Die Mitarbeiterstammdaten sind für die Lohnabrechnung essenziell, daher müssen alle Angaben korrekt sein. 


Wie Sie die Stammdaten Ihres Mitarbeiters bearbeiten, wird nachfolgend erklärt. 


Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, der noch nicht in Ihrer Mitarbeiterliste ist, so folgen Sie bitte der Anleitung in unserem Handbucheintrag Anlegen neuer Mitarbeiter.



INHALTSVERZEICHNIS



Grundsätzliches zu den Mitarbeiterstammdaten


In jedem Reiter innerhalb der Mitarbeiterstammdaten finden Sie immer rechts die Kacheln Optionen, Mitarbeiterliste sowie die Kachel Aktuelles Protokoll


Optionen 


Innerhalb der Optionskachel gibt es mehrere Funktionen sowie Angaben zum Mitarbeiter. 



Zunächst werden die Funktionen erklärt.


Export nach Outlook: Mit dieser Funktion können Sie den Kontakt Ihres Mitarbeiters in Ihre Outlook-Kontakte kopieren.



Neues Passwort setzten: Mit dieser Funktion können Sie ein neues Passwort für Ihren Mitarbeiter setzen und per E-Mail versenden. 



Mitarbeiter abmelden / Mitarbeiter löschen: Mit dieser Funktion können Sie den Mitarbeiter in die Hall of Fame verschieben. Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr in Amadeus360 anmelden, sofern Ihr Laden der Hauptladen des Mitarbeiters ist. 


Arbeitsvertrag drucken: Über diese Funktion können Sie einen Arbeitsvertrag für den Mitarbeiter generieren. 



Lesen Sie hierzu auch in unserem Handbucheintrag Arbeitsverträge erstellen. 



Stammdatenblatt drucken: Hiermit können Sie eine .pdf-Datei des Stammdatenblattes des Mitarbeiters erzeugen. 



Speichern und Schließen: Mit dieser Funktion speichern Sie alle Eingaben und schließen die Mitarbeiterakte. 




Unter den Funktionen finden Sie die Angaben zum Mitarbeiterkonto. 

  • Letzte eingetragene Schicht: Wann hat der Mitarbeiter das letzte Mal gearbeitet oder wann ist seine nächste Schicht.


  • Lohnbuchhaltung abgeschlossen bis: Wenn Sie die Lohnbuchhaltung durch die Gastro-MIS durchführen lassen, wird das Datum durch uns aktualisiert. Sollten Sie die Lohnbuchhaltung nicht durch uns durchführen lassen, können Sie diese Angabe ignorieren. 


  • Daten gelten ab: Dieser Wert verändert sich immer dann, wenn Sie die Zeiterfassung abgeschlossen haben. 


  • Angezeigter Datensatz: Dieses Datum gibt an, wann der Datensatz zum letzten Mal verändert wurde. 


  • Historische Daten: Dieser Datensatz zeigt das aktuelle Anstellungsverhältnis sowie Änderungen zum Anstellungsverhältnis aus der Vergangenheit an. 



Mitarbeiterliste 


Mit der Mitarbeiterliste auf der rechten Seite können Sie ganz einfach über das Anklicken des Namen zwischen den Mitarbeitern wechseln, ohne die Mitarbeiterakte verlassen zu müssen. 



Hierzu klicken Sie einfach auf den Namens des Mitarbeiters, zu dem Sie wechseln möchten. 


Die Eingaben, die Sie zuvor bei einem anderen Mitarbeiter vorgenommen haben, werden hierbei gespeichert. 



Aktuelles Protokoll 


In der Kachel Aktuelles Protokoll wird festgehalten, welche Änderungen in der Mitarbeiterakte wann vorgenommen wurden. 



Dieses können Sie sich auch als .pdf- Datei erstellen lassen. 


Klicken Sie hierzu auf das .pdf-Icon .


Nachfolgend werden die einzelnen Reiter erklärt. 



Stammdaten

 

Um zu den Stammdaten des Mitarbeiters gelangen wechseln Sie bitt über 


  • Personal 
  • Meine Mitarbeiter
  • Mitarbeiterliste 

mit einem Klick auf den Bearbeitungsstift in den Mitarbeiter.


