungen des Dienstplanformates Zeilen nach Schichten kannst du im Handbuchartikel Zeilen nach Schichten Einstellungen nachlesen Wie du mit dem Dienstplan im Format Zeilen nach Schichten arbeitest, erfährst du im Handbuchartikel Arbeiten Dienstplan Zeilen nach SchichtenZeilen nach Mitarbeitern
Wenn du weniger Mitarbeiter beschäftigst und deine Schichtzeiten ändern sich vielleicht öfter, dann empfiehlt sich das Format Zeilen nach Mitarbeitern.
Hier hast du erst den Mitarbeiter stehen und dann kannst du die Zeit frei schreiben:
Bei dem gewünschten Mitarbeiter trägst du nun die Zeit der Schicht ein und bestätigst diese mit Enter:
Wie du mit dem Dienstplan im Format Zeilen nach Mitarbeitern arbeitest, erfährst du im Handbuchartikel Arbeiten Dienstplan Zeilen nach MitarbeiternEinstellungen Zeilen nach Mitarbeitern
Um mit dem Dienstplan nach dem Format Zeilen nach Mitarbeitern arbeiten zu können, musst du hierfür erst das Grundgerüst erstellen.
Einmal erstellt, kannst du so lange dieser zu dir und deinem Unternehmen passt, mit dem Dienstplan arbeiten.
Um das Grundgerüst zu erstellen, gehe bitte unter
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen:
Zunächst sind diese Einstellungen für beide Dienstplanformate.
Die zu füllenden Bereiche bestimmen im Endeffekt um welches Format es sich handelt.
(Die farblich hinterlegten Reiter enthalten einen Handbuchartikel)
| Nummer | Diese ist generell chronologisch und gibt an, an welcher Stelle der Dienstplan an gewissen Orten (Beispielsweise Stundenzettel) aufgelistet ist. Damit steht die 1 ganz oben und geht chronologisch weiter runter |
| Bereichsname global | Vorgegeben und unveränderbar. Dieser ist vor allem bei Restaurantgruppen zum Vergleich wichtig. Dabei sind die Nummer und der Bereichsname global immer identisch. |
| Bereichsname bei mir | Diesen Namen kannst du nach deinen Wünschen anpassen. Soll der Servicedienstplan aufgrund der Länge nur Service heißen, kannst du das hier tun. |
| Dienstplanname | Hier kann dein Dienstplanname angepasst werden. Anders als der Bereichsname heißt so dann der Dienstplan den du zur Bearbeitung auswählst. |
| Tätigkeitsschlüssel | Der Tätigkeitsschlüssel ist vorgegeben und beinhaltet die verschlüsselten Angaben der Tätigkeit deiner Mitarbeiter. Die hinterlegten Tätigkeitsschlüssel beschreiben eine "Servicefachkraft im Restaurant". |
| Anzahl Schichten | Hier gibst du an, wie viele Schichten du am stärksten Tag maximal im Dienstplan benötigst. Wenn du beispielsweise an einem Samstag über den ganzen Tag 7 Leute im Service brauchst, dann muss hier eine 7 eingetragen werden. |
| Standardanzeige | Hier bestimmst du wie viele Wochen im Voraus dir angezeigt werden sollen. |
| Wochenbeginn | An welchem Wochentag beginnt deine Arbeitswoche? |
| Zusatzzeile | Wenn du beim Bearbeiten deines Dienstplanes eine zusätzliche Zeile für Bemerkungen standardmäßig eingeblendet haben möchtest. |
| Guttage | Guttage werden aktiv nicht mehr genutzt. |
| Format | Hier wählst du nun Zeilen nach Mitarbeitern aus |
| Umsatzbezug | Wenn du mit der Effektivität arbeiten möchtest, so musst du einen Umsatzbezug wählen. Die Effektivität berechnet aus diesem Bereich in Bezug auf die Arbeitszeit in diesem Dienstplan. |
| Effektivität | Für die Effektivitätsberechnung musst du diese pro Dienstplan aktiv setzen. |
| Aktiv | Möchtest du mit dem Dienstplan aktuell arbeiten? |
| Personen bearbeiten | Damit entscheidest du, welche Mitarbeiter den Dienstplan nutzen können und auch wer in dem Dienstplan eingeteilt werden kann. |
| Label und Anfangszeiten | Hier legst du die Standardschichten deines Dienstplanes fest, also die Anfangs- und Endzeiten für jeden Wochentag. |
Dienstplanname
Du hast drei Varianten um deinem Bereich und deinem Dienstplan einen Namen zu geben.
