Das Format "Zeilen nach Schichten" richtet den Fokus auf die Schichten am Tag und eignet sich am besten für größere Teams. Diese dienen als Grundlage für den Aufbau des Dienstplans.


Wie Sie das Format bearbeiten und verwenden, wird nachfolgend beschrieben. 


Benötigtes Modul:                                    Personalmodul
Benötigtes Recht
Für die Grundeinstellungen:                          Dienstplan-Einstellungen verwalten
Für die Dienstplanbearbeitung:                       "Bearbeiten"



INHALTSVERZEICHNIS



Grundkonfiguration


Bevor Sie die Mitarbeiter verplanen, sollten Sie zunächst unter Einstellungen die Anzahl der Schichten festlegen. 


Hierzu wechseln Sie bitte über: 


  • Personal
  • Dienstpläne 
  • Einstellungen 


In die Dienstplan-Einstellungen. 


Im gewünschten Dienstplan geben Sie nun unter Anzahl Schichten die maximale Anzahl an Schichten, die Sie am stärksten Wochentag benötigen, ein. 


 

Hier werden so viele Schichten benötigt, wie Sie Mitarbeiter in dieser Schicht einsetzen möchten. 

Ein Beispiel:

3 Mitarbeiter sollen Frühschicht haben, dann werden 3 Frühschichten benötigt
4 Mitarbeiter sollen Spätschicht haben, dann werden 4 Spätschichten benötigt
4 Mitarbeiter sollen Springerschicht haben, dann werden 4 Springerschichten benötigt. 
Insgesamt benötigen Sie 11 Schichten.



Zur vereinfachten Zuordnung der Mitarbeiter sollten Sie nun die Label und Anfangszeiten hinterlegen. 


Lesen Sie hierzu in unserem Handbuchartikel Label und Funktionen hinterlegen. 



Der Dienstplan


Wechseln Sie hierzu in der linken Leiste in den Unterpunkt Dienstpläne.


Anschließend wählen Sie in der oberen Zeile den gewünschten Dienstplan aus. 




Im oberen Bereich sehen Sie nun die Kachel Zeitraum und Optionen. 


  • Bearbeiten: Mitarbeiter im Dienstplan verplanen.


  • Drucken: Der Dienstplan in der Druckansicht.


  • Kalenderexport: Den Dienstplan nach Outlook exportieren.


  • Wer hat Zeit: Übersicht der Mitarbeiter / Verfügbarkeit. 


Der Dienstplan ist für die Vergangenheit schreibgeschützt, das heißt, alle Tage die vor dem Beginn der aktuellen Woche liegen können nicht verändert werden.  Liegt der komplette Zeitraum der Ansicht in der Vergangenheit, ist ein Bearbeiten gar nicht möglich. 


Um den Dienstplan zu bearbeiten und Mitarbeiter zu verplanen, klicken Sie bitte auf das Stift-Icon.




Den Dienstplan bearbeiten



Panels ein- und ausklappen


Mit dem Pfeil in der Kopfzeile von Panels (im Bild rot markiert) kann ein Panel ein- und ausgeklappt werden.

So können Inhalte die nicht dauerhaft benötigt werden ausgeblendet werden.




Anpinnen von Panels


Mit der Pinnnadel in der Kopfzeile des Panels (im Bild rot markiert) kann ein Panel unabhängig von der Position auf der Seite festgepinnt werden. 




Beim Scrollen auf der Seite bleibt das Panel an fester Stelle:




Verschieben von Panels


Mit dem Verschieben-Symbol in der Kopfzeile (im Bild rot markiert) kann ein Panel, sobald es angepinnt wurde, auf dem Bildschirm verschoben werden.  



Falls es also bestimmte Tage überlagert, kann es einfach an eine andere Stelle gezogen werden. Dazu am PC einfach die Maustaste gedrückt halten und verschieben. Am Mobilgerät reicht Antippen und ziehen.



Kopfbereich


Der Kopfbereich gliedert sich in die Bereiche Tage verplant und Sperrtermine und Zeitraum und Aktionen.


