INHALTSVERZEICHNIS


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1. Vorbereitung zur Einrichtung in DATEV


1.1. Mitarbeiter-Rechte überprüfen


In der „Rechteverwaltung online“ muss zunächst für den Mitarbeiter das Recht für „Belege“ hinzugefügt werden. Dazu einfach einen Haken auf „Belege“ setzen und bei der Dateifreigabe die gewünschte Berater- und Mandanten-Nr. wählen.




Die Rechte-Vergabe kann auch moderat über ein Gruppenrecht geschehen. Das Gruppenrecht ist ein Konvolut aus einzelnen Rechten.




Es ist auch möglich die „Globale Datenfreigabe“ zu nutzen. Mit der globalen Variante, lassen sich die Rechte für mehrere Berater oder Mandanten gleichzeitig setzen.





Näheres hierzu können Sie auch in der „Rechteverwaltung online: Online-Anwendungen freischalten“-Dokumentation von DATEV entnehmen: https://www.datev.de/dnlexom/v2/content/documents/1071518/pdf


1.2. Mandanten Registrierung


Bevor ein Mandant an die Schnittstelle angebunden werden kann, muss eine Mandantenregistrierung für diesen durchgeführt werden. Die Mandantenregistrierung finden Sie unter „DATEV Arbeitsplatz“ wie folgt:



Wählen Sie das Produkt „DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen“. Je nach Vertrag kann es aber auch notwendig sein hier das Produkt „DATEV Unternehmen online“ auszuwählen.



Eine detaillierte Anleitung von DATEV zur Mandantenregistrierung finden Sie hier: https://apps.datev.de/help-center/documents/1002326



1.3. Belegtypen


Damit alle Belegbilder aus „Amadeus 360“ zu DATEV mit vorhandenen Belegtypen übermittelt werden können, muss sichergestellt sein, dass eine Liste folgender Belegtypen in jedem Mandanten vorhanden ist:


  • Rechnungseingang
  • Rechnungsausgang
  • Inventur und Bruch
  • Kasse
  • Sonstige
  • Kontoauszug


Hierzu im Mandanten auf „Anwendungen“ klicken, dann auf Belege …


rechts auf Stammdaten ...


Fenster öffnet sich, auf Belegtypen, Verwalten


In der Belegtypen-Verwaltung sollten immer die hier zu sehenden Belegtypen bereits angelegt sein (Diese sind auch mit Standard Ja gekennzeichnet).



Mit dem Button „Anlegen“ können Sie hier weitere Belegtypen hinzufügen:



Stellen Sie sicher, dass die Liste wie folgt erweitert wird:




Es muss nicht zwingend jeder Belegtyp vorhanden sein, Belegbilder welche beim upload nicht zugeordnet werden können, werden dann ohne Belegtyp bei DATEV angelegt.


Hier nochmal eine Übersicht, wie die Belegbilder zwischen dem Amadeus 360 - Belegarchiv und den DATEV - Belegtypen zugeordnet werden:


Belegarchiv-OrdnerDATEV-Belegtyp
Eingangsrechnungen und AviseRechnungseingang
AusgangsrechnungRechnungsausgang
Inventur und BruchlistenInventur und Bruch
BruchlisteInventur und Bruch
KassenbelegKasse
AviseRechnungseingang
SteuerunterlagenSonstige
Kontoauszüge / SaldenbestätigungenKontoauszug




2. Einrichtung in Amadeus 360


Um den automatischen Belegbilderupload einzurichten, muss der DATEV-Account noch mit Amadeus 360-System verbunden werden.


2.1. Login Maske


Unter Finanzen & Controlling > Buchhalter & Steuerberater > Einstellungen (https://login.amadeus360.de/finanzen/stb/settings) finden Sie diese Login Maske:



Geben Sie hier Ihre DATEV Berater- und Mandanten-Nr. ein und klicken Sie auf Mit DATEV verbinden“.


2.2. Mit DATEV verbinden


Im nächsten Schritt wählen Sie Ihr Anmeldeverfahren aus (wie zuvor im DATEV Mitarbeiter konfiguriert) und klicken Sie auf weiter.



Stimmen Sie nun dem dauerhaften Zugriff auf den Bestand zu.





nach der Zustimmung landen Sie wieder in der Login Maske. Nach einer erfolgreichen Anmeldung wechselt der Anmeldestatus zu: Erfolgreich angemeldet“. Sollte der Anmeldestatus unverändert sein (Nicht angemeldet) handelt es sich vermutlich um ein Berechtigungsproblem, überprüfen Sie hierzu alle Schritte unter 1.



Nach erfolgreicher Anmeldung werden nun automatisch alle Belegbilder aus dem Belegarchiv zu DATEV übertragen. Es ist zu beachten, dass nur Belegbilder ab dem Anmeldedatum rückwirkend zum 1. des Monats und künftige übermittelt werden. Sie können mithilfe des Protokolls erkennen wann Übermittlungen stattgefunden haben und ob sie erfolgreich waren. Es ist zu beachten, dass die Übermittlungen nicht in Echtzeit geschehen, so ist es normal das nach Ablage eines Belegbildes im Belegarchiv einige Zeit vergeht, bevor dieses bei DATEV zu finden ist. Übermittlungen finden in der Regel mehrfach in der Stunde statt.





2.3. Verbindung zu DATEV aufheben


Falls Sie nicht mehr wünschen das Amadeus 360 die Belegbilder an DATEV übermittelt, gehen Sie wie folgt vor:


klicken Sie in der Login-Maske auf den Button Bei DATEV abmelden und bestätigen Sie die Abmeldung im neuen Fenster. Der Anmeldestatus wechselt nun wieder auf Nicht angemeldet“ und es werden keine Übermittlungen mehr vom System getätigt.