Diese werden an unterschiedlichen Stellen relevant.
Bereichsname global
Der Bereichsname global ist vor allem für Ladengruppen (Franchise) relevant. Er sorgt dafür, dass die Gruppe untereinander vergleichbar ist. Der Bereichsname global ist nicht abänderbar.
Bereichsname bei mir
Der Bereichsname bei mir ist anpassbar und bezieht sich auf den Namen, welcher dir im Dienstplan beispielsweise unter Bereich angezeigt wird.
Den Bereich im Stundenzettel findest du unter
- Team
- Lohnbuchhaltung
- Stundenzettel:
Auch in der Zeiterfassungsübersicht wird der Bereichsname bei mir angezeigt.
Die Zeiterfassung findest du unter
- Finance
- Kassenbuch
- Zeiterfassung:
Dieser Name ist meistens kürzer gehalten und ohne dem Zusatz "Dienstplan".
Das dient der Übersichtlichkeit und steht dafür, dass der Mitarbeiter an dem Tag beispielsweise im Service gearbeitet hat.
Dienstplanname
Der Dienstplanname ist der Name, welcher bei der Dienstplanbearbeitung angezeigt wird:
Außerdem wird der Dienstplanname auf deinem Ausdruck des Dienstplans angezeigt:
Tätigkeitsschlüssel
Der Tätigkeitsschlüssel ist da um deine sozialversicherungspflichtigen Beschäftigen bei der Krankenkasse zu melden.
Der Tätigkeitsschlüssel steht für verschiedene Informationen, beispielsweise der Tätigkeit im Beschäftigungsbetrieb.
Der von uns vor eingestellte Tätigkeitsschlüssel steht für "Servicefachkraft im Restaurant".
Anzahl Schichten
Bei dem Format Zeilen nach Mitarbeitern musst du bei Anzahl Schichten eine 1 eintragen:
Standardanzeige
Mit der Standardanzeige bestimmst du, wie viele zukünftige Wochen im Dienstplan angezeigt werden sollen.
Bei einer Woche wird dir nur die aktuelle Woche angezeigt und entsprechend bei drei Wochen die aktuelle und die nächsten zwei Wochen.
Beispiel Eine Woche:
Wochenbeginn
Beginnt deine Woche nicht montags, so kannst du hier auswählen welcher Wochentag bei dir am Anfang stehen soll.
Wählst du beispielsweise Mittwoch aus, so sieht deine Bearbeitungsmaske wie folgt aus:
Die Tage Montag und Dienstag sind nicht befüllbar (hierbei handelt es sich um die Laufende Woche, da die Woche am Mittwoch "begann", müssen die Tage vorher nicht mehr gefüllt werden). Die nächsten Wochen sind wieder normal befüllbar.
Zusatzzeile
Die Zusatzzeile gibt dir die Möglichkeit, deinen Mitarbeitern eine Bemerkung für einzelne Schichten zu hinterlassen.
Das könnten abweichende Zeiten bei beispielsweise gutem Wetter sein oder auch ein Dresscode.
Ist der Haken gesetzt, kannst du unter
- Team
- Dienstpläne
- Dienstplan bearbeiten
die Schichtzeit deiner Mitarbeiter ausfüllen:
Ohne Zusatzzeile
Gehst du auf die Schichtdetails für die eingetragene Zeit, so kommt folgende Meldung:
Mit Zusatzzeile
Ist die Zusatzzeile aktiv, so kannst du über die Schichtdetails eine Zusatzbemerkung in die Zusatzzeile schreiben:
Die Bemerkung ist hiernach für alle sichtbar die den Dienstplan lesen dürfen.
Format
Hier wählst du nun das gewünschte Format aus. In diesem Handbuchartikel arbeiten wir mit dem Format Zeilen n. Mitarbeitern.
Effektivitäteneinstellungen
Wenn du neben unserem Personalmodul auch das Kassenbuch gebucht hast, so kannst du dir über den jeweiligen Bereich und den Umsatz die Effektivität berechnen lassen.
Umsatzbezug
Hier kann definiert werden, zu welchem Umsatz die Arbeitsstunden aus diesem Bereich in Bezug gesetzt werden sollen, um die Effektivität zu berechnen.
