Arbeitest du mit unserem Modul LINA Team, so kannst du zur Mitarbeitereinteilung den Dienstplan nutzen. Das Format "Zeilen nach Schichten" richtet den Fokus auf die Schichten am Tag und eignet sich am besten für größere Teams. Diese Schichten dienen als Grundlage für den Aufbau des Dienstplans.
Wie du mit dem Format arbeitest und dieses Format bearbeitest, wird nachfolgend beschrieben.
| Benötigtes Modul: | LINA Team |
| Benötigtes Recht für die Grundeinstellungen: | Dienstplan-Einstellungen verwalten |
| Benötigtes Recht für die Dienstplanbearbeitung: | Bearbeiten |
Inhaltsverzeichnis
- Alles rund um die Bearbeitungsmöglichkeiten
- Farbliche Kennzeichnung der wählbaren Mitarbeiter
- Individuelle Zeit einstellen
- Anfangszeiten übernehmen - Zeiten andrucken lassen
- Zusatzzeile nutzen
- Allgemeine Bemerkung für den Dienstplan-Tag
- Funktion hinzufügen
- Schichtreihenfolge tauschen - Neue Schicht einfügen - Schicht löschen
- Woche nach unten verschieben
- Nicht alle benötigten Mitarbeiter einteilbar
- Alle Tage zum Lesen freigeben
- Dienstplan drucken
- Wer hat Zeit?
- Änderungshistorie
- Mail verschicken
- Zeitraum ändern
- Tage verplant und Sperrtermine
- Pinnadel und Panels ein- und ausklappen
- Kalenderexport
- Forecast
- Stundenbudget verbleibend / Eff./Std.budget
- Statistikblock
Dienstplaneinstellungen
Um mit dem Dienstplan arbeiten zu können, musst du erstmal das Gerüst für diesen aufbauen.
Die Einstellungen sind simpel und, sofern du keine Änderungen vornehmen möchtest, einmalig zu treffen.
Du triffst die Einstellungen unter
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen.
Alles zu den wichtigen Einstellungen für dieses Dienstplanformat findest du im Handbuchartikel Zeilen nach Schichten - EinstellungenWichtig bei Format Zeilen nach Schichten
Anzahl Schichten
Zunächst ist wichtig, dass du die Anzahl der benötigten Schichten einträgst.
Hierbei handelt es sich um die Zahl der Mitarbeiter, die du insgesamt in jeder Schicht einplanen möchtest an dem Tag in der Woche, an dem du die meisten Mitarbeiter brauchst.
Beispiel
3 Mitarbeiter sollen die Frühschicht haben, dann werden 3 Frühschichten benötigt.
4 Mitarbeiter sollen die Spätschicht haben, dann werden 4 Spätschichten benötigt.
4 Mitarbeiter sollen die Springerschicht haben, dann werden 4 Springerschichten benötigt.
Insgesamt benötigst Du 11 Schichten.
Format
Bei Format gibst du Zeilen nach Schichten an.
Label und Anfangszeiten
Besonders wichtig für dieses Format sind die Label und Anfangszeiten.
Du bestimmst hier deine Anfangs- und Endzeiten pro Schicht und Tag.
In dieser Maske kannst du die Standardschichten für deine Mitarbeiter festlegen.
Du trägst die Anfangs- und Endzeiten für jeden Wochentag ein.
In diesem Beispiel haben wir nur zwei Schichten / Label. Das heißt, es kann jeweils ein Mitarbeiter verplant werden, insgesamt also pro Tag 2 Mitarbeiter.
Im Dienstplan sieht die Labelhinterlegung bei Zeiteinblendung wie folgt aus:
Je nachdem wie unter Label & Anfangszeiten die Zeiten pro Tag und Schicht hinterlegt wurden, wird es im Dienstplan angezeigt.
Der Donnerstag ist mit einer anderen Zeit hinterlegt wie der Freitag beispielsweise.
Was du über die Label und Anfangszeiten wissen musst, erfährst du im Handbuchartikel Label und Funktionen hinterlegen.Der Dienstplan
Sind alle Einstellungen getroffen, so können wir nun mit der Bearbeitung des Dienstplans beginnen.