Im ersten Reiter befinden sich die Stammdaten des Mitarbeiters.


Die einzelnen Felder im Detail:

  • Personalnummer: Diese Personalnummer wird beim Datev-Export genutzt. Sie muss über alle Mitarbeiter in einem Betrieb hinweg eindeutig sein. 
  • Kassennummer: Ist diese Nummer eingetragen, so wird der Mitarbeiter als Kellner mit der Kasse unter dieser Nummer synchronisiert. Auch die Daten aus der Zeiterfassung der Kasse werden über diese Nummer synchronisiert. Letzteres erfolgt anhand der Personalnummer, falls keine Kassennummer eingetragen ist. 


  • Sozialversicherungsnummer: Diese wird auch formale Richtigkeit geprüft: 2 Zahlen, Geburtsdatum ddmmyy, Anfangsbuchstabe des Nachnamens/Geburtsnamens, 3 Zahlen. 


  • Login: Der Benutzername des Users zum Login in Amadeus360. Muss systemweit eindeutig sein. 


  • Dienstplanname: Der Name, unter dem der Mitarbeiter im Dienstplan angezeigt werden soll. 


  • Pin-Zeiterfassung: Die Pin des Mitarbeiters für den Amadeus360 Timetracker. 


  • E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse muss systemweit eindeutig sein. Hierüber kann das Passwort oder Benachrichtigung zum Dienstplan sowie News und Meetings versendet werden. 


  • Religion: Da für die Lohnabrechnung nur wichtig ist, ob Kirchensteuer abgeführt werden soll, speichern wir entsprechen des Ansatzes der Datensparsamkeit nur die Information, ob der Mitarbeiter katholisch oder evangelisch ist. Dass hier nicht alle Religionen einzeln aufgeführt sind, dient einzig dem Zweck, nicht mehr sensible Daten zu speichern als unbedingt nötig. 


  • Identifikationsnummer: Die Steuer-ID ist nur dann ein Pflichtfeld, wenn das Anstellungsverhältnis nicht "Mini-Job" ist. 



Innerhalb der Stammdaten ist es außerdem möglich, für den Mitarbeiter eine generelle Terminsperre zu setzten. 

Diese findet dann Anwendung, wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der an bestimmten Tagen nicht im Dienstplan verplant werden kann. 


Um die Terminsperre zu setzten, klicken Sie auf das Schloss neben dem gewünschten Tag. 


Bitte beachten Sie: Die Terminsperre gilt für jede Woche. 



Anstellungsverhältnis


Im Reiter Anstellungsverhältnis hinterlegen Sie nun die Anstellungsdetails sowie weitere Beschäftigungen. 

Die einzelnen Felder im Detail:


  • Angestellt seit: Hier geben Sie bitte das Datum an, ab dem der Mitarbeiter laut Vertrag bei Ihnen beschäftigt ist. 


  • Ausgesch. am: Dieses Datum ist wichtig, wenn der Mitarbeiter in die Hall of Fame verschoben werden soll. Ohne Austrittsdatum ist das nicht möglich.


  • Anstellungsverhältnis: Wählen Sie hier per Dropdown die Art des Anstellungsverhältnisses aus.


  • Vorgesetzte(r): Hier können Sie für das Organigramm den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters auswählen. 


  • Imma abgegeben: Beschäftigen Sie einen Studenten, können Sie hier angeben, ob er seine Immatrikulation bereits abgegeben hat. 


  • Steuerklasse: Wählen Sie hier die Steuerklasse des Mitarbeiters aus. 


  • Sozialhilfe: Kann eingetragen werden, damit Lohngrenzen für Sozialhilfeempfänger überwacht werden. 


  • 120-Tage-Student: Kann eingetragen werden, damit die Grenze von 120 Tage für ausländische Studenten überwacht wird. 


Im rechten Feld haben Sie die Möglichkeit, eine weitere Beschäftigung anzugeben sowie Befristungen festzulegen. 


Die einzelnen Felder im Detail: 

  • Weitere Beschäftigung: Wählen Sie hier die Art der weiteren Beschäftigung aus


  • Arbeitgeber: Tragen Sie hier den Arbeitgeber der weiteren Beschäftigung ein. 


  • Monatsbrutto: Tragen Sie hier das Monatsbrutto aus der weiteren Beschäftigung ein. 


  • Kindergeld: Bezieht der Arbeitnehmer Kindergeld, so setzten Sie in diesem Kontrollkästchen den Haken.


  • Bafög: Bezieht der Arbeitnehmer Bafög, so setzten Sie in diesem Kontrollkästchen den Haken.


  • Kinderfreibetrag: Geben Sie hier den Kinderfreibetrag des Arbeitnehmers in Euro an. 


  • Anzahl der Kinder: Wie viele Kinder hat der Arbeitnehmer. 


Die nächsten 4 Angaben gelten für das Beschäftigungsverhältnis bei Ihnen. 


  • Befristet bis: Hat Ihr Mitarbeiter einen befristeten Vertrag, tragen Sie hier bitte das Enddatum der Befristung ein. 


  • Probezeit: Tragen Sie hier die Probezeit Ihres Arbeitnehmers in Monaten ein. Zum Beispiel 3 für 3 Monate 


  • Arbeitserlaubnis: In den beiden Felder tragen Sie bitte vorne das Startdatum und hinten das Enddatum der Arbeitserlaubnis ein. Sollte keine Befristung bestehen, setzten Sie bitte den Haken im Kontrollkästchen Unbefristet
  • Aufenthaltserlaubnis: In den beiden Felder tragen Sie bitte vorne das Startdatum und hinten das Enddatum der Arbeitserlaubnis ein. Sollte keine Befristung bestehen, setzten Sie bitte den Haken im Kontrollkästchen Unbefristet



Lohn & Gehalt


 Im Reiter Lohn & Gehalt finden alle Daten zum Lohn oder Gehalt ihren Platz. 

Die einzelnen Felder im Detail: 

  • Stunden pro Monat/Woche/Tag: Aus diesen Angaben errechnet sich zum einen die wöchentliche Arbeitszeit für den Arbeitsvertrag, zum anderen die Tage pro Woche für die Berechnung des Urlaubsanspruchs. 

Beim Eintragen eines Anstellungsverhältnisses werden hier bereits Stundenverteilungen vorgeschlagen. Wir empfehlen, diese nicht gravierend zu verändern. 


  • Monatsbrutto: Wird der Mitarbeiter monatlich mit dem gleichen Betrag vergütet, wird der Bruttolohn hier eingetragen. 

Der Stundenlohn wird als Grundlage für die Berechnung von Zuschlägen automatisch aus den Stunden pro Monat und dem Monatsbrutto berechnet. 


  • Stundenbrutto: Muss in jedem Fall gepflegt werden, um Zuschläge berechnen zu können. 

Wird ein Monatsbrutto eingetragen, wird das Stundenbrutto berechnet. 

Beim Eintragen des Stundenbruttos wird der Mindestlohn überwacht. 

  • Umsatzbeteiligung: Prozentualer Anteil am Brutto-Umsatz als Lohnbestandteil. Greift nur, wenn über Monatsbrutto verdient wird. Auf Mindestlohn achten!


  • Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge: Alle 4 Zuschläge können separat eingestellt werden. Sind Zuschläge eingetragen, werden sie bei der Lohnberechnung automatisch berücksichtigt. 


  • Sonntag additiv/Feiertag additiv: Sind hier Haken gesetzt, werden an Sonn- und Feiertagen die Zuschläge zusätzlich (additiv) zu den Nachtzuschlägen berechnet. 


  • Deckelung pro Stunde: Ist hier ein Betrag eingegeben, so wird trotz Zuschlägen dieser Betrag pro Stunde berechnet. Die Differenz zwischen Stundenbrutto und Deckelung gilt als pauschaler Zuschlag. Am Jahresende oder bei Ausscheiden muss überprüft werden, ob der Mitarbeiter die pauschal ausgezahlten Zuschläge auch wirklich erwirtschaftet hat. Ist dies nicht der Fall, muss die Differenz als Bruttolohn nachversteuert werden. 


