In Amadeus360 ist ein komplettes Belegarchiv zum Austausch von Dateien mit unserer Buchhaltung oder zur eigenen Ablage integriert. 


INHALTSVERZEICHNIS


Das Belegarchiv


Das Belegarchiv ist unter 

  • Finanzen & Controlling 
  • Dokumente 
  • Belegarchiv 

zu finden.


Das Belegarchiv erklärt


Um das Belegarchiv nutzen zu können, beachten Sie bitte die Rechtevergabe für das Belegarchiv


Das Belegarchiv ist in zwei große Bereiche unterteilt, Belegarchiv Lohn und Belegarchiv Fibu



Darunter befinden sich jeweils mehrere fest vorgegebene Kategorien.

Derzeit können keine eigenen Kategorien hinzugefügt werden.


In den einzelnen Kategorien können beliebig viele Dateien abgelegt werden. 


Falls Sie Ihre Buchhaltung über die Gastro-MIS abbilden, werden auch durch die Buchhaltung viele Dateien wie z.B Brutto-Netto-Abrechnungen im Belegarchiv abgelegt. Auch hat Ihr Buchhalter Zugriff auf das Belegarchiv, sodass ein Versenden von Belegen per Mail entfällt.



Einen Beleg hochladen


Wenn Sie einen Beleg hochladen möchten, wählen Sie bitte zunächst auf der linken Seite die entsprechende Kategorie aus. 

Zum Beispiel Arbeitsverträge. 


Die Dateien dürfen nicht größer als 5 MB sein!




Auf der rechten Seite öffnet sich nun die Uploadfläche sowie eine Übersicht aller Belege, die sich in dieser Kategorie befinden. 

 


Sie können nun Ihre .pdf- Datei einfach in die obere Schaltfläche ziehen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit einem Klick auf die Fläche Dateien hier hinziehen, die Datei aus Ihren Ordner auszuwählen. 


Für Dateien, die zu einem Mitarbeiter gehören, gibt es noch eine weitere Möglichkeit des Uploads, und zwar bei den Personalstammdaten im Reiter "Dokumente".


 

Meta-Daten des Beleges ändern


Der einzelne Beleg kann mit einigen Meta-Daten angereichert werden, was die Suche nach Belegen stark vereinfacht: 

 

  • ID: Eine eindeutige ID dieses Beleges. Mit dieser ID lässt sich der Beleg auf jeden Fall im gesamten Archiv wiederfinden. 
  • Bezeichnung/Dateiname: Wird beim Hochladen noch der Dateiname genutzt, können Sie hier hinterher jede Bezeichnung eintragen, die Ihnen das Wiederfinden des Belegs erleichtert. 
  • Funktion/Belegart: Entspricht den Kategorien im Baum auf der linken Seite. Haben Sie einen Beleg aus Versehen in der falschen Kategorie hochgeladen, können Sie dies hier über den Dropdown-Pfeil korrigieren. 
  • Belegdatum: Bei Belegen, die ein Datum wie z.B. da Rechnungsdatum enthalten, kann dies hier gepflegt werden. Wenn es nicht gepflegt wird, entspricht es dem Upload-Datum. 
  • Nettobetrag: Bei Rechnungen in der Finanzbuchhaltung kann hier der Nettobetrag gepflegt werden. 
  • Zuordnung Fibu: Ein geplantes Feature ist es, aus den Rechnungen bereits die Wareneinsätze für Bar und Küche im laufenden Monat berechnen zu können. Die Zuordnung zu einem Bereich ist bereits hier möglich. 
  • Zuordnung Mitarbeiter: Ist ein Beleg z.B. ein Arbeitsvertrag direkt einem Mitarbeiter zuzuordnen, so können Sie diese Zuordnung hier treffen. 
  • Hochgeladen von und Hochgeladen am: User und Datum des Uploads, sofern bekannt. 
  • Aktion: Diese Datei über den Pfeil herunterladen, über den Mülleimer löschen oder über die Lupe betrachten.



Posteingang

Der Posteingang dient als generelle, temporäre Sammelstelle für Ihre Dokumente. 

Lesen Sie hierzu unseren Handbucheintrag Belegarchiv - Posteingang

Sind Sie Buchhaltungsmandant bei uns, übernehmen wir das Sortieren!