Eine Betriebsprüfung wird entweder angekündigt mit mehreren Wochen Vorlauf oder direkt als Folge einer Kassennachschau eingeleitet. Bei Betrieben in bargeldintensiven Branchen stellt das Auswerten von Kassendaten meist ein zentrales Element der BP dar.
Mit Einführung der TSE und somit eines starken Manipulationsschutzes wird der Anfangsverdacht (der viel zitierte "Generalverdacht") aufgelöst. Der Prüfer kann nicht mehr davon ausgehen, dass sowieso manipuliert wurde, sondern muss vom Gegenteil ausgehen, dass die Daten aus der Kasse verlässlich sind und die Manipulation erst bewiesen werden muss. Dies dürfte einen Quantensprung im Ablauf vieler BPs auslösen, sofern auch die Prüfer dieses neue Konzept verstanden haben.
Mit Einführung der DSFinV-K ist mit kleinen Abstrichen auch erstmals sehr genau beschrieben, welche Daten ein Kassensystem bei einer BP liefern muss (und im Umkehrschluss, welche Daten nicht verlangt werden). Natürlich ist in der DSFinV-K eine Tür offen geblieben, mittels der ein Prüfer nach weiteren, nicht in der DSFinV-K definierten Daten fragen kann, allerdings muss er begründen, welche Manipulation er mit diesen weiteren Daten ausschließen will. Ein reines Nachfordern des Nachforderns Willen reicht nicht mehr aus. Dies gilt z.B. auch für die zu trauriger Berühmtheit gelangten Stammdatenänderungsprotokollen. Wenn alle relevanten Daten in den Bewegungsdaten erfasst sind (was bei Amadeus II der Fall ist), gibt es keinen Grund, diese Protokolle zu verlangen.
Welche Daten müssen übergeben werden?
Bei einer BP (oder im Weiteren auch einer Steuerfahndung) müssen die Grundaufzeichnungen des Kassensystems in dem DSFinV-K definiertem Format an den Prüfer übergeben werden. Die DSFinV-K regelt auf über 100 Seiten erstmals in der Geschichte der Kassensysteme sehr genau, welche Daten auf welche Art und Weise übergeben werden müssen. In Amadeus II können Sie diese Daten für beliebige Zeiträume (auch für Zeiträume vor dem 01.01.2020) exportieren. Sie erhalten über die entsprechende Funktion im Reporting eine Zip-Datei, welche Sie ohne weitere Bearbeitung an den Prüfer per CD oder Download-Link übergeben können.
Außerdem kann der Prüfer einen Datenexport direkt aus der TSE verlangen, die so genannten "TAR-Files". In diesen Dateien sind alle Daten, die jemals an die TSE geschickt wurden, enthalten. Die TAR-Files werden von Amadeus II automatisch jeden Tag zu Backup-Zwecken exportiert. Sie können die TAR-Files aber auch in dem Moment exportieren, in dem Sie diese für einen Prüfer benötigen.