Grundsätzlich gilt, dass alle Vorgänge an einem Kassensystem abgesichert werden müssen, die zu einem Geschäftsvorfall führen oder zu einem Geschäftsvorfall führen könnten. Ein Geschäftsvorfall wiederum lässt sich definieren durch: 

"Jeder Vorgang, der die Vermögenszusammensetzung des Unternehmens (oder des Einzelunternehmers) verändert."

Einige Beispiele für Geschäftsvorfälle: 

  • In einem Restaurant wird ein Glas Cola verkauft. Dabei ändert sich die Vermögenszusammensetzung: Cola (Ware) wird abgegeben, Geld wird eingenommen. 
  • Ein Laden-Betreiber entnimmt 100,00€ aus der Kasse.  Dabei ändert sich die Vermögenszusammensetzung des Betriebs, es sind 100,00€ weniger in der Kasse. 
  • Ein Blumenladen verkauft ein Gesteck für eine Hochzeit. Dieses wird allerdings nicht direkt bezahlt, sondern es wird eine Rechnung erstellt. Die Vermögenszusammensetzung ändert sich dennoch. 
  • Für eine Geburtstagsparty wird ein Saal gemietet und 5000,00€ Anzahlung geleistet. Auch hier ändert sich die Vermögenszusammensetzung des Betriebes.

Eigentlich kann man davon ausgehen, dass die meisten Vorgänge in einem Betrieb, die eine Interaktion zwischen Mitarbeiter und Kunde betreffen, zu einem Geschäftsvorfall führen, oder zumindest zu einem GV führen könnten. 

Noch ein paar Beispiele für Vorgänge, die zu einem Geschäftsvorfall hätten führen können: 

  • Ein Kunde in einer Bäckerei möchte zwei Brötchen und eine Brezel. Beim Bezahlen fällt ihm auf, dass er kein Geld dabei hat und er verlässt die Bäckerei ohne etwas zu kaufen. 
  • An einem Selforderterminal beginnt der Kunde mit der Auswahl der Artikel. Nachdem er einige Artikel ausgewählt hat bemerkt er, dass er diese aufgrund von Allergien nicht essen kann und bricht den Vorgang ab. 
  • An einem Ticketschalter in einem Kino hat ein Kunde bereits den Film und die Anzahl der Plätze benannt. Bei der Auswahl der Plätze sind nur noch Plätze in der ersten Reihe frei. Der Kunde möchte den Film dann nicht sehen. 

Auch wenn in allen beschriebenen Fällen kein Geschäftsvorfall entstanden ist, so wäre es doch möglich gewesen. 


In allen oben beschriebenen Fällen muss das Kassensystem die Daten zur Absicherung an eine TSE senden. 


Alle Geschäftsvorfälle müssen über den ProcessType "Beleg" abgesichert werden! "Beleg" sollte dabei nicht als Stück Papier mit QR-Code angesehen werden, sondern viel mehr als ein Beleg im Sinne der Buchhaltung. Ein Geschäftsvorfall muss somit auch immer in einem kompletten Buchungssatz abgebildet werden. In einem Buchungssatz gibt es immer ein Konto und ein Gegenkonto. Am Ende dieser "Kette" könnte man also sagen, dass jeder Geschäftsvorfall in einem Konto und einem Gegenkonto auf der TSE abgesichert werden muss. 

In den ProcessData, die an die TSE geschickt werden, haben wir nur zwei Arten von Konten zur Verfügung: 

  • Die Steuercontainer für 19%, 7%, 10%, 5,5% und 0% Steuer
  • Die Zahlungen für Bar und Unbar (und ggf. Fremdwährungen)

Jeder Geschäftsvorfall muss in einem Buchungssatz auf diesen "Konten" abgebildet werden. Bei einem normalen Umsatz ist das noch recht einfach: 

100€ Umsatz zu 19%, Bar bezahlt stellen sich in den ProcessData wie folgt dar: 


Beleg^100.00_0.00_0.00_0.00_0.00_^100.00:Bar 


Alle Geschäftsvorfälle, die nicht zu einem der ersten vier Steuercontainer passen, also kein "Umsatz" im klassischen Sinne sind, landen auf dem Container 5, 0%. 

Eine Privateinlage von 100€ würde also wie folgt abgebildet: 


Beleg^0.00_0.00_0.00_0.00_100.00_^100.00:Bar  


Man muss sich also von dem Gedanken verabschieden, dass nur Umsätze/Erlöse auf den Steuercontainern landen. 



Wann müssen Geschäftsvorfälle abgesichert werden?


Eine zentrale Rolle bei der Absicherung von (vorbereitenden) Geschäftsvorfällen spielt der Vorgangsbeginn. Der Vorgangsbeginn muss über die TSE abgesichert werden (auf der TSE läuft eine mehr oder weniger genaue Uhr) und muss später mit auf den prüfbaren Beleg gedruckt werden. Bei allen oben genannten Vorgängen ist dies immer das Erfassen des ersten Artikels. Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den Vorgangsbeginn abzusichern, einmal in einer Transaktion mit dem ProcessType "Bestellung" und einmal in einer Transaktion mit dem ProzessType "Beleg". Welcher ProzessType wann zu verwenden ist erfahren sie im Bereich "Bestellung oder nicht". 


Die Frage nach dem was und wann abgesichert werden muss lässt sich - völlig untypisch für steuerliche Fragen - häufig durch den gesunden Menschenverstand beantworten. Wenn sich aus einer Aktion ein Geschäftsvorfall ergeben könnte, dann muss immer die erste Aktion an der Kasse abgesichert werden um zumindest die Startzeit festzuhalten. 

Ist man bei einem Sachverhalt am Zweifeln, dann ist die Antwort noch einfacher: Im Zweifel immer absichern!