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1. Vorbereitung zur Einrichtung in DATEV


1.1. Mitarbeiter-Rechte überprüfen


In der „Rechteverwaltung online“ muss zunächst für den Mitarbeiter das Recht für „Belege“ hinzugefügt werden. Dazu einfach einen Haken auf „Belege“ setzen und bei der Dateifreigabe die gewünschte Berater- und Mandanten-Nr. wählen.




Die Rechte-Vergabe kann auch moderat über ein Gruppenrecht geschehen. Das Gruppenrecht ist ein Konvolut aus einzelnen Rechten.




Es ist auch möglich die „Globale Datenfreigabe“ zu nutzen. Mit der globalen Variante, lassen sich die Rechte für mehrere Berater oder Mandanten gleichzeitig setzen.





Näheres hierzu können Sie auch in der „Rechteverwaltung online: Online-Anwendungen freischalten“-Dokumentation von DATEV entnehmen: https://www.datev.de/dnlexom/v2/content/documents/1071518/pdf


1.2. Mandanten Registrierung


Bevor ein Mandant an die Schnittstelle angebunden werden kann, muss eine Mandantenregistrierung für diesen durchgeführt werden. Die Mandantenregistrierung finden Sie unter „DATEV Arbeitsplatz“ wie folgt:



Wählen Sie das Produkt „DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen“. Je nach Vertrag kann es aber auch notwendig sein hier das Produkt „DATEV Unternehmen online“ auszuwählen.



Eine detaillierte Anleitung von DATEV zur Mandantenregistrierung finden Sie hier: https://apps.datev.de/help-center/documents/1002326



1.3. Belegtypen


Damit alle Belegbilder aus „Amadeus 360“ zu DATEV mit vorhandenen Belegtypen übermittelt werden können, muss sichergestellt sein, dass eine Liste folgender Belegtypen in jedem Mandanten vorhanden ist:


  • Rechnungseingang
  • Rechnungsausgang
  • Inventur und Bruch
  • Kasse
  • Sonstige
  • Kontoauszug


Hierzu im Mandanten auf „Anwendungen“ klicken, dann auf Belege …


rechts auf Stammdaten ...


Fenster öffnet sich, auf Belegtypen, Verwalten


In der Belegtypen-Verwaltung sollten immer die hier zu sehenden Belegtypen bereits angelegt sein (Diese sind auch mit Standard Ja gekennzeichnet).



Mit dem Button „Anlegen“ können Sie hier weitere Belegtypen hinzufügen:



Stellen Sie sicher, dass die Liste wie folgt erweitert wird:




Es muss nicht zwingend jeder Belegtyp vorhanden sein, Belegbilder welche beim upload nicht zugeordnet werden können, werden dann ohne Belegtyp bei DATEV angelegt.


Hier nochmal eine Übersicht, wie die Belegbilder zwischen dem Amadeus 360 - Belegarchiv und den DATEV - Belegtypen zugeordnet werden:


Belegarchiv-OrdnerDATEV-Belegtyp
Eingangsrechnungen und AviseRechnungseingang
AusgangsrechnungRechnungsausgang
Inventur und BruchlistenInventur und Bruch
BruchlisteInventur und Bruch
KassenbelegKasse
AviseRechnungseingang
SteuerunterlagenSonstige
Kontoauszüge / SaldenbestätigungenKontoauszug




2. Einrichtung in Amadeus 360


Um den automatischen Belegbilderupload einzurichten, muss der DATEV-Account noch mit Amadeus 360-System verbunden werden.


2.1. Login Maske


Unter Finanzen & Controlling > Steuerberater > Einstellungen (https://login.amadeus360.de/finanzen/stb/settings) finden Sie diese Login Maske:



Geben Sie hier Ihre DATEV Berater- und Mandanten-Nr. ein und klicken Sie auf Mit DATEV verbinden“.


2.2. Mit DATEV verbinden


Im nächsten Schritt wählen Sie Ihr Anmeldeverfahren aus (wie zuvor im DATEV Mitarbeiter konfiguriert) und klicken Sie auf weiter.



Stimmen Sie nun dem dauerhaften Zugriff auf den Bestand zu.





nach der Zustimmung landen Sie wieder in der Login Maske. Nach einer erfolgreichen Anmeldung wechselt der Anmeldestatus zu: Erfolgreich angemeldet“. Sollte der Anmeldestatus unverändert sein (Nicht angemeldet) handelt es sich vermutlich um ein Berechtigungsproblem, überprüfen Sie hierzu alle Schritte unter 1.



Nach erfolgreicher Anmeldung werden nun automatisch alle Belegbilder aus dem Belegarchiv zu DATEV übertragen. Es ist zu beachten, dass nur Belegbilder ab dem Anmeldedatum rückwirkend zum 1. des Monats und künftige übermittelt werden. Sie können mithilfe des Protokolls erkennen wann Übermittlungen stattgefunden haben und ob sie erfolgreich waren. Es ist zu beachten, dass die Übermittlungen nicht in Echtzeit geschehen, so ist es normal das nach Ablage eines Belegbildes im Belegarchiv einige Zeit vergeht, bevor dieses bei DATEV zu finden ist. Übermittlungen finden in der Regel mehrfach in der Stunde statt.





2.3. Verbindung zu DATEV aufheben


Falls Sie nicht mehr wünschen das Amadeus 360 die Belegbilder an DATEV übermittelt, gehen Sie wie folgt vor:


klicken Sie in der Login-Maske auf den Button Bei DATEV abmelden und bestätigen Sie die Abmeldung im neuen Fenster. Der Anmeldestatus wechselt nun wieder auf Nicht angemeldet“ und es werden keine Übermittlungen mehr vom System getätigt.