Mit der neuen Posteingang-Funktion im Belegarchiv haben Sie die Möglichkeit E-Mails direkt an Ihr Belegarchiv schicken zu lassen. 


Wie Sie diese Funktion nutzen und sich eine E-Mail-Adresse konfigurieren, wird nachfolgend beschrieben. 


INHALTSVERZEICHNIS


E-Mail-Adresse konfigurieren 


Navigieren Sie zu: 

  • Einstellungen
  • Buchhaltung 
  • Belegarchiv 



Auf der rechten Seite können Sie nun mit dem Button Generieren, die E-Mail-Adresse für Ihr Belegarchiv generieren. 



Bitte beachten Sie: Die E-Mail-Adresse kann nicht manuell verändert werden und nur einmal generiert werden. Haben Sie die E-Mail-Adresse generiert, kann diese nicht mehr gelöscht werden.



Posteingang im Belegarchiv


Unter: 

  • Finanzen und Controlling 
  • Belegarchiv 


finden Sie nun den Ordner Posteingang Fibu. 


Hier finden Sie alle .pdf-Dateien, die an Ihre Belegarchiv-E-Mail Adresse geschickt wurden.

Sie können wie gewohnt auch manuell .pdf-Dateien im Ordner Posteingang FiBu hochladen. 


Die Mails werden alle 5-10 Minuten abgerufen. 


Wichtig für Sie! Es können nur .pdf Anhänge erkannt und gespeichert werden.


Hierzu klicken Sie im rechten Feld auf Datei hier hinziehen. 


Bitte beachten Sie: Die pdf-Dateien dürfen max. 5 MB groß sein. 



Meta-Daten der Belege 


  • ID: Eine eindeutige ID dieses Beleges. Mit dieser ID lässt sich der Beleg auf jeden Fall im gesamten Archiv wiederfinden. 
  • Bezeichnung/Dateiname: Wird beim Hochladen noch der Dateiname genutzt, können Sie hier hinterher jede Bezeichnung eintragen, die Ihnen das Wiederfinden des Belegs erleichtert. 
  • Belegdatum: Bei Belegen, die ein Datum wie z.B. da Rechnungsdatum enthalten, kann dies hier gepflegt werden. Wenn es nicht gepflegt wird, entspricht es dem Upload-Datum. 
  • Nettobetrag: Bei Rechnungen in der Finanzbuchhaltung kann hier der Nettobetrag gepflegt werden. 
  • Zuordnung FiBu: Ein geplantes Feature ist es, aus den Rechnungen bereits die Wareneinsätze für Bar und Küche im laufenden Monat berechnen zu können. Die Zuordnung zu einem Bereich ist bereits hier möglich. 
  • Zuordnung Mitarbeiter: Ist ein Beleg, z.B. ein Arbeitsvertrag direkt einem Mitarbeiter zuzuordnen, so können Sie diese Zuordnung hier treffen. 
  • Hochgeladen von und Hochgeladen am: User und Datum des Uploads, sofern bekannt. 
  • Aktion: Diese Datei über den Pfeil herunterladen, über den Mülleimer löschen oder über die Lupe betrachten.


Unter Funktion / Belegart können Sie das Dokument einem Ordner zuweisen. 



Mehrere Dateien auf einmal verschieben


Mehrere Dateien auswählen

Möchten Sie mehrere Dateien gleichzeitig in einen Ordner verschieben, setzen Sie bei allen Dateien in der Checkbox per Klick, einen Haken. 


Wählen Sie per Dropdown den Ordner aus in den Sie die Dateien verschieben möchten 


 Nun klicken Sie auf Bestätigen.


Alle Dateien auswählen

Möchten Sie alle Dateien, welche sich in Ihrem Posteingang Fibu befinden, zusammen in einen anderen Ordner verschieben oder löschen, setzen Sie den Haken bei Alle auswählen. Unter dem Dropdown-Menü Alle ausgewählte Dateien wählen Sie die Aktion aus, die Sie durchführen möchten, und drücken anschließend auf Bestätigen.