Externe Partner einbinden: Die digitale Brücke zu Steuerberater & Co.

Eine effiziente Buchhaltung und Lohnabrechnung basiert auf Teamarbeit – auch über die Grenzen deines Betriebs hinaus. Indem du externe Partner wie deinen Steuerberater oder Finanzbuchhalter direkt in LINA anlegst, schaffst du die perfekte Schnittstelle für einen reibungslosen Datenaustausch.

Warum das für dich so wertvoll ist:

  • Direkter Zugriff: Dein Steuerberater kann sich lohnrelevante Daten selbstständig ziehen – das spart dir mühsame Exporte und lästige Rückfragen per E-Mail.
  • Lohnvorbereitende Perfektion: Da LINA alle steuerrelevanten Stammdaten präzise erfasst, lieferst du eine Datenqualität, die in der Buchhaltung für Begeisterung sorgt.
  • Sicherheit & Kontrolle: Du behältst die volle Hoheit darüber, wer welche Daten sieht, und stellst gleichzeitig sicher, dass alle Informationen DSGVO-konform an einem zentralen Ort liegen.

Mit dieser Anleitung erfährst du, wie du externe User mit den notwendigen Musterdaten anlegst und die Zugangsdaten sicher übermittelst.


Benötigtes Modul:LINA Team 
Benötigtes Recht:Mindestens Nutzerlevel 1



INHALTSVERZEICHNIS


Wenn du externe Mitarbeiter anlegst, gib diese bitte beim Steuerberater oder Personalbearbeiter an. 


Gut zu wissen
Warum verlangt LINA so viele Daten für einen Externen? LINA ist ein lohnvorbereitendes System. Das bedeutet, dass im Hintergrund Logiken laufen, die auf Vollständigkeit prüfen, um später fehlerfreie Exporte für DATEV oder andere Schnittstellen zu garantieren. Auch wenn dein Steuerberater kein Gehalt von dir bezieht, benötigt das System dieses "Muster-Profil", um die Datenbankstruktur sauber zu halten. 
Wichtiger Hinweis zum Datenschutz: Setze den Haken bei "Benutzername und Passwort per Email verschicken" wirklich nur dann, wenn du die persönliche E-Mail-Adresse des Partners hinterlegt hast. Nutze im Zweifelsfall lieber den manuellen Weg, um sicherzugehen, dass sensible Zugangsdaten direkt in den richtigen Händen landen.


Externen Angestellten anlegen


Um den externen Angestellten wie den Steuerberater oder Finanzbuchhalter anzulegen, gehe bitte unter

  • Team
  • Mitarbeiter
  • Stammdaten
  • Neuer Mitarbeiter



Musterdaten


Nachfolgend erhältst alle Musterdaten. Die hier genannten Daten sind notwendig, da LINA lohnvorbereitend ist. Es werden alle lohnrelevanten Daten gefordert.



Persönliche Daten




Geburtsdatum:01.01.1990
Geburtsort:Musterhausen
Geburtsname:Relevant wenn der Nachname nicht mit Buchstaben in Sozialversicherungsnummer beginnt. Hier genügt ein "T"
Nationalität:
Deutschland
Ausbildung:Steuerberater



Krankenkasse



Sozialversicherungsnummer:00000000T000
Krankenkasse:Nicht bekannt
Ort der Krankenkasse:Musterhausen



Adresse



Straße:Musterstraße 
Hausnummer:
1
PLZ:00000
Ort:Musterhausen
Land:Deutschland
Festnetz:0000/00000000
Handy:0000/00000000
Mail:Mustermail@muster.org VORSICHT! Die Mailadresse sollte IMMER valide sein.



Bankdaten



BIC:MMMMMMM0000
IBAN:DE41500105170123456789
Name der Bank:Musterbank 



Zugangsdaten


Benutzername


Aufgrund des Namens wurde ein Benutzername erstellt. Dieser setzt sich aus dem Vor- und Nachnamen des anzulegenden Mitarbeiters zusammen.


Du kannst den Benutzernamen ebenfalls anpassen. Ist dieser bereits vergeben, bekommst du eine entsprechende Meldung. Setze dem Benutzernamen in dem Fall gerne eine Zahl dran. 




Passwort


Das Passwort kannst du in diesem Schritt nicht anpassen.

Wir würden empfehlen, dies zu kopieren und dem Mitarbeiter zu schicken, sobald du ihm das Recht gegeben hast, sich anzumelden.


Benutzername und Passwort per Email verschicken


Diesen Haken solltest du nur setzen, wenn die hinterlegte Mailadresse valide ist und vom Benutzer selber. Ansonsten verschickst du die Zugangsdaten an eine andere Person.


Du kannst ansonsten auch den Haken nicht setzen und die Zugangsdaten kopieren und an den Angestellten schicken, sobald du alle notwendigen, weiteren Einstellungen getroffen hast.


Der Mitarbeiter kann sich noch nicht anmelden, auch wenn du ihm die Zugangsdaten bereits schickst!


Mitarbeiter anlegen



Wenn du alle Musterdaten korrekt hinterlegt hast, dann kannst du den Mitarbeiter nun anlegen über den Button Mitarbeiter anlegen. 



So siehts im Gastro-Alltag aus


Dein Steuerberater benötigt jeden Monat die aktuellen Lohndaten und Mitarbeiterstammblätter für die Abrechnung.

  • Die Lösung: Du legst den Steuerberater als externen Mitarbeiter an. Sobald du ihm die entsprechenden Leserechte für die Lohnberichte gibst, kann er sich zum Stichtag einfach einloggen.

  • Der Vorteil: Kein Verschicken von sensiblen PDF-Listen mehr, kein Zeitverlust. Dein Steuerberater arbeitet autark, und du hast den Kopf frei für dein Tagesgeschäft



Du möchtest die Zugangsdaten für deinen Buchhalter erstellen, aber erst sicherstellen, dass alle Berechtigungen (was er sehen darf) korrekt eingestellt sind, bevor er sich das erste Mal einloggt.

  • Die Lösung: Du nutzt beim Anlegen die Option, die Zugangsdaten nicht automatisch zu verschicken. Du kopierst das Passwort manuell und prüfst in Ruhe die Rechteverwaltung.

  • Der Vorteil: Du hast die volle Kontrolle über den Aktivierungszeitpunkt. Erst wenn alles perfekt konfiguriert ist, gibst du das "Go" und händigst die Daten aus.