Waren beide Anmeldungen (Anmeldung des Betriebes mittels Benutzername und Passwort, Anmeldung des Mitarbeiters/Geschäftsführers mittels PIN) erfolgreich, wird die Benutzeroberfläche von gastroBook angezeigt. 


Da für die Grundkonfiguration weitere Daten notwendig sind, erscheint ein Hinweis über die noch fehlenden Einstellungen. Diese werden nachfolgend Schritt für Schritt beschrieben: 



INHALTSVERZEICHNIS


Das Restaurant anlegen


Im ersten Schritt wird im Tab "Restaurant" der Betrieb grafisch angelegt und ein Raumplan erzeugt. 

Ein Raumplan muss mindestens einen mit Tischen gefüllten Raum beinhalten. 

Stockwerke können mittels stilisierter Treppen angedeutet werden.


Vorgehensweise: Raum erstellen (1 - 5), Raum mit Tischen und Objekten befüllen (6 - 9)

1) Tab "Restaurant" 

2) Tab "Räume" 

3) Button "Neuen Raum anlegen" 



 

4) Nach Eingabe der Raumdaten werden die Angaben durch Klick auf "Speichern" übernommen und der

 Raum im Raumplan erstellt.

 

Folgende Raumdetails können angegeben werden:


    • Raumname
    • Breite in Metern
    • Länge in Metern
    • Anmerkungen: der eingegebene Text erscheint als zusätzliche Beschreibung unter dem 

Namen des Raumes

Bodentextur: der stilisierte Bodenbelag des Raums

Symbol: das Symbol, mit dem der Raum in Übersichten und Auswahlfeldern dargestellt wird.


 

5) Der neu erstellte Raum wird in der Liste auf der linken Seite unter "Vorhandene Räume" aufgelistet. 

Änderungen an einem Raum können jederzeit über das Stift-Symbol (1) vorgenommen werden. 

Die Anzeigefolge der Räume wird durch Klick auf den entsprechenden Pfeil (2) festgelegt.

Einmal angelegte Räume können aus Gründen der Datenkonsistenz nicht manuell gelöscht werden. 

Dies ist über eine kurze Nachricht an den Support ( support@gastro-mis.de ) möglich.

 


 

 

6) Der Grundriss des neuen Raumes wird im rechten Teil des Bildschirms als Raumplan angezeigt (3). 

Wurden mehrere Räume erstellt, kann der gewünschte Raum über das Auswahlfeld (1) gewählt werden. 

Über die Schaltflächen (2) wird der Bearbeitungsmodus der Tische und Objekte festgelegt. 

 

7) Tische hinzufügen

 

Vorgehensweise:

  • Schaltfläche Tische (1)
  • Sitzplatzanzahl (2) festlegen

 

 

  • Tischform und Sitzplatzanordnung wählen (3)

 

 

  • Vergabe der Tischnummer (4)

 

8) Der Tisch wird nun im grafischen Tischplan angezeigt und kann je nach gewählter 

Bearbeitungsoption (Verschieben, Bearbeiten, Entfernen, Rotieren) geändert werden:

 

 

9) Objekte werden auf ähnliche Weise hinzugefügt:



Konfiguration der Öffnungszeiten / Reservierungszeiten 


Nachdem das Restaurant angelegt wurde, sollten nun die Öffnungszeiten / Reservierungszeiten des 

Restaurants konfiguriert werden. 


Hierfür gibt es in gastroBook einen „einfachen" und einen „erweiterten" Modus, welche nahtlos 

ineinander übergehen. 

Eine einfache Konfiguration wird durch Klick auf den Reiter „Restaurant" und hier auf den Unterpunkt 

„Schichten" im linken Menü des Administrations-Tab erstellt. 

Über den „Hinzufügen"-Button rechts oben wird die erste Schicht angelegt. 


In gastroBook wird zwischen zwei Arten einer Reservierung unterschieden:

- Die erste Art ist „Restaurant", also das Kontingent mit welchem die Kellner direkt in gastroBook 

arbeiten.

- Die zweite Art ist „Online" und bezieht sich auf das Kontingent, welches für die Reservierung auf der 

Homepage/ Facebook / App freigegeben wird.



Es erscheint die folgende Eingabemaske:

Die Maske ist in 5 Bereiche unterteilt: Allgemeines, Zeitraum, Räume, Konfiguration und Erweitert. Durch

Klick auf den Reiter „Zeitraum" werden die Öffnungszeiten und der Zeitraum, in welcher diese Schicht 

gültig, definiert.