  • Tage verplant: Eine Statistik über die pro Mitarbeiter verplanten Tage im angezeigten Zeitraum. Die Färbung der Felder (rot/grün) richtet sich nach einem Abgleich zwischen den verplanten Tagen im Dienstplan und den in den Stammdaten eingetragenen Tagen pro Woche. 


rot: Verplante Tage sind weniger als die Tage pro Woche:

grün: Verplante Tage und Tage pro Woche sind gleich:

gelb: Verplante Tage sind mehr als Tage pro Woche:


  • Zeitraum und Aktionen: 

Die Auswahl des Zeitraums (Auswahl des zu bearbeitenden Zeitraumes). Mit einem Klick auf Aktualisieren wird Ihnen der ausgewählte Zeitraum angezeigt.

Der Dienstplan ist für die Vergangenheit schreibgeschützt, das heißt, alle Tage die vor dem Beginn der aktuellen Woche liegen können nicht verändert werden. 


  • Speichern und Verlassen: Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Der Button hier dient zum Überprüfen der Änderungen und um zurück in die Dienstplanansicht zu gelangen. 
  • Drucken: Diesen Dienstplan drucken oder als PDF-Datei abspeichern. 
  • Anfangszeiten übernehmen: Die Standardzeiten der Schichten werden in die Zusatzzeile übernommen. (Diese Zeile wird auch in der Druckversion dargestellt)
  • Zusatztexte und Zeiten löschen: Alle Inhalte und Zusatztexte werden aus der Zusatzzeile entfernt. 
  • Mail verschicken: Es wird eine E-Mail mit einer Benachrichtigung an alle Mitarbeiter verschickt, die an diesem Dienstplan teilnehmen, dass sich der Dienstplan geändert hat. 
Amadeus360 verschickt keine Dienstpläne per E-Mail, da sich der Dienstplan schon 5 Minuten nach dem Versand geändert haben kann.
  • Personen bearbeiten: Hier können Sie, wie auch bei den Einstellungen festlegen, wer an diesem Dienstplan teilnehmen oder ihn bearbeiten darf. 
  • Alle freigeben: Alle Tage freigeben. Der Dienstplan wird befüllt, angezeigt. 
  • Alle Freigaben aufheben: Alle Tage sperren. Der Dienstplan wird nicht mehr befüllt, angezeigt.
  • Änderungshistorie: Ist ein Bearbeitungslog der im Hintergrund mitführt, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden. 
  • Wer hat Zeit: Eine Übersicht über die Sperrtermine der Mitarbeiter.

  • Besetzung: Die Besetzung zeigt an wie viel offene Schichten Sie im Dienstplan, im Gegensatz zu der bereits vergebener Schicht, haben.

Ein Beispiel: Sie haben 4 Schichten verplant und 4 Schichten als offen markiert, dann sind 50% der Schichten besetzt. 



Mitarbeiter verplanen


Das Bearbeiten des Dienstplanes ist im Grunde sehr einfach.

Jeder Tag des Dienstplans hat im oberen Bereich einige grundlegende Informationen und die Möglichkeit, den Tag für die Mitarbeiter freizugeben.

Darunter findet sich dann pro Schicht die Möglichkeit, die Mitarbeiter einzuplanen und Schichten mit Informationen zu versehen. 


In den oberen Zeilen finden Sie für jeden Tag: 

  • Freigabe: Ist hier ein Haken gesetzt, sehen alle Mitarbeiter, die den Dienstplan einsehen dürfen, die Planung für diesen Tag. Ist der Haken nicht gesetzt, können Sie zwar planen, die Mitarbeiter sehen dies aber nicht. Nur wer den Dienstplan bearbeiten darf, sieht die Planung.

  • Forecast: Ihr Umsatz-Forecast für diesen Tag. Sie können den Forecast unter Finanzen&Controlling bearbeiten. 
  • Stundenbudget verbleibend / Std.budget/Eff: Für Franchise oder Gruppen kann über das Gruppenmodul ein Stundenbudget für jeden Tag festgelegt werden. Die im Dienstplan verplanten Stunden werden davon abgezogen. Solange die Zahl im Positiven ist, haben Sie weniger Stunden verplant als vorgesehen.

Wenn Sie in keiner Gruppe sind, werden hier schlicht die verplanten Stunden angezeigt. 