  • Zuschlag pro Monat: Ähnlich wie bei der Deckelung pro Stunde wird hier ein Betrag für die Zuschläge pro Monat ausbezahlt. Auch dieser muss am Jahresende oder bei Ausscheiden mit dem tatsächlichen Wert vergleichen werden. 


  • Jahresurlaub (5-Tages-Woche): Der Jahresurlaubsanspruch auf eine 5-Tage-Woche gerechnet, unabhängig davon, wie viele Tage der Mitarbeiter pro Woche arbeitet. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird direkt in der nächsten Zeile aus den Angaben bei Stunden pro Woche und Stunden pro Tag berechnet. 

Ein Beispiel hätte der Mitarbeiter bei einer 5-Tage Woche einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen, rechnet das System den Urlaubsanspruch für eine 2-Tage Woche automatisch aus. Wichtig hierbei ist, dass Sie den zu berechnenden Wert bei Jahresurlaub (5-Tage-Woche) vorher eingeben. 


  • Stunden pro Urlaubstag fix: Wird hier ein Wert eingetragen, so wird bei Stundenlöhnern für Urlaubstage nicht der Durchschnitt der letzten drei Monate für die tägliche Arbeitszeit herangezogen, sondern dieser Wert. 


  • Kost-/Sachbezug pauschal: Ist hier ein Haken gesetzt, wird automatisch der aktuell gültige Wert für eine Mahlzeit pro Arbeitstag über 4h bei der Lohnabrechnung angesetzt. 


  • Pauschale Lohnsteuer: Die pauschale Lohnsteuer kann bei Minijobbern auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. 


  • Monatl. Abschlagszahlung: Eine monatliche Abschlagszahlung auf den Lohn, um den zeitlichen Spielraum für die tatsächliche Lohnabrechnung zu erhöhen. 


Auf der rechten Seite können Sie nun weitere Lohnbestandteile eingeben. 


Die einzelnen Felder im Detail: 


  • Mankogeld: Setzten Sie den Haken, um Ihrem Mitarbeiter Mankogeld zu gewähren.


  • Urlaubsgeld: Hier können Sie den Wert für Urlaubsgeld festlegen.


  • Weihnachtsgeld: Hier können Sie den Wert für Weihnachtsgeld festlegen.


  • VWL (Arbeitnehmer): Hier können Sie angeben, wie viel Lohn Ihres Mitarbeiters als Vermögenswirksame Leistung genutzt wird.


  • VWL (Arbeitgeber): Hier können Sie angeben, wie viel Vermögenswirksame Leistungen Sie Ihrem Mitarbeitern gewähren möchten. 


  • Betreuungszuschuss: Hier können Sie hinterlegen, wie viel Betreuungszuschuss Sie Ihrem Mitarbeiter gewähren möchten.


  • BAV: Hier können Sie die Höhe Zuschuss eingeben, den Sie Ihrem Arbeitgeber zur betrieblichen Altersvorsorge gewähren möchten.


  • Fahrtkostenzuschuss: Hier können Sie hinterlegen, wie viel Fahrtkostenzuschuss Sie Ihrem Mitarbeiter gewähren möchten. 
  • Internetzuschuss: Hier können Sie hinterlegen, wie viel Internetzuschuss  Sie Ihrem Mitarbeiter gewähren möchten.
  • Telefonzuschuss: Hier können Sie hinterlegen, wie viel Telefonzuschuss Sie Ihrem Mitarbeiter gewähren möchten. 



Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell: Sind alle Werte gepflegt, so können Sie hier die tatsächlichen Kosten für diesen Mitarbeiter pro Stunde zu den relevanten Uhrzeiten sehen. 



Nutzerrechte


Im Reiter Nutzerrechte können Sie alle Berechtigungen des Mitarbeiters innerhalb der Ladenebene von Amadeus360 bearbeiten.  



Der wichtigste Schalter ist dabei gleich der erste. Kann sich in Amadeus360 anmelden

Ist hier ein Haken gesetzt, kann sich der Mitarbeiter überhaupt erst in Amadeus360 anmelden.



Benutzerlevel


Beinahe genauso wichtig ist darunter der Benutzerlevel. 

Über diesen wird gesteuert, ob der Mitarbeiter in diese Personalübersicht/