Feld

Beschreibung

Name

Ein beschreibender Name, der dem Kellner/Kunden die Erkennung erleichtert. Zum Beispiel „Restaurant", „Brunch", „Abendessen" o.ä.

Beschreibung

Diese Beschreibung wird bei der Onlinereservierung angezeigt – sinnvoll kann hier z.B. die Nennung von Rahmenbedingungen oder weiteren Informationen zur Schicht sein. Bsp.: „Essen à la carte von 17 bis 22 Uhr"

Typ

Der Typ einer Schicht definiert, wie die für Reservierungen verfügbaren Tische berechnet werden. 

Unter "Prozentuelle Auslastung" kann z.B. angegeben werden, dass nur 50% aller Tische für eine Reservierung zur Verfügung stehen. 

Die tischbasierte Reservierung erlaubt die Definition von verfügbaren Tischkontingenten (z.B. zehn Tische mit je 5 Sitzplätzen und acht Tische mit je 6 Sitzplätzen). 

Die Angabe der prozentuellen Auslastung wird oft der tischbasierten Reservierung 

vorgezogen.

Reservierung erlauben bis

Gibt an, bis zu welcher Uhrzeit eines Tages reserviert werden kann. 

gastroBook versendet zu diesem Zeitpunkt eine Sammelmail mit allen Reservierungen an die unter "Tägliche Zusammenfassung an" eingetragenen Mail Adressen.

Zusammenfassungen

Geben Sie hier eine oder mehrere durch Strichpunkt getrennte Email Adressen für den Erhalt der täglichen Zusammenfassungen an.

Jede Reservierung an

Falls gewünscht, wird jede eingehende Reservierung an die hier eingetragenen Mailadressen verschickt.

Maximal in der Zukunft

Gibt an, wie viele Wochen in der Zukunft eine Reservierung im Restaurant / über das 

Online-Formular möglich sein soll. Beim Versuch, eine Reservierung über diesen Zeitraum 

hinaus einzutragen, wird ein Hinweis eingeblendet mit der Bitte, sich telefonisch mit dem 

Restaurant in Verbindung zu setzen.


Über die Checkboxen links wird festgelegt, für welche Wochentage diese Schicht aktiv sein soll. 

Rechts daneben wird der Gültigkeitszeitraum an diesem Tag angegeben.



Im unteren Bereich besteht die Möglichkeit, die jeweilige Schicht nur in einem bestimmten

Datumsbereich oder zu bestimmten Wochen des Monats aktiv zu schalten (z.B. für nur einmal 

monatlich stattfindende Sommerfestivals oder Events).

Die Option "Immer" ermöglicht die Nutzung der Schicht ohne Einschränkungen.



Im Reiter „Räume" werden die für die jeweilige Schicht zur Verfügung stehenden Räume festgelegt.

Bei der Kalkulation derverfügbaren Kapazität werden nur hier als verfügbar markierte Räume 

berücksichtigt.

Beispiel: Ein nur am Sonntag zum Brunch geöffneter Raum kann über diese Einstellung für 

Reservierungen zu den normalen Öffnungszeiten ausgeschlossen werden. 

Um eine Schicht anzulegen, muss mindestens ein Raum als verfügbar markiert sein.

Zur Erleichterung der Kalkulation wird hinter dem Namen des jeweiligen Raumes die Sitzplatzanzahl 

je Kategorie (Essen/Trinken/Gesamt) angezeigt. Standardmäßig ist ein Tisch für beide Kategorien 

freigegeben. 

Diese Zuordnung kann im Restaurant - Planer verändert werden. 


Im Reiter "Konfiguration" werden die Detaileinstellungen zu "Prozentuelle Auslastung" oder 

"Tischbasierte Reservierung" angezeigt, je nachdem welches Berechnungsmodell unter "Allgemein" 

gewählt wurde.

Weitere Informationen zum tischbasierten Modell finden sich in (Link Admin Kofig)

Beim Modell der prozentuellen Auslastung wird ein Prozentwert der aktuell aktiven Tische angegeben, 

die maximal für Reservierungen zur Verfügung stehen. Die Anzahl der verfügbaren Tische und Sitzplätze

richtet sich nach den vorher ausgewählten Räumen.  

Rechts wird angezeigt, wie viele Tische in den gewählten Räumen insgesamt vorhanden sind und wie 

viele davon welchem Bereich zugewiesen wurden.

Unter "Gruppenstärke" kann die maximale Anzahl an Personen einer Reservierung angegeben werden,

unterteilt nach 

Restaurant und Online. Zusätzlich kann die jeweils maximale Zahl an Gruppen einer bestimmten 

Personenzahl je Schicht festgelegt werden.