Grundlegende, einmalige Einstellungen


Bitte legen Sie im Vorfeld den Sachkontenrahmen(SKR 03/04) sowie das BWA-Schema für den korrekten Export fest

Bitte beachten Sie hier die Sachkontenlänge 4stellig oder 6stellig diese wird durch das BWA Schema festgelegt um den Export zu gewährleisten


Kontenzuordnung

Die Buchungsliste für die Kasse hat eine Vorbelegung auf dem SKR03/6stellig die auch bearbeitet werden kann..  Dazu Rufen Sie bitte die Seite "Finanzen&Controlling/Buchhaltung und Steuerberater" auf, wählen dann auf der linken Seite "Einstellungen" und dort das Zahnrad-Icon in der Zeile "Fibu - Konten bearbeiten": 


Auf der folgenden Seite können Sie für alle Geschäftsvorfälle Ihre individuelles Konto hinterlegen. Diese Konten werden im Anschluss für den Export berücksichtigt. 



Voraussetzung für den Datenexport:

Um die CSV in DATEV einlesen zu können müssen Sie hierfür das SuSa - Exportschema für Rechnungswesen pro in DATEV hinterlegen


  1. Laden Sie das „Susa - Exportschema" herunter.
  2. Speichern sie die Datei auf einem Laufwerk, auf das Sie auch von Datev aus Zugriff haben.
  3. Rufen Sie im Rechnungswesen pro „Bestand/Exportieren/ASCII-Export" auf.
  4. Wählen Sie in der „Formatverwaltung" den Punkt „Format einspielen" und folgen Sie den Anweisungen, um das eben heruntergeladene „Susa - Exportschema" einzuspielen.
  5. Wenn alles geklappt hat, finden sie in der Box „Formatauswahl" das Export-Format für Amadeus360.



Export der Bewegungsdaten

Sie können die Buchungsliste für die Kasse in zwei Formaten exportieren: Datev-Format und ein standard ASCII-Format (csv-Datei). 


Import nach Datev

Der Import in Datev kann über zwei Wege erfolgen. Über die Stapelverarbeitung werden die Buchungen direkt in einen zuvor definierten Buchungsstapel eingespielt. Dabei werden alle Buchungen, die keine Fehler enthalten (z.B. fehlendes oder falsches Konto, wie es bei den Ausgaben vorkommen kann) direkt festgeschrieben, da die Daten auch im gastroCockpit festgeschrieben sind. Eine Lerndatei kann hierbei nicht genutzt werden. Alternativ können die Buchungen als "Buchungsvorschläge" eingelesen werden. Hierbei kann auch eine Lerndatei genutzt werden. 

Import über die Stapelverarbeitung

Wählen sie in Datev unter "Bestand/Import" den Punkt "Stapelverarbeitung". Dort klicken sie auf "Importieren" und wählen das Ablageverzeichnis der Datei aus, die sie aus dem Cockpit exportiert haben. Der Stapel sollten Ihnen daraufhin bereits angezeigt werden und sie können diese über "Importieren" und "Verarbeiten" einlesen. Beim Import der Daten werden meistens Fehler auftreten, z.B. weil das Gegenkonto bei den Ausgaben fehlt. Sie sollten diese Buchungen dennoch importieren ("Buchungen trotz Fehler importieren") und über "Belege buchen" bearbeiten. Wenn Fehler beim Import auftreten wird der Buchungsstapel von Datev nicht automatisch festgeschrieben. Treten keine Fehler auf werden die Buchungen automatisch festgeschrieben. 


Import als Buchungsvorschlag

Um die Buchungen aus dem gastroCockpit als Buchungsvorschläge zu importieren, legen sie zunächst einen Buchungsstapel für die Kasse an


Anschließend öffnen sie den Dialog "Buchungsvorschläge bearbeiten (siehe gelbe Markierung in der Menüleiste)

Anschließend wählen sie auf der rechten Seite den Punkt "DATEV-Format importieren

Ist die Importdatei aus dem Cockpit ausgewählt, muss die Stapelart geändert und die Buchungen importiert werden. 

Nun muss nur noch ein Haken vor den gerade eingelesenen Kassendaten gesetzt werden und die Buchungsvorschläge können eingelesen werden. 


Neben dem Export der Daten können Sie ihren Mandanten die abgeschlossenen Buchhaltungen in Form von SuSa und BWA wieder zur Verfügung stellen.

Upload der Daten aus Datev nach Amadeus360

Der Upload der Daten aus Datev erfolgt über die Summen- und Saldenlisten. Diese müssen mit Hilfe des von Amadeus360 vorgegebenen Exportschema exportiert werden und anschließen in Amadeus360 hochgeladen werden. Der Export erfolgt im Rechnungswesen pro über den Menüpunkt „Bestand/Exportieren/ASCII-Export".

Eine Beipieldatei finden Sie am Ende der Seite.


Export der monatlichen Daten:

  1. Rufen Sie im Rechnungswesen pro „Bestand/Exportieren/ASCII-Export" auf.
  2. Wählen Sie wie im Bild dargestellt das Format gastroCockpit SuSa.
  3. Wählen Sie einen Speicherort.
  4. Aktivieren sie die beiden Haken bei „Laufende Buchungen" und „Abschlussbuchungen".
  5. Wählen Sie „Weiter" und stellen Sie die Optionen auf der nächsten Seite wie folgt ein:

Bitte auf die beiden Haken bei „Informationen zur Importautomatisierung erzeugen" und „Überschriftenzeile exportieren" achten.

  1. Auf den folgenden Seiten sind keine Änderungen nötig.
  2. Wählen sie „Exportieren".

Im angegebenen Speicherort wird eine Datei erzeugt, die alle Kontensalden des laufenden Wirtschaftsjahres enthält.
Import in Amadeus360:

Wählen Sie bitte bei "Monat" den letzten komplett gebuchten Monat aus. Die Susa-Datei enthält immer die Zahlen des kompletten Jahres. In Amadeus360 werden sowohl die Susas komplett gespeichert als auch die aus der Susa erstellte Standard-BWA.