Effektivität
Damit die Effektivität berechnet werden kann, musst du über den gesetzten Haken erstmal angeben, dass du diese auch berechnen lassen möchtest.
Aktiv
Der Dienstplan muss aktiv sein.
Aktiv bedeutet, dass dieser bearbeitet werden kann unter
- Team
- Dienstpläne
- Dienstpläne.
Ist der Dienstplan nicht aktiv, so wird dieser in der Dienstplanübersicht nicht angezeigt:
Personen bearbeiten
Damit du Mitarbeiter in dem Dienstplan verplanen kannst, musst du die Mitarbeiter dem Dienstplan hinzufügen.
Dabei gibt es mehrere Rechte die du dem Mitarbeiter geben kannst:
Es wird unterschieden zwischen
- Lesen
- Teilnehmen
- Bearbeiten
- Bereichsleiter
Lesen
Wenn der Mitarbeiter das Recht "Lesen" bekommt, so kann er den freigegebenen Dienstplan ansehen und somit seine Schichten einsehen.
Teilnehmen
Darf der Mitarbeiter an dem Dienstplan teilnehmen, so kannst du oder dein Dienstplanplaner den Mitarbeiter in diesem Dienstplan einteilen.
Bearbeiten
Hat dein Mitarbeiter das Recht "Bearbeiten", so kann er die Mitarbeiter in dem Dienstplan verteilen. Der Mitarbeiter kann den Dienstplan also schreiben mit allen Kollegen, welche an diesem Dienstplan teilnehmen dürfen.
Bereichsleiter
Der Mitarbeiter wird informiert, sobald es Veränderungen in dem Dienstplan gibt.
Station
Im Format Zeilen nach Mitarbeitern kannst du deine Mitarbeiter in einzelne Stationen einteilen.
Hast du beispielsweise mehrere Arbeitsbereiche, so kannst du diese hier unter Neue Station definieren:
Der Mitarbeiter ist somit für die Station Grill eingeteilt.
Sortierung
Innerhalb der Stationen kannst du ebenfalls eine Sortierung vornehmen.
Da im Format Zeilen nach Mitarbeitern der Mitarbeiter vorne steht und du die Zeit manuell vergibst, kannst du damit eine Reihenfolge festlegen:
Du musst die Einstellungen am Ende immer abspeichern
Im Dienstplan sehen die Einstellungen Station und Sortierung wie folgt aus:
Label & Anfangszeiten
Im Format Zeilen nach Mitarbeitern musst du den Bereich Label & Anfangszeiten nicht ausfüllen.
Funktionen
Du kannst deinen Mitarbeitern flexibel Funktionen in der jeweiligen Schicht zuordnen:
Wir haben für dich bereits Icons vor eingestellt.
Eine Funktion kann sein, dass der Mitarbeiter auf Abruf zur Verfügung stehen soll oder dass er an diesem Abend die Schichtleitung hat.
Du kannst beliebig viele Funktionen hinzufügen. Außerdem kannst du entscheiden ob du dir den Text oder das Icon anzeigen lassen möchtest.
Dafür gehst du auf die Funktion die du nutzen möchtest und gibst an, für welchen Dienstplan diese gelten soll:
Nach dem Abspeichern kannst du in den Dienstplan gehen.
Du gehst über
- Team
- Dienstpläne
in den Dienstplan und bearbeitest diesen.
Die Schicht muss bei dem Mitarbeiter bereits eingetragen sein.
Über die Schichtdetails kannst du nun zu den Funktionen:
a
Du kannst nun bestimmen ob die Funktion dem Mitarbeiter in der Schicht zugeordnet werden soll:
Dienstplan freigegeben
Wenn du den Dienstplan mit hinterlegter Funktion freigibst, erscheint das Icon im Lesemodus und im Druckmodus.
Dazu musst du entweder den entsprechenden Tag einzeln freigeben und dies abspeichern:
Oder du gibst direkt alles frei:
Die freigegebene Schicht inkl. der Funktion sieht nun wie folgt aus im Lesemodus:
Die Funktion sieht im Druckmodus wie folgt aus:
Arbeiten mit dem Format Zeilen nach Mitarbeitern
a
Wie du mit dem Dienstplan Zeilen nach Mitarbeitern arbeitest, erfährst du in dem Handbuchartikel Arbeiten mit dem Dienstplan Zeilen nach Mitarbeitern