Dazu gehst du unter
- Team
- Dienstpläne
- Dienstpläne.
Nun wählst du den Dienstplan aus, welchen du bearbeiten möchtest:
Um den Dienstplan zu bearbeiten, musst du unter Zeitraum und Optionen auf den Button Bearbeiten klicken:
Den Dienstplan bearbeiten
Du arbeitest in diesem Format mit Zeilen nach Schichten.
Das heißt alle deine Schichtzeiten sind bereits voreingestellt und du musst nur noch den jeweiligen Mitarbeiter zuordnen.
Du kannst hier lediglich die Mitarbeiter auswählen, denen du das Recht Teilnehmen für diesen Dienstplan gegeben hast. Mitarbeiter einteilen
Zunächst suchst du dir die Schicht aus, und klickst auf das Dropdown-Menü:
Über das Dropdown-Menü werden dir die Mitarbeiter angezeigt, welche du im Dienstplan einteilen kannst. Du wählst hier den, für die Schicht passenden, Mitarbeiter aus:
Dies machst du nun mit den weiteren Schichten an diesem Tag genau so:
Fertig geplanten Tag freigeben
Hast du damit deinen Dienstplan bereits fertig für den Tag / die Woche? Dann musst du diesen nur freigeben und schon hast du deine Mitarbeiter im Dienstplan eingeteilt.
Den Dienstplan gibst du tageweise über das Setzen des Hakens an folgender Stelle frei:
Wenn du keine Besonderheiten im Dienstplan hast, wie beispielsweise abweichende Zeiten, Bemerkungen für deine Mitarbeiter, so können nun, durch die Freigabe und dem anschließenden Speichern, die Mitarbeiter, die das Recht zum Lesen dieses Dienstplans haben, die fertigen Schichten einsehen:
Der eingeloggte User wird hier grün hinterlegt zur besseren Kennzeichnung.Alles rund um die Bearbeitungsmöglichkeiten
Du hast natürlich auch weitere Möglichkeiten als die oben gezeigten.
Farbliche Kennzeichnung der wählbaren Mitarbeiter
Wenn du deine Mitarbeiter auswählst, so hast du verschieden farbliche Hinterlegungen bei diesen.
Offen - Mitarbeiter entscheiden
Wählst du Offen aus, so können sich deine Mitarbeiter selber die Schicht nehmen:
Nach dem Freigeben und Speichern sieht die Schicht im Lesemodus so aus und führt dich zur sogenannten Tauschbörse:
Du kannst die Schicht übernehmen und dann steht anstelle des Offen dein Name im Dienstplan:
Dies muss vom zuständigen Bearbeiter noch bestätigt werden.
Alles Rund um die Tauschbörse, dem Bestätigen oder Ablehnen einer Schichtübernahme erfährst du im Handbuchartikel Die Tauschbörse.Neue(r) - Probetag
Wenn du beispielsweise eine Person zum Probearbeiten einsetzen möchtest, so kannst du dafür Neue(r) auswählen. Das bietet dir die Möglichkeit die Schicht zu verplanen ohne dafür einen neuen Mitarbeiter anzulegen:
Im Hinblick auf die Pflicht zur Sofortmeldung sollte dieser Platzhalter noch vor Schichtantritt mit einem tatsächlich angelegten Mitarbeiter ersetzt werden. Frei
Unter Frei sind alle Mitarbeiter aufgeführt die an dem Dienstplan Teilnehmen dürfen und nicht gesperrt, bereits verplant oder zu einer anderen Zeit hinterlegt sind:
Hier werden alle Mitarbeiter, außer der eingeloggte, ohne farblichen Hintergrund angezeigt.
Schon verplant - Zur gleichen Zeit
Ist der Mitarbeiter unter Schon verplant aufgeführt, so hat er an diesem Tag zu dieser Zeit bereits eine Schicht:
Andere Zeit - Evtl. Teildienst
Steht ein Mitarbeiter im Bereich Andere Zeit, so ist er an diesem Tag bereits zu einer anderen Zeit eingeteilt. Dies kann bei Teildiensten vorkommen:
Gesperrt
Läuft ein Mitarbeiter unter dem Bereich Gesperrt, so ist er an diesem Tag im Urlaub, hat sich eine Sperre gesetzt oder ist anderweitig gesperrt (Krank / Schule usw. ).
