Die Zeiterfassung in LINA kann neben der manuellen Pflege aus mehreren Vor-Erfassungssystemen übernommen werden. 

Dies sind vor allem die Zeiten, welche im Dienstplan gepflegt sind und die Zeiten des Timetrackers.

Zeiten aus Amadeus II werden ebenfalls über den Timetracker übergeben. 



Benötigtes Modul:                                             Personal
Benötigtes Recht um die Zeiterfassung einfließen zu lassen:   Zeiterfassung eintragen                     



Wie Sie die unterschiedlichen Vor-Erfassungssysteme in Ihre Zeiterfassung übernehmen können, wird nachfolgend erklärt. 



INHALTSVERZEICHNIS



Zeiten aus dem Dienstplan übernehmen


Um zum Dienstplan zu gelangen, gehen Sie unter

  • Personal
  • Dienstplan
  • Dienstplan bearbeiten.


Sie können im Dienstplan bei einer Schicht entweder Zeiten eintragen (blaue Markierung) oder Standartzeiten hinterlegen (rote Markierung). 

Beide Zeiten können in die Zeiterfassung übernommen werden.




Zeiten aus Zusatzzeile übernehmen / andrucken lassen


Damit die Zeiten in der blauen Zeile angedruckt werden (individuelle Zeit), muss dazu zunächst die Uhr betätigt werden:


Danach muss die Zeit verändert werden:



Und die Anfangszeiten müssen übernommen werden:



Danach muss der einzelne Tag freigegeben oder alle Tage freigegeben werden.



Um nun diese Zeiten in Ihr Kassenblatt zu übertragen, wechseln Sie bitte über: 


  • Finanzen & Controlling
  • Finanzbuchhaltung
  • Kassenbuch


in Ihr Kassenbuch. 


Im Reiter Zeiterfassung im Kassenbuch können Sie nun durch klicken auf den Button Aus Dienstplan die im Dienstplan eingetragenen Zeiten übernehmen. 




Wichtig für Sie! Sind Zeiten direkt in der Schicht gepflegt (blaue Markierung), so haben diese Zeiten Vorrang vor den Standardzeiten. 
Wird im Dienstplan ein Teildienst eingetragen, so werden beide Von- /Bis - Spalten gefüllt.



Zeiten aus dem Timetracker übernehmen


Stempelzeiten aus dem LINA Timetracker können auf zwei Arten übernommen werden.


Zum einen kumuliert, wobei alle gestempelten Pausen zusammengefasst werden, oder detailliert. Dabei werden alle gestempelten Zeiten 1:1 in die Zeiterfassung übernommen. 


Vor der Übernahme können Sie die gestempelten Zeiten kontrollieren. 


Hierzu wechseln Sie über: 

  • Finanzen & Controlling
  • Kassenbuch
  • Timetracker-Daten


Die einzelnen Felder: 

  • Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
  • Bereits abgeschlossen: Die Daten wurden bereits übernommen und der Zeiterfassungseintrag wurde für eine weitere Übernahme gesperrt. 
  • Von, Bis, Von2 Bis2: Aus den gestempelten Zeiten werden Schichten berechnet und jeweils eine Anfangs-/ und Endzeit eingetragen. Ist keine Endzeit zu einer Anfangszeit verfügbar, so wir die Endzeit automatisch auf 8 Stunden Arbeitszeit berechnet. 
  • Pause(Übergeben): Manche Drittanbieter von Zeiterfassungssoftware übergeben zusätzliche Pausenzeiten. Diese Spalte ist nur in diesem Fall gefüllt. 

Der LINA - Timetracker lässt diese Spalte leer. 

  • Pause (berechnet): Hat der Mitarbeiter mehr als 6/9 Stunden gearbeitet und keine Pause gestempelt, so wird hier die voraussichtliche Pause von 30/45 Minuten angezeigt. 
  • Gearbeitete Stunden: Aus den Timetracker-Daten berechnete Arbeitszeit. 
  • Stunden laut Dienstplan: Diese Spalte ist nur verfügbar, sofern in den Einstellungen ein Haken bei "Mit Dienstplan abgleichen" gesetzt ist. Falls für den Mitarbeiter einer Schicht im Dienstplan gefunden wurde, so wird diese hier angezeigt. 
  • Überstunden: Hat ein Mitarbeiter mehr als 10 Stunden gearbeitet oder die Option "Mit Dienstplan abgleichen" ist gesetzt und der Mitarbeiter hat mehr Stunden gearbeitet als laut Dienstplan vorgesehen, so müssen die Überstunden vor der Übernahme genehmigt werden. 



Aus Timetracker 


Im Reiter Zeiterfassung können Sie die Daten aus dem Timetracker dann übernehmen.


Wenn Sie "Aus Timetracker" wählen, werden die Stempelzeiten zusammengefasst, sodass nur die Anfangs- und Endzeit übernommen wird. Hat der Mitarbeiter dazwischen Pausen gestempelt, so werden die Pausen zu einem Wert in Minuten zusammengefasst. 



Aus Timetracker Details


Wenn "Aus Timetracker Details" gewählt wird, dann werden die Stempelzeiten 1:1 übernommen. 

Es werden nur dann Pausen berechnet, wenn der Mitarbeiter selbst gar keine Pause gestempelt hat und mehr als 6 oder 9 Stunden gearbeitet hat. 




Ist die Option "Mit Dienstplan abgleichen" gewählt, so wird die Anfangszeit mit der im Dienstplan hinterlegten Anfangszeit verglichen.

Sollte der Mitarbeiter vor seinem im Dienstplan festgelegten Arbeitsbeginn gestempelt haben, wird die Anfangszeit auf die Zeit laut Dienstplan korrigiert. Die Endzeit wird nicht verändert.



Zeiterfassung mit Dienstplan abgleichen


Um den Abgleich mit dem Dienstplan einzustellen, gehen Sie wie folgt vor.


Wechseln Sie bitte zu: 


  • Mein Restaurant
  • Schnittstellen
  • Kassenmodul 


Auf der Rechten setzten Sie nun den Haken bei Zeiterfassung mit Dienstplan abgleichen. 



Zeiten aus der Kasse übernehmen


Ist die Schnittstelle zwischen Ihrem Kassenmodul und LINA eingerichtet, so können Sie die Stempelzeiten aus dem Kassenmodul übernehmen. Dazu muss in den Schnittstelleneinstellungen der Haken bei Zeiterfassung lesen gesetzt sein. 


Hierzu wechseln Sie bitte in: 

  • Mein Restaurant
  • Schnittstellen 
  • Kassenmodul 

Auf der rechten Seite setzten Sie nun den Haken bei Zeiterfassung lesen.


Für die Einrichtung an der Kasse wenden Sie sich bitte an Ihren Kassenfachhandelspartner.


Sobald die Mitarbeiter in der Kasse hinterlegt sind, übertragen Sie die Kellner-/Bedienernummer in die Mitarbeiterstammdaten, des jeweiligen Mitarbeiters. 


Hierzu nutzen Sie bitte das Feld Kassennummer. 


Die Daten aus dem Kassenmodul werden in den Timertracker geschrieben. 

Sie können diese Daten also genau so genehmigen und in die Zeiterfassung übernehmen, wie unter Zeiten aus dem Timetracker übernehmen weiter beschrieben. 

 


Zeiten vor dem Überschreiben schützen


Die Zeiten in der Zeiterfassung werden mit jedem Klick auf einen der drei Buttons zur Übernahme aus Dienstplan oder Timetracker überschrieben. 

Sie können dies verhindern, indem Sie das Schloss am Anfang einer Zeile in der Zeiterfassung klicken.



Dadurch wird/werden die entsprechende/n Schicht/en vor dem Überschreiben geschützt.

 

Wichtig für Sie! Die Sperre gilt immer je Mitarbeiter.