Mehr zum Budget erfahren Sie in unserem entsprechenden Handbuchartikel


Das Stundenbudget rechnet die Stunden aus den jeweiligen vergebenen Schichten zusammen. 

  • Bemerkung: Bemerkungen, die für den ganzen Tag gelten, können hier eingetragen werden. Durch einen Klick auf das kleine Dokument-Symbol wird die Bemerkung in alle anderen Dienstpläne kopiert. (Diese Bemerkung ist auch in der Druckversion dargestellt)


Der eigentliche Dienstplan wird dann direkt darunter erstellt.
Solange es keine Besonderheiten gibt, ist das Erstellen des Dienstplans schnell erledigt.



Auf der linken Seite sehen Sie die Übersicht der Schichten, die unter Label und Anfangszeiten hinterlegt wurden.

Mit einem Klick auf das Uhr-Icon können Sie die hinterlegte Zeit für die Schicht einsehen. 

Außerdem können Sie damit die Standard-Zeit bearbeiten. 

Diese Zeiten gelten für diese Schicht dann von der Woche, in der sie festgelegt wurden in die Zukunft.


Diese werden nur im Bearbeitungsmodus angezeigt. 



: Über dieses Icon können Sie das Label (Schicht) löschen.

Pfeil oben:  Hiermit verschieben Sie das Label um eine Position nach oben.

Pfeil unten:  Hiermit verschieben Sie das Label um eine Position nach unten.

: Über das Plus, fügen Sie ein neues Label hinzu.



Auf der rechten Seite können Sie nun die Mitarbeiter verplanen. 

Öffnen Sie das Dropdown-Menü mit den Mitarbeitern. 


Die Liste der Mitarbeiter ist gegliedert: 

  • Offen: Diese Schicht ist noch nicht geplant. Schichten, die als offen markiert sind, können über die Tauschbörse von Mitarbeitern angenommen werden. 
  • Neue(r): Kommt jemand zum Probearbeiten, dessen Stammdaten noch nicht erfasst sind, können Sie denjenigen als Neue(r) hinterlegen.


Im Hinblick auf die Pflicht zur Sofortmeldung sollte dieser Platzhalter noch vor Schichtantritt mit einem tatsächlich angelegten Mitarbeiter ersetzt werden. 


  • Frei: Hier sehen Sie alle Mitarbeiter, die Sie bedenkenlos in diese Schicht eintragen können. Die Mitarbeiter haben keinen Sperrtermin eingetragen, sie sind noch nicht im selben oder einem anderen Dienstplan verplant und auch nicht im Urlaub. 
  • Schon verplant: Mitarbeiter in dieser Gruppe haben im selben oder einem anderen Dienstplan am gleichen Tag schon eine Schicht. 
  • Andere Zeit: Diese Mitarbeiter haben für diese Schicht einen Sperrtermin eingetragen, können aber in einer anderen Schicht an diesem Tag arbeiten. 
  • Gesperrt: Diese Mitarbeiter haben für diese Schicht einen Sperrtermin eingetragen und haben auch zu keiner anderen Schicht an diesem Tag Zeit. 

Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste aus (Sie können alle Mitarbeiter egal aus welcher Gruppe auswählen) und schon ist der Dienstplan für diese Schicht gefüllt. 


Wenn Sie für diese Schicht noch eine Bemerkung hinterlegen wollen oder aber der Mitarbeiter soll zu einer anderen Zeit als die für diese Schicht standardmäßig hinterlegten Zeit arbeiten, so können Sie diese Information in die Zeile für den Zusatztext eintragen. 

Diese Zeile wird nur angezeigt, wenn die Option "Zusatzzeile" in den Einstellungen gewählt ist. 


Lesen Sie hierzu in unserem Handbuchartikel Neuen Dienstplan erstellen / Dienstplan-Einstellung



In diese Zeile können Sie durch Semikolon getrennt eine kurze Bemerkung (10 Zeichen) und geänderte von-bis Zeiten eintragen. Amadeus360 erkennt dabei automatisch, was Sie ihm sagen wollen. 


Ein Beispiel: 
Die Eingabe "test;17-22" wird in Bemerkung "test" und 17:00 - 22:00 Uhr umgewandelt. 
Tragen Sie nur "10-1" ein, wird daraus 10:00 - 01:00 Uhr.
Tragen Sie nur eine Uhrzeit ein, so wird diese als Anfangszeit der Schicht angesehen.

 Der einzige Nachteil dieser automatischen Erkennung ist, dass Amadeus360 versucht, alle Zahlen in Zeiten umzuwandeln.




Über das Pluszeichen können Sie schließlich noch Funktionen festlegen.


Durch Klicken auf das + öffnet sich ein Pop-up, in diesem können Sie durch Anhaken die entsprechende Funktion zur Schicht hinzufügen.


Anschließend wird das entsprechende Icon in der jeweiligen Zeile angezeigt.


Um Funktionen hinzuzufügen, müssen diese vorher konfiguriert werden. Lesen Sie hierzu in unserem Handbuchartikel Label und Funktionen hinterlegen



Statistikblock

Der Statistikblock am Ende des Dienstplans zeigt Ihnen eine Auflistung je Mitarbeiter an.


Die einzelnen Tabellenspalten werden immer Detail nachfolgend erklärt. Die erste Spalte hat keine Bezeichnung, dort finden Sie aber immer den Namen des entsprechenden Mitarbeiters.


Woche 1 - 5: Hier werden Ihnen die Tage angezeigt, an wie vielen der Mitarbeiter im Dienstplan eingeteilt wurde, ebenso wie die Anzahl der Stunden in Klammern. Die Zahl vor der Klammer bezieht sich auf die Anzahl der Tage, welche er in diesem Dienstplan hinterlegt wurde. Die Zahl dahinter zeigt an, wie viele Tage er in einem anderen Dienstplan eingetragen wurde. Anhand der Anzahl der Stunden in Klammer erkennen Sie an einer positiven Zahl, dass der Mitarbeiter Überstunden hat und dementsprechend bei einer negativen Zahl er weniger Stunden, als er laut Soll Stunden in den Mitarbeiterstammdaten eingetragen hat, gearbeitet hat.



Aktuelle Wochen im Dienstplan

Bitte beachten Sie, dass diese Ansicht sich nur auf den Dienstplan bezieht, in welchem Sie den Statistikblock geöffnet haben.


Tage (Stunden) gesamt: Diese Spalte bezieht sich sowohl auf die Tage und Stunden, in Klammer, des Mitarbeiters.


Brutto erwartet:  Das zu erwartende Bruttogehalt des Arbeitnehmers.


Kosten erwartet: Die Kosten, welche für den Arbeitgeber entstehen.



Aktueller Monat

Bitte beachten Sie, dass diese Ansicht sich nur auf den Dienstplan bezieht, in welchem Sie den Statistikblock geöffnet haben. 


Tage (Stunden) gesamt: Diese Spalte bezieht sich sowohl auf die Tage und Stunden, in Klammer, des Mitarbeiters. 


Brutto erwartet: Das zu erwartende Bruttogehalt des Arbeitnehmers. 


Kosten erwartet: Die Kosten, welche für den Arbeitgeber entstehen. 


Unter Gesamt am Ende der Tabelle werden die einzelnen Zeilen der Tabellenspalten aufsummiert angezeigt. 



Druckansicht

Anhand des Druckersymbols, können Sie diesen Statistikblock als PDF öffnen.

Woche 1 - 5: Hier werden Ihnen die Tage angezeigt, an wie vielen der Mitarbeiter im Dienstplan eingeteilt wurde, ebenso wie die Anzahl der Stunden in Klammern. Die Zahl vor der Klammer bezieht sich auf die Anzahl der Tage, welche er in diesem Dienstplan hinterlegt wurde. Die Zahl dahinter zeigt an, wie viele Tage er in einem anderen Dienstplan eingetragen wurde. Anhand der Anzahl der Stunden in Klammer erkennen Sie an einer positiven Zahl, dass der Mitarbeiter Überstunden hat und dementsprechend bei einer negativen Zahl er weniger Stunden, als er laut Soll Stunden in den Mitarbeiterstammdaten eingetragen hat, gearbeitet hat.