Der Mitarbeiter kann trotzdem ausgewählt werden, sollte aber informiert werden:
Individuelle Zeit einstellen
Du hast im Format Zeilen nach Schichten deine Schichten vorne stehen und diese sind nach deinen Wünschen voreingestellt.
Damit du aber nicht beispielsweise an Weihnachtsfeiertagen, an denen die Zeiten von der normalen Schichtzeit abweichen können, den ganzen Plan umschreiben musst, hast du natürlich noch die Möglichkeit, die Zeiten für einzelne Tage umzuschreiben.
Dazu gehst du auf die kleine Uhr neben dem Schichtnamen:
Damit öffnen sich die Schichtzeiten:
Die Zeiten lassen sich nun für die einzelnen Schichten und Tage individuell überschreiben:
Die Zeit wird automatisch nach dem Freigeben und speichern übernommen für diese Schicht:
Anfangszeiten übernehmen - Zeiten andrucken lassen
Wenn du die Schichtzeiten in der Lese- und Druckansicht angezeigt bekommen willst, so musst du die Anfangszeiten übernehmen.
Du füllst also wie gewohnt deinen Dienstplan aus und gibst diesen frei. Danach wählst du vor dem Speichern Anfangszeiten übernehmen, bestätigst nochmal und speicherst dann:
Nun hast du sowohl in der Leseansicht als auch in der Druckansicht die Schichtzeiten stehen:
Die Anfangszeiten werden quasi in die sogenannte Zusatzzeile gedruckt.
Anfangszeiten löschen
Möchtest du die Anfangszeiten doch nicht mehr nutzen, so kannst du diese löschen.
Die Anfangszeiten werden in die Zusatzzeile geschrieben. Daher löschst du diese, indem du die Zusatzzeilen löschst:
Damit werden auch die schriftlichen Zusatztexte gelöscht!
Zusatzzeile nutzen
Zusatzzeile aktivieren
Jeder Dienstplan kann dazu genutzt werden, individuelle Bemerkungen für einen Mitarbeiter in einer Schicht zu hinterlassen.
Dabei ist wichtig, dass dieser Dienstplan erst die Einstellung dazu erhält. Diese stellst du unter
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen
ein.
Hierzu gibst du an, dass du die Zusatzzeile aktivieren willst:
Zusatzzeile füllen
Nachdem die Zusatzzeile für diesen Dienstplan aktiviert wurde, gehst du nun in die Dienstplanbearbeitung zurück:
- Team
- Dienstpläne
- Dienstpläne
- in den zu bearbeitenden Dienstplan.
Lässt du deine Anfangszeiten andrucken, so ist die Zusatzzeile mit den Arbeitszeiten gefüllt.Du wechselst hier zur Schicht und zum hinzugefügten Mitarbeiter wo du eine Bemerkung hinterlassen möchtest.
Dann gehst du auf die kleine Uhr neben dem Schichtnamen:
Somit öffnen sich die Zeiten und über diesen Zeiten hast du nun eine freie Zeile:
In diese Zeile kannst du durch Semikolon getrennt eine kurze Bemerkung und geänderte von-bis Zeiten eintragen. LINA erkennt dabei automatisch, was du ihr sagen willst.
Andere Zeiten Beispiel
Aus der Eingabe "17-22" wird die Zeit 17:00 - 22:00 Uhr!
Trägst du in die Zusatzzeile folgendes ein:
Macht LINA daraus folgendes:
Der einzige Nachteil dieser automatischen Erkennung ist, dass LINA versucht, alle Zahlen in Zeiten umzuwandeln.
Bemerkung eintragen
Du kannst hier beispielsweise den Hinweis eintragen, dass sich die Schichtzeiten verändert haben:
Nach der Freigabe und dem Speichern wird dir dieser Text, im Lesemodus und der Druckansicht, mit angedruckt:
Allgemeine Bemerkung für den Dienstplan-Tag
Du kannst für das gesamte Team an einem Tag eine Bemerkung einfügen. Diese kannst du entweder nur für diesen Dienstplan oder für alle Dienstpläne andrucken lassen.
Unter Bemerkung trägst du dafür das ein, was du mitteilen möchtest:
Bemerkung in alle Dienstpläne kopieren
Möchtest du dass diese Bemerkung in all deinen Dienstplänen für diesen Tag angezeigt wird?
Dazu gehst du auf das kopieren-Feld neben der Bemerkung:
Funktion hinzufügen
Möchtest du mit den Funktionen im Dienstplan arbeiten, so musst du hierzu erst die generelle Einstellung treffen.
Funktionen aktivieren
Um die Funktionen für den Dienstplan festzulegen, musst du diese einstellen unter
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen:
Alles zu den Funktionseinstellungen erfährst du im Handbuchartikel Label und Funktionen hinterlegen.Sind alle Einstellungen getroffen und gespeichert, gehst du wieder in den Dienstplan.
Funktion zuordnen
Du gehst nun wieder über
- Team
- Dienstpläne
- Dienstpläne
- in den zu bearbeitenden Dienstplan.
Nun suchst du dir die Schicht und den Mitarbeiter, dem du eine Funktion hinzufügen willst, aus und gehst auf das in der Zeile stehende Plus:
Es öffnet sich ein Fenster indem du alle für den Dienstplan verfügbaren Funktionen findest:
Wählst du hier eine Funktion aus, so wird sie bei dem Mitarbeiter in der Schicht angezeigt:
Schichtreihenfolge tauschen - Neue Schicht einfügen - Schicht löschen
Stellst du bei der Bearbeitung fest, dass die Schichtenreihenfolge nicht ideal ist, so kannst du diese auch während der Bearbeitung ändern.
Hierzu gehst du auf die kleine Uhr neben dem Schichtnamen:
Hier hast du die Möglichkeit über die Pfeile, das Plus und dem X Schichten zu tauschen, eine Schicht einzufügen oder nicht benötigte Schichten zu löschen:
In diesem Beispiel haben wir die Spätschicht ganz nach oben verschoben und die Mittelschicht eingefügt:
Sind bereits Mitarbeiter einer Schicht zugeordnet, so wandern sie nicht mit den verschobenen Schichten mit sondern bleiben auf ihrer Position.
Woche nach unten verschieben
Unterscheidet sich deine Woche gar nicht oder nicht signifikant von der nächsten, so kannst du ganz leicht diese Woche in die nächste kopieren:
Du kannst natürlich trotzdem noch die gesamten Tage und Schichten bearbeiten.
Dies ändert nichts an der Woche, die du kopiert hast.
Nicht alle benötigten Mitarbeiter einteilbar
Dir fällt beim Einteilen deiner Mitarbeiter auf, dass du hier nicht alle auswählen kannst, die du benötigst? Dann hast du vermutlich nicht all die Mitarbeiter mit dem Recht Teilnehmen ausgestattet.
Du kannst diese Einstellung im Voraus treffen unter
- Team
- Dienstpläne
- Einstellungen
- Personen bearbeiten
oder aber du triffst sie während der Bearbeitung.
Dies machst du im Bereich Zeitraum und Aktionen Personen bearbeiten:
Hier hast du die selbe Übersicht wie in den allgemeinen Dienstplaneinstellungen:
Es wird unterschieden zwischen
- Lesen
- Teilnehmen
- Bearbeiten
- Bereichsleiter.
Lesen
Wenn der Mitarbeiter das Recht "Lesen" bekommt, so kann er den freigegebenen Dienstplan ansehen und somit seine Schichten einsehen.
Teilnehmen
Darf der Mitarbeiter an dem Dienstplan teilnehmen, so kannst du oder dein Dienstplanplaner den Mitarbeiter in diesem Dienstplan einteilen.
Bearbeiten
Hat dein Mitarbeiter das Recht "Bearbeiten", so kann er die Mitarbeiter in dem Dienstplan verteilen. Der Mitarbeiter kann den Dienstplan also schreiben mit allen Kollegen, welche an diesem Dienstplan teilnehmen dürfen.
Bereichsleiter
Der Mitarbeiter wird informiert, sobald es Veränderungen in dem Dienstplan gibt.
Alle Tage zum Lesen freigeben
Du hast deinen Dienstplan bis auf weiteres fertig und möchtest diesen deinen Mitarbeitern zum Lesen zur Verfügung stellen? Dann musst du nicht jeden Tag einzeln freigeben sondern kannst den gesamten Dienstplan freigeben und hiernach schließen:
Alle Freigaben aufheben
Du kannst deine Freigaben auch alle wieder direkt aufheben indem du den Button Alle Freigaben aufheben betätigst:
Dienstplan drucken
Sind die Zeiten freigegeben, so kannst du den Dienstplan auch drucken um ihn auszuhängen.
Dazu musst du lediglich auf den Reiter Drucken gehen:
Wer hat Zeit?
Du kannst dir eine generellen Überblick verschaffen über die zukünftige Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter.
Hierzu musst du auf Wer hat Zeit? klicken und erhältst folgende Übersicht:
Hier hast du die Übersicht für die nächsten Wochen. Sind Sperrtermine eingetragen oder Urlaube, Krankheit oder Schule, so sind diese Tage oder Stunden farblich hinterlegt.
Bedeutung der Farben
Verfügbar bedeutet, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag frei zur Verfügung steht.
Gelb hinterlegte Uhrzeiten bedeutet, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag gesperrt ist. Hat er nur Stunden gesperrt, so steht hier nur der Stundenzeitraum:
Rot hinterlegte Tage bedeuten, dass der Mitarbeiter an diesem Tag krank ist oder Urlaub hat. Er ist den ganzen Tag blockiert.
Änderungshistorie
Die Änderungshistorie gibt Auskunft darüber, wer wann was geändert hat:
Hier wird allerdings nicht angezeigt, in welcher Schicht der Mitarbeiter beispielsweise vor dem Tausch eingeteilt war.
Du kannst über den Filter folgende Optionen filtern
- Tage
- Schicht
Du kannst den gewünschten Tag filtern: 
Und du kannst nach der gewünschten Schicht filtern:
Mail verschicken
Wenn der Dienstplan geschrieben ist, kannst du eine Mail an die Mitarbeiter verschicken, welche eingeteilt sind.
Diese enthält nicht den Dienstplan sondern lediglich den Hinweis, dass eine Änderung stattgefunden hat:
Die Mail sieht wie folgt aus:
Zeitraum ändern
Unter Zeitraum und Optionen wird dir standardmäßig die aktuelle Woche und dann die weiteren Wochen, je nach getroffener Wocheneinstellung in den allgemeinen Einstellungen, angezeigt:
Diesen Zeitraum kannst du aber natürlich beliebig verändern um vergangene Dienstpläne anzusehen (NICHT MEHR ÄNDERBAR) oder auch zukünftige.
Dafür musst du nur den Zeitraum umstellen:
Vergangene Wochen kannst du nur im Lesemodus, nicht im Bearbeitungsmodus ansehen!
Tage verplant und Sperrtermine
Hier siehst du eine Statistik über die pro Mitarbeiter verplanten Tage im angezeigten Zeitraum.
Die Färbung der Felder (Rot/Grün) richtet sich nach einem Abgleich zwischen den verplanten Tagen im Dienstplan und den in den Stammdaten eingetragenen Tagen pro Woche:
rot: Verplante Tage sind weniger als die Tage pro Woche: 
grün: Verplante Tage und Tage pro Woche sind gleich: 
gelb: Verplante Tage sind mehr als Tage pro Woche: 
Pinnadel und Panels ein- und ausklappen
Du kannst deine Leisten die ganze Zeit während deiner Bearbeitung im Sichtfeld lassen indem du sie anpinnst. Außerdem kannst du die Bearbeitungsleisten ein- oder ausklappen:
Panel festpinnen
Um die Maske anzupinnen, so klicke auf die kleine Pinnadel:
Damit bewegt sich deine Leiste mit:
Du kannst auch bestimmen, wo in deinem Bild sich diese Leiste befinden soll, in dem du auf das Verschieben-Symbol gehst:
Panel einklappen
Du kannst das Panel auch einklappen, damit es dir nicht immer im Weg ist. Hierzu gehst du auf den Pfeil nach unten:
Kalenderexport
Wenn du dich im Lesemodus befindest, so kannst du den geschriebenen Dienstplan in deinen Kalender exportieren:
Forecast
Du kannst dir den Umsatz-Forecast für jeden Tag anzeigen lassen:
Den Forecast stellst du unter
- Analytics
- Reports
- Forecast ein
oder aber wenn du einer Franchise angehörst, welche mit unserem Tool LINA Stores arbeitet unter
- Stores
- Administration
- Ladenakte
- dem gewünschten Laden
- Stammdaten
- Budget.
Mehr zum Forecast erfährst du im Handbuchartikel KI - gestützter Forecast.Stundenbudget verbleibend / Eff./Std.budget
Wenn du einer Gruppe angehörst bzw. Franchise und ihr mit unserem Tool LINA Stores arbeitet, so könnt ihr ein Stundenbudget pro Tag festlegen. Dies ist eine fixe Anzahl an Stunden, welche ihr am Tag im Dienstplan nicht überschreiten solltet:
Das Stundenbudget stellt ihr unter
- Stores
- Administration
- Ladenakte
- dem gewünschten Laden
- Stammdaten
- Budget ein:
Das Stundenbudget rechnet hier diese eingetragene Zahl minus der vergebenen Stunden am jeweiligen Tag.
Ist das Budget noch nicht erreicht, so ist dies rot:
Damit kannst du jederzeit kontrollieren, wie viele Stunden du noch vergeben darfst.
Bist du keiner Gruppe angehörig oder aber das Stundenbudget ist für den Dienstplan nicht hinterlegt, so wird dir angezeigt wie viele Stunden du bereits verplant hast:
Statistikblock
Der Statistikblock am Ende des Dienstplans zeigt dir eine Auflistung je Mitarbeiter an:
Herauslesbare Daten
Aktuelle Wochenansicht:
Woche 1 - 4: Hier werden dir die Tage angezeigt, an wie vielen der Mitarbeiter im Dienstplan eingeteilt wurde, ebenso wie die Anzahl der Stunden in Klammern. Die Zahl vor der Klammer bezieht sich auf die Anzahl der Tage, welche er in diesem Dienstplan hinterlegt wurde. Die Zahl dahinter zeigt an, wie viele Tage er in einem anderen Dienstplan eingetragen wurde. Anhand der Anzahl der Stunden in Klammer erkennst du an einer positiven Zahl, dass der Mitarbeiter Überstunden hat und dementsprechend bei einer negativen Zahl er weniger Stunden, als er laut Soll Stunden in den Mitarbeiterstammdaten eingetragen hat, gearbeitet hat.
Tage (Stunden) gesamt: Diese Spalte rechnet alle Tage und Stunden des Mitarbeiters dieser angezeigten Wochen zusammen.
Brutto erwartet: Hier siehst du das zu erwartende Bruttogehalt des Arbeitnehmers aufgrund der Stunden und, sofern Stundenlöhner, des Stundenlohns. Bruttolöhner erhalten hier den Bruttomonatslohn.
Kosten erwartet: Hier stehen die Kosten, welche für den Arbeitgeber entstehen.
Gesamter Monat:
Tage (Stunden) gesamt: Diese Spalte rechnet alle Tage und Stunden des Mitarbeiters dieser angezeigten Wochen zusammen.
Brutto erwartet: Hier siehst du das zu erwartende Bruttogehalt des Arbeitnehmers aufgrund der Stunden und, sofern Stundenlöhner, des Stundenlohns. Bruttolöhner erhalten hier den Bruttomonatslohn.
Kosten erwartet: Die Kosten, welche für den Arbeitgeber entstehen.
Unter Gesamt am Ende der Tabelle werden die einzelnen Zeilen der Tabellenspalten aufsummiert angezeigt.
Statistikblock drucken
Du kannst den Statistikblock auch drucken.
Dazu gehst du rechts auf das Drucksymbol:
Der gedruckte Statistikblock sieht wie folgt aus:
