Der Reiter "Administrator" ist nur sichtbar, wenn die Zugriffsberechtigung für diesen Bereich erteilt wurde.



Nachfolgend wird die Konfiguration beschrieben.


INHALTSVERZEICHNIS


Geschäftsführerübersicht


Neben der Verwaltung wichtiger Konfigurationsoptionen sehen berechtigte Personen hier die Reservierungsauslastung des aktuellen Tages (GF Übersicht). Unter "Besondere Reservierungen" werden Reservierungen gelistet, die für den Geschäftsführer zur Nachverfolgung gekennzeichnet wurden:




Die Menüauswahl links ermöglicht den schnellen Einstieg in Unterpunkte der Konfiguration:


gastroBook Konfiguration


Die Konfiguration von gastroBook umfasst die Punkte Allgemeines, Reservierungen, Reservierungsplugin (für Online-Reservierungen über die Website), SMS-Verwaltung und Tischplan.  

 

 

In der Sektion "Allgemeines" werden Einstellungen vorgenommen, die für alle Reservierungen gelten sollen und das Verhalten von gastroBook bei der Verwaltung der Reservierungen beeinflussen.

 

 

Unter "Reservierungen" wird die Möglichkeit der Platzierung von Walk-In-Kunden aktiviert/deaktiviert. Zusätzlich können reservierungsspezifische Einstellungen vorgenommen werden:

 

 

 

 Unter "Reservierungsplugin" finden sich Einstellungen, die das Erscheinungsbild sowie wählbare Optionen des Online-Reservierungsplugin betreffen:

 

 

 

Die SMS-Dienste sind in der Grundeinstellung deaktiviert, da bei nicht sachgemäßem Gebrauch hohe Kosten entstehen können:

 

 

Einstellungen für den "Tischplan":


Textvorlagen


Zur Kommunikation mit Kunden verwendet gastroBook Standardtexte. Diese werden unter "Textvorlagen" angepasst: 

 

 

Zur Personalisierung der Nachrichten können die folgenden Platzhalter verwendet werden, ähnlich der Serienbrieffunktion in der Textverarbeitung:

 

 

 

 

Für fortgeschrittene Benutzer und Web-Entwickler besteht die Möglichkeit, das Homepage-Plugin individuell an die gestalterischen Merkmale der Webseite des Restaurants anzupassen:

Mitarbeiterverwaltung 

In der Mitarbeiterverwaltung werden die Benutzer für gastroBook freigeschaltet, Zugriffsrechte für bestimmte Bereiche erteilt sowie PINs für die Authentifizierung vergeben:



Zugangsmethoden


gastroBook bietet unter dem Menüpunkt Zugriffsverwaltung - Zugangsmethoden drei Konfigurationen für die beim Login erscheinende PIN-Maske: 


Zugang mit individueller PIN (Standard)
Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene PIN, mit welcher er sich am System anmeldet. Hierdurch werden eingetragene Reservierungen / alle Aktionen direkt einem Mitarbeiter zugeordnet und sind später einfach nachzuvollziehen. Außerdem können jedem Mitarbeiter individuelle Zugriffsrechte erteilt werden.


Zugang mit zentraler PIN
Jeder Mitarbeiter meldet sich mit der gleichen PIN in gastroBook an. Für weitergehende Tätigkeiten, die einen Administrator-Zugang in gastroBook benötigen, kann eine separate PIN vergeben werden. Der Standardbenutzer hat nur Zugriff auf die Reiter Allgemeines / Kunden, der Administrator zusätzlich auf Restaurant / Mitarbeiter.


Zugang ohne PIN
Der Zugang zu gastroBook erfordert keine PIN-Eingabe. Diese Option ist nur zu empfehlen, wenn das Gerät vor unbefugter Benutzung gesichert ist.



Mitarbeiter verwalten


Damit Mitarbeiter bei einer Reservierung ihr Kürzel verenden können oder sich über die Gastro-MIS Webseite ins System einloggen können, müssen diese einmalig in gastroBook importiert werden. 

Dieser Schritt ist nur möglich, wenn der Benutzer bereits in einem System von Gastro-MIS angelegt wurde, z.B.  in Amadeus360 oder gastroCMS . 

Ist dies nicht der Fall, senden Sie bitte eine Liste der Mitarbeiter an unseren Support, wir legen diese dann für Sie an.

 Zum Importieren eines Mitarbeiters genügt ein Klick auf den Namen in der Liste auf der rechten Seite. 

Je Mitarbeiter sollte eine mindestens vierstellige PIN vergeben werden. 

Der Mitarbeiter erscheint anschließend in der Liste auf der linken Seite. Standardmäßig hat ein Benutzer keine Zugriffsrechte – kann das System somit nicht nutzen. Um Zugriff auf einen der 4 Reiter „Allgemein", „Kunden", „ Restaurant" oder „Administrator" zu gewähren, genügt ein Klick auf den gewünschten Haken neben dem Mitarbeiter. Dieser färbt sich daraufhin grün und der Reiter ist für den Mitarbeiter freigegeben.



Reservierungszeiten


Unter „Schichten" findet sich die Zeitsteuerung des Restaurants. In der Zeitsteuerung wird festgelegt, wann das Restaurant geöffnet hat (Tage/Stunden) und wann reserviert werden kann. Hier wird auch die maximale Reservierungsauslastung der Tische bei den Buchungen, die Gruppenstärke, eingestellt. Bereits angelegte Räume können für Reservierungen freigeschaltet werden. 



Schichten


In der Konfiguration einer Schicht wird neben grundlegenden Eigenschaften wie Name und Beschreibung der Berechnungsmodus basierend auf der Auslastung angegeben. Die gewählte Option beeinflusst die Darstellung der Optionen unter "Konfiguration":

  • Prozentuelle Auslastung: Ausgehend von einer Gesamtkapazität von 100% wird festgelegt, ab welchem Auslastungsgrad keine weiteren Reservierungen mehr möglich sind.
  • Tischbasierte Reservierung: Die Anzahl der Tische sowie die pro Tisch definierten Sitzplätze werden bei der Abfrage der Reservierungsverfügbarkeit ausgewertet.




Angaben zu Reservierungszeiten:



Wahl der für Reservierungen zur Verfügung stehenden Räume:



Reiter "Konfiguration" (in Abhängigkeit der unter "Allgemeines" gewählten Option der Auslastungsberechnung):




Unter "Erweitert" wird der HTML-Code der Reservierungsbestätigung sowie der Zufriedenheitsabfrage angepasst:


Ausnahmen


Zeiten, zu denen keine Reservierung angenommen werden kann, werden unter "Ausnahmen" festgelegt:





Aktionen


Eine Aktion wird erstellt, um an einem bestimmten Datum die normalen Reservierungen außer Kraft zu setzen und über 

gastroToken Gutscheine für diesen Tag zu verkaufen.


Eine Aktion unterscheidet sich von einer Reservierung durch folgende Merkmale:

  • begrenzte Anzahl an Plätzen
  • Karten-Vorverkauf über gastroToken
  • direkte Zuweisung an Tische


Aktionen anlegen


Das Erstellen einer Aktion erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche "Hinzufügen":

 

 

Aktionen können nur im Verbund mit dem Gutscheinsystem gastroToken erstellt werden.


Ausnahmen


Analog zur Erstellung einer Ausnahme bei Schichten werden Ausnahmen zu Aktionen eingerichtet:

 



Tische kombinieren



Tischkombinationen legen fest, welche Kombinationsmöglichkeiten der verfügbaren Tische möglich sind. Im Restaurantbetrieb wird angezeigt, welche Tische zusammen gestellt werden können, um Platz für größere Gruppen zu schaffen. Die Tischkombinationen werden beim Eintragen einer neuen Reservierung mit der entsprechenden Personenzahl vorgeschlagen.

Zu beachten ist, dass Tischkombinationen bei der Verwaltung von Aktionen keine Berücksichtigung finden.





Statistiken


Statistische Daten zu Reservierungen werden im Reiter "Administrator" unter "Statistiken" kumuliert dargestellt:


Gesamtübersicht der Reservierungen:



Auswertung pro Wochentag:



Auswertung pro Stunde:



Auswertung pro Woche:



Quelle der Reservierung


Übersicht Statistiken im Diagramm