Mit unserem Belegarchiv hast du die Möglichkeit, alle Dateien an einem gemeinsamen Ort zu speichern und in die dafür vorgesehenen Ordner zu verschieben. Von diesem Ort aus kannst du die Belege jederzeit auf anderen Endgeräten herunterladen. Ebenfalls kannst du deinem Steuerberater Zugriff gewähren, woraufhin dieser die Dateien ebenfalls auf seinem Endgerät speichern kann.  Hier können Dateien wie: "Mietvertrag", "Pachtvertrag", "Spesenabrechnungen" oder "Quittungen" 


Dir steht außerdem die Option zur Verfügung, eine Mailadresse zu generieren, um PDF-Dateien direkt an das Belegarchiv weiterzuleiten. Wie du diese Funktion nutzt und dir eine E-Mail-Adresse konfigurierst, wird nachfolgend beschrieben. 


Benötigtes Modul:LINA Finance
Benötigtes Recht um auf das Belegarchiv Fibu zuzugreifen:Belegarchiv Fibu
Benötigtes Recht um Mailadresse zu generieren:Geschäftsführer 1 oder 2
oder:GF-Ansicht und "Mein Laden"


Belegarchiv Fibu


Das Belegarchiv Fibu (Finanzbuchhaltung) bietet dir die Möglichkeit Dateien an einem Ort abzuspeichern. 

Die Dateien kannst du in verschiedenen Ordnern ablegen. Das Belegarchiv FiBu ist dein Speicherort für beispielsweise deine BWA's, deine Rechnungen, deine Kassenbelege.


Das Belegarchiv findest du unter

  • Finance
  • Belegarchiv.


Einstellungen Belegarchiv


Für das Belegarchiv Fibu hast du zwei verschiedene Kacheln, welche dir nachfolgend erklärt werden. 



E-Mail-Adresse generieren


Du hast hier die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse zu generieren. Damit kannst du selbst per Mail erhaltene PDF-Dateien direkt an das Belegarchiv senden und musst diese nicht erstmal herunterladen, ablegen und im Belegarchiv hochladen. Die PDF-Dateien werden im Posteingang Fibu zunächst abgelegt. 


Um deine Mailadresse für das Belegarchiv zu generieren, gehst du bitte unter

  • Config
  • Buchhaltung
  • Belegarchiv. 



Auf der rechten Seite kannst du nun den Button Generieren betätigen, damit die E-Mailadresse für dein Belegarchiv generiert wird. 




Einmal generiert, kann die Mail-Adresse für das Belegarchiv, weder neu generiert noch gelöscht werden.




PDF-Dateien an das Belegarchiv schicken


Mit deiner generierten E-Mailadresse kannst du nun Mails, welche du empfangen hast und die eine PDF-Datei enthalten, direkt an das Belegarchiv "weiterleiten". Der schriftliche Inhalt der Mail wird dabei nicht an das Belegarchiv geleitet, lediglich die PDF-Datei wird an Posteingang Fibu geschickt. 


Beleg-KI


In dieser Kachel nimmst du die Einstellungen für das Beleg-KI vor. 



Posteingang im Belegarchiv


Um in den Posteingang für das Belegarchiv Fibu zu gelangen, gehe bitte unter

  • Finance
  • Belegarchiv.



Hier findest du alle PDF-Dateien, die an deine Belegarchiv-E-Mail Adresse geschickt wurden. Du kannst,  wie gewohnt, auch manuell PDF-Dateien im Ordner Posteingang FiBu hochladen. 


Es können nur PDF Anhänge erkannt und gespeichert werden. Diese dürfen maximal 5 MB groß sein.  


Dateien manuell hochladen


Um Dateien manuell in einen Ordner hochzuladen, gehe bitte unter

  • Finance
  • Belegarchiv. 


Klicke in den gewünschten Ordner:



Es öffnet sich dein Dokumentenordner, in dem du die gewünschte Datei auswählen kannst. Alternativ kannst du auch die gewünschte Datei vom PC direkt in das Feld hier hineinziehen.


Dateien löschen


Dateien kannst du nur löschen, wenn diese sich in deinem Posteingang befinden. Setze dafür vor die gewünschte Datei den Haken, wähle im Dropdown-Menü die Option Löschen aus und klicke anschließend auf Bestätigen. 



Dateien archivieren


Es können nur Dateien archiviert werden, wenn diese sich nicht im Ordner Posteingang befinden. Setze dafür vor die gewünschte Datei den Haken, wähle im Dropdown-Menü die Option Archivieren aus und klicke anschließend auf Bestätigen. 



Mehrere Dateien auf einmal verschieben


Möchtest du mehrere Dateien gleichzeitig in einen Ordner verschieben, setze vor allen gewünschten Dateien den Haken: 

Zum Beispiel könntest du Dokumente wie den "Mietvertrag" oder den "Pachtvertrag" auswählen und zusammen verschieben.  



Wähle per Dropdown den Ordner aus, in den du die Dateien verschieben möchtest: 



Nun klicke auf Bestätigen. Die gewünschte Datei wurde in den zuvor ausgewählten Ordner verschoben. 


Alle Dateien auswählen

Möchtest du alle Dateien, welche sich in deinem Posteingang Fibu befinden, zusammen in einen anderen Ordner verschieben oder löschen, setze den Haken bei Alle auswählen. Unter dem Dropdown-Menü Alle ausgewählte Dateien wählst du die Aktion aus, die du durchführen möchtest, und drückst anschließend auf Bestätigen.



Zuordnungen


Nachdem du die Dateien in die entsprechenden Ordner verschoben hast, kannst du noch Änderungen vornehmen und die Zuordnungen ändern. 



ID: Eine eindeutige ID dieses Beleges. Mit dieser ID lässt sich der Beleg auf jeden Fall im gesamten Archiv wiederfinden.  


Bezeichnung/Dateiname: Wird beim Hochladen noch der Dateiname genutzt, kannst du hier hinterher jede Bezeichnung eintragen, die dir das Wiederfinden des Belegs erleichtert. 


Funktion/Belegart: Die hier ausgewählte Belegart verschiebt die Datei in den entsprechenden Ordner. 


Belegdatum: Bei Belegen, die ein Datum wie z. B. ein Rechnungsdatum enthalten, kann dies hier gepflegt werden. Wenn es nicht gepflegt wird, entspricht es dem Upload-Datum. 


Nettobetrag: Bei Rechnungen in der Finanzbuchhaltung kann hier der Nettobetrag gepflegt werden. 


Zuordnung FiBu: Ein geplantes Feature ist es, aus den Rechnungen bereits die Wareneinsätze für Bar und Küche im laufenden Monat berechnen zu können. Die Zuordnung zu einem Bereich ist bereits hier möglich. 


Zuordnung Mitarbeiter: Ist ein Beleg, z. B. ein Arbeitsvertrag direkt einem Mitarbeiter zuzuordnen, so kannst du diese Zuordnung hier treffen. 


Hochgeladen von und Hochgeladen am: User und Datum des Uploads, sofern bekannt. Wenn du die Dateien per Mail in den Posteingang geschickt hast, steht hier System. 


Aktion: Diese Datei über den Pfeil herunterladen, über den Mülleimer löschen oder über die Lupe betrachten.