Über unser LINA hast du die Möglichkeit, deine Daten über ein paar Klicks mit DATEV Rechnungswesen auszutauschen. Außerdem kannst du deine BWA erstellen. Welche Einstellungen benötigt werden und was hier zu tun ist, erfährst du nachfolgend.
In der Übersicht Schnittstellen Finanzen, Buchhaltung und Controlling in https://support.gastro-mis.de/support/solutions/36000168933 findest Du mehr zu den möglichen Funktionen im Bereich Buchhaltung.
Weitere Informationen zu den LINA Schnittstellen findet ihr auf unserer LINA-Webseite https://www.amadeus360.de/partner/partner-und-schnittstellen/ .
| Voraussetzung | - LINA TeamCloud Synchronisation - Datev Rechnungswesen pro |
| Lizenz LINA | LINA Finance |
| Berechtigung | - Buchung Lizenzen: Geschäftsführer - Buchhaltung |
| Kontakt | Gastro-MIS Support |
Inhaltsverzeichnis
- Grundlegende, einmalige Einstellungen
- Finanzbuchhaltung
- Buchungsliste Kasse nach Datev importieren
- SuSa importieren / BWA generieren
- Lohnbuchhaltung
Grundlegende, einmalige Einstellungen
Um zu den Einstellungen zu kommen, gehst du bitte unter
- Finance
- Steuerberater
- Einstellungen.
Bitte lege im Vorfeld den für dich passenden Sachkontenrahmen sowie das BWA-Schema für den korrekten Export fest.
Die Sachkontenlänge (4- oder 6-stellig) wird durch das BWA Schema festgelegt um den Export zu gewährleisten!
Voraussetzung für den Datenexport
Um die CSV-Datei Buchungsliste Kasse in DATEV einlesen zu können, musst du hierfür das Susa - Exportschema für Rechnungswesen pro in DATEV hinterlegen.
Arbeitsschritte für den Datenexport
Gehe unter
- Finance
- Steuerberater
- Einstellungen
auf den Punkt SuSa - Exportschema für Rechnungswesen pro und lade dir die Datei herunter
Du erhältst nun folgende Datei:
Speichere dir nun die Datei auf einem Laufwerk ab, auf dass du auch von DATEV aus Zugriff hast.
Rufe dir nun in DATEV Rechnungswesen pro
- Bestand
- Exportieren
- ASCII-Daten auf:
Nun wählst du den Punkt Formatverwaltung aus und gehst auf den Punkt Format einspielen.
Befolge nun die Anweisungen um das heruntergeladene SuSa - Exportschema einzuspielen.
Hat alles geklappt? Dann siehst du nun in der Box Formatauswahl das Export-Format für Amadeus360 unter
- Bewegungsdaten
- Finanzbuchführung
- Summen und Salden
Neben dem Export der Daten kannst du deinem Mandanten die abgeschlossenen Buchhaltungen in Form von SuSa und BWA wieder zur Verfügung stellen. Mehr dazu erfährst du weiter unten unter dem Punkt SuSa importieren / BWA generieren.
Finanzbuchhaltung
Um die Buchungsliste deiner Kasse in Datev einzulesen und dir daraus eine SuSa und BWA zu generieren musst du einige Punkte durchführen.
Fibu-Konten zuordnen
Damit deine Buchungen direkt auf das korrekte Konto geschrieben werden, kannst / musst du deine Fibu-Konten anpassen.
Wir haben hier bereits Standardkonten für das SKR03 / 6-stellig hinterlegt.
Diese passen natürlich nicht für jeden Steuerberater, daher müssen diese zumindest abgeglichen werden.
Dies machst du unter
- Finance
- Steuerberater
- Einstellungen.
Dort gehst du auf das Zahnrad-Icon in der Zeile "Fibu - Konten bearbeiten":
Auf der folgenden Seite kannst du für alle Geschäftsvorfälle deine individuellen Konten hinterlegen. Diese Konten werden im Anschluss für den Export berücksichtigt.
Beraternummer
Im Feld Beraternummer kannst du nun deine Beraternummer eintragen. Die Beraternummer ist die Nummer für den DATEV-Account. Der Steuerberater hat in der Regel einen Account (Beraternummer) und mehrere Mandanten (Mandantennummer).
Wenn du die Buchhaltung über uns machst, entweder komplett oder nur die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung, so ist die Beraternummer bereits mit 386695 hinterlegt und kann nicht geändert werden.
Export der Bewegungsdaten
Du kannst deine Buchungsliste für die Kasse in zwei Formaten exportieren. Diese Datei lädst du danach in Datev als Stapelverarbeitung hoch.
Den Export findest du unter
- Finance
- Steuerberater
- Datenexport.
Die Buchungsliste kannst du in folgenden Formaten exportieren:
- Datev - Rechnungswesen Pro - Datev Format
- ASCII - Dateien
Du kannst das für dich passende Format wählen.
Buchungsliste Kasse nach Datev importieren
Der Import in Datev kann über zwei Wege erfolgen. Über die Stapelverarbeitung werden die Buchungen direkt in einen zuvor definierten Buchungsstapel eingespielt. Dabei werden alle Buchungen, die keine Fehler enthalten (z.B. fehlendes oder falsches Konto, wie es bei den Ausgaben vorkommen kann) direkt festgeschrieben, da die Daten auch in LINA festgeschrieben sind. Eine Lerndatei kann hierbei nicht genutzt werden. Bei der Stapelverarbeitung handelt es sich um die in LINA exportierte Datei Buchungsliste Kasse.
Alternativ können die Buchungen als "Buchungsvorschläge" eingelesen werden. Hierbei kann auch eine Lerndatei genutzt werden.
Die Buchungsvorschläge kommen aus Datev und sind kein Export aus LINA.
Buchungsvorschläge sind Bank- und Paypaldaten.
Diese werden automatisch zur Verfügung gestellt und können über Datev geholt und eingespielt werden.
Import über die Stapelverarbeitung
Wähle in Datev unter "Bestand/Import" den Punkt "Stapelverarbeitung".
Dort klickst du auf "Importieren" und wählst das Ablageverzeichnis der Datei aus, die du aus LINA exportiert hast. Der Stapel sollte dir daraufhin bereits angezeigt werden und du kannst diese über "Importieren" und "Verarbeiten" einlesen.
Beim Import der Daten werden meistens Fehler auftreten, z.B. weil das Gegenkonto bei den Ausgaben fehlt. Du solltest diese Buchungen dennoch importieren ("Buchungen trotz Fehler importieren") und über "Belege buchen" bearbeiten. Wenn Fehler beim Import auftreten wird der Buchungsstapel von Datev nicht automatisch festgeschrieben. Treten keine Fehler auf werden die Buchungen automatisch festgeschrieben.
Die Stapelverarbeitung ist immer der Export Buchungsliste aus LINA
Neuen Stapel anlegen
Bevor du mit einer neuen Stapelverarbeitung beginnst, muss zunächst jeden Monat ein neuer Stapel angelegt werden.
In diesem Stapel legst du dann einen neuen Buchungsstapel an.
Wechsle in Datev hierfür in
- Belege Buchen
- Neuen Buchungsstapel anlegen
Stapelverarbeitung importieren
Hast du einen Stapel angelegt, so wechselst du in den Bereich
3. _Buchungsvorschläge bearbeiten
4. und gehst hier auf DATEV-Format importieren.
5. Suche dann das Quellverzeichnis heraus
6. gehe auf Zusatzoptionen und wähle
7. Stapelart ändern.
8. Die Stapelart ist Kasse
9. Du wählst nun die Belegart Kasse und hakst diese Belegstapel an, sofern nicht voreingestellt.
10. Die Auswahl bestätigst du mit OK
11. Dann kommt folgendes Hinweisfeld und dieses Schließen wir einfach
12. Mit Klick auf "OK" ist unser Export eingespielt
Import Buchungsvorschlag
Neuen Stapel anlegen
Bevor du mit einem neuen Buchungsvorschlag beginnst, muss zunächst jeden Monat ein neuer Stapel angelegt werden.
In diesem Stapel legst du dann einen neuen Buchungsstapel an.
Die Buchungsvorschläge kommen aus Datev und sind kein Export aus LINA.
Buchungsvorschläge sind Bank- und Paypaldaten.
Diese werden automatisch zur Verfügung gestellt und können über Datev geholt und eingespielt werden.
1. Gehe auf Belege buchen
2. und hiernach auf Neuen Buchungsstapel anlegen
Buchungsvorschlag importieren
Die Buchungsvorschläge kommen aus Datev und sind kein Export aus LINA.
Buchungsvorschläge sind Bank- und Paypaldaten.
Diese werden automatisch zur Verfügung gestellt und können über Datev geholt und eingespielt werden.
3. Dann fülle ich den Zeitraum
4. und bestätige mit OK
5. Nun wechselst du in _Buchungsvorschläge bearbeiten
6. und hakst die Belegart: Bank an
7. und bestätige dies mit OK
8. Wir erhalten nun die Bestätigung, dass der Buchungsvorschlag erzeugt wurde und schließen diese Meldung.
9. Danach wird uns der erzeugte Buchungsvorschlag angezeigt und bestätigen auch dies mit OK
SuSa importieren / BWA generieren
Nachdem du die Buchungsliste Kasse Monat für Monat in einzelnen Stapeln in Datev hochlädst, kannst du hiernach die SuSa Monat für Monat generieren und in LINA hochladen.
Upload der Daten aus Datev nach LINA
Der Upload der Daten aus Datev erfolgt über die Summen- und Saldenlisten. Diese müssen mit Hilfe des von LINA vorgegebenen Exportschema exportiert werden und anschließen in LINA hochgeladen werden. Der Export erfolgt im Rechnungswesen pro über den Menüpunkt
- Bestand
- Exportieren
- ASCII-Daten
4. Wähle nun Bewegungsdaten aus
5. Den Unterpunkt Summen und Salden
6. und hier 360 SuSa
7. Hier musst du nun das Exportziel "Zieldatenpfad" wählen
8. und bestätigst alles mit dem Klick auf Weiter
9. Nun musst du die Optionen wie folgt auf der nächsten Seite einstellen:
Bitte auf die beiden Haken bei „Informationen zur Importautomatisierung erzeugen" und „Überschriftenzeile exportieren" achten.
Auf den folgenden Seiten sind keine Änderungen nötig.
10. Wählen sie „Exportieren".
Im angegebenen Speicherort wird eine Datei erzeugt, die alle Kontensalden des laufenden Wirtschaftsjahres enthält.
Import in LINA
Die nun erzeugte Datei kannst du in LINA hochladen.
Dies tust du unter
- Finance
- Steuerberater
- BWA/SuSa Import
Wähle zunächst den zu importierenden Monat aus.
Die SuSa-Datei enthält immer die Zahlen des kompletten Jahres.
In LINA werden sowohl die SuSas komplett gespeichert als auch direkt hieraus die Standard-BWA erstellt.
Die SuSa muss jeden Monat neu hinterlegt werden.
Lohnbuchhaltung
Export der Schichtenliste
Unter
- Finance
- Steuerberater
- Datenexport
kannst du die Schichtenliste deiner Mitarbeiter exportieren. Dabei handelt es sich um die Stundenzettel deiner Mitarbeiter.
Wähle dazu bitte den passenden Zeitraum aus und exportiere die Liste.
Durch einen Klick auf die Schichtenlisten öffnet sich diese und zeigt mit dem ausgewählten Datum die Daten an, jeweils mit für jeden Mitarbeiter einzeln.
