Gastro-MIS GmbH

In einer Gruppe von Restaurants ist der Umstieg auf eine zentrale Artikelstammdatenverwaltung meist ein großer und wichtiger Schritt. Wenn Sie sich mit Ihrer Gruppe auf diesen Weg machen, soll dieser Guide Sie und Ihre Restaurants bestmöglich auf diesen Schritt vorbereiten. 

Ein zentraler Artikelstamm bedeutet vor allem, dass in jedem Restaurant jeder Artikel (Artikelnummer) über die gesamte Gruppe hinweg eindeutig sein muss. Das "Cola 0,4" darf also nicht im Betrieb A die Nummer 123 und im Betrieb B die Nummer 456 haben. Diese Bedingung gilt neben den eigentlichen Artikel auch für alle Stammdaten, die mit den Artikeln zu tun haben. Von Warengruppen über Finanzwegen bis hin zu Steuern muss alles identisch sein. Planen Sie für die gesamte Migration deswegen bitte Zeit ein. Der Teufel steckt auch hier meist im Detail. Unter 6 Monaten ist ein solches Projekt nicht realistisch und mit der nötigen Sorgfalt zu bewerkstelligen. 

Technische Grundvoraussetzungen Amadeus II/III

• Kassenserverversion: mindestens neueste 1.4.8 (mit der Synchro 0.9.5.4425).
• Amadeus III - Synchronisationsdienst installiert und aktiv. Synchronisation mit Amadeus360 muss eingerichtet sein. 
• Internetverbindung: mindestens 16 MBit Downstream, mindestens 5 MBit Upstream.
• Kassenserver (Amadeus II Server und Amadeus III Dienst) müssen 24/7 laufen und dürfen nur zu Wartungszwecken neu gestartet werden. 
• Wenn es sich um bestehende Betriebe handelt, darf in der Konfiguration von Amadeus III Amadeus360 nicht als führendes System markiert sein. 

Technische Grundvoraussetzungen Amadeus360

• Jedes einzelne Restaurant muss in Amadeus360 als Betrieb angelegt sein. 
• In jedem Betrieb muss die Synchronisation zwischen Amadeus360 und Amadeus III aktiv sein. 
• Wenn es sich um bestehende Betriebe handelt, darf der Haken "Amadeus360 ist führendes System" zu Beginn nicht gesetzt sein. 
• Alle Betriebe müssen in einem Gruppenmodul zusammengeschlossen sein und in mindestens eine Gruppe/Konzept eingeteilt sein. 

Vorbereitung der Stammdaten in Amadeus II

Bevor die Daten über einen zentralen Artikelstamm synchronisiert werden können, müssen viele Stammdaten in allen teilnehmenden Restaurants absolut identisch sein. Konkret geht es hierbei vor allem um die Nummern und Bezeichnungen. Im Folgenden eine Liste der Felder, die über alle Standorte hinweg identisch konfiguriert sein müssen. 

• Artikel
  • Nummer
  • Name
  • Funktion (Hauptartikel/Tender/Info/Menü)
  • Feinsparte
  • MEC-Code
  • Finanzweg
  • Preisobjekte
    • Steuersätze
    • Tender, Tender-MEC, Tender-Ausschluss, Kettenartikel
  • Im Falle der Menüzusammenstellung, müssen die Zusammenstellungen 100% identisch in allen Optionen, Artikeln und Gängen sein.
• MEC-Codegruppen
  • Nummer
  • Bezeichnung
• MEC-Codes
  • Nummer
  • Bezeichnung
  • Erlaubte Verkaufsstellen
• Hauptsparten
  • Nummer
  • Bezeichnung
• Sparten
  • Nummer
  • Bezeichnung
  • Steuern
  • Bons
• Feinsparten
  • Nummer
  • Bezeichnung
• Zahlungsprovider
  • Alle Felder zu 100%
• Finanzarten
  • Nummer
  • Name
  • Finanztyp
• Finanzwege
  • Alle Felder zu 100%
  • Die ersten 20 Finanzwege sind fest vorgegeben und müssen nicht abgeglichen werden. 
• Steuern
  • Alle Felder zu 100%
• Verkaufsstellen
  • Alle Felder zu 100%
• Angebote
  • Alle Felder zu 100%

Sind die einzelnen Felder in den Standorten zu unterschiedlich befüllt, kann es Sinn ergeben, die einzelnen Objekte zu deaktivieren und für alle Standorte in einem höheren Nummern-Bereich neue Objekte einheitlich anzulegen. Häufig kann die z.B. bei den Finanzwegen mit unterschiedlichen Rabatten in den Standorten vorkommen. Statt diese überall zu überschreiben oder gar eine neue Datenbank verwenden zu müssen, könnte man hier alle Finanzwege über 20 (die ersten 20 sind fest vorgegeben und nicht veränderbar) deaktivieren und z.B. ab 1000 für alle Standorte gültige Finanzwege anlegen. 

Wird während der Migration in einem Standort etwas verändert, muss dies möglichst zeitgleich in allen Standorten geändert werden. 

Synchronisation der Kassen mit den einzelnen Standorten in Amadeus360

Sind die Stammdaten wie oben beschrieben in allen Standorten vorbereitet, müssen die Stammdaten jedes Standorts mit Amadeus360 synchronisiert werden. Wie die Synchronisation eingerichtet wird, erfahren Sie hier. 

Ist die Synchronisation abgeschlossen, kann/muss in den Standorten Amadeus360 zum führenden System erklärt werden. Dies erledigt am besten Ihr Fachhandelspartner für Sie. Von diesem Moment an sollte der Standort seine Stammdaten nur noch über Amadeus360 bearbeiten. Lokale Änderungen werden spätestens nach 5 Minuten wieder überschrieben. 

Überprüfen der Stammdaten und einrichten der zentralen Artikelstammdaten

Sind alle Standorte mit Amadeus360 synchronisiert kann die Einheitlichkeit der Stammdaten im Amadeus360-Gruppenmodul überprüft werden. Für alle oben genannten Felder werden hier alle Daten aus allen Betrieben miteinander verglichen und auf Einheitlichkeit überprüft. Etwaige Fehler müssen dann in den Standorten korrigiert werden. 

Erst wenn alle Stammdaten fehlerfrei durch die Überprüfung kommen, können diese Stammdaten in die Zentrale Synchronisiert werden. 

Einrichten der Zentralen Stammdatenverwaltung

Nach erfolgter Synchronisation müssen die Stammdaten in der Zentrale für die zentrale Verwaltung vorbereitet werden. Dabei müssen folgende Punkte erledigt werden: 

• Gruppierung der Läden: In Amadeus360 müssen alle Läden, in die Stammdaten synchronisiert werden sollen, in Gruppen eingeteilt werden. Die Synchronisation kann dann pro Artikel für diese Gruppen gesteuert werden. Zusammen mit der Gruppierung wird jeder Laden in ein Preissegment eingeteilt (niedrig, mittel, hoch).
• Preise für die Artikel festlegen: Da keine Artikelpreise in die Zentrale synchronisiert werden, müssen diese für alle Artikel gepflegt werden. Dabei können pro Artikel immer drei Preise (niedrig, mittel, hoch) gepflegt werden. Diese Preise werden dann bei der Synchronisation für jeden Laden gemäß der Eingruppierung des Ladens (siehe ersten Punkt) angewandt. 
• Wenn die ersten beiden Punkte erledigt sind, kann die Synchronisation der Standorte einzeln aktiviert werden. Zusätzlich muss die gesamte Synchronisation aktiviert werden. 

Ist der letzte Punkt erreicht, werden von diesem Zeitpunkt an alle Änderungen in den Artikeldaten in der Zentrale in die einzelnen Standorte synchronisiert. Von dort werden die Stammdaten dann in die Kassen synchronisiert. 

Vorgeschlagener Zeitplan

Abhängig von der Gruppengröße kann man den folgenden Zeitplan als Richtschnur für die Migration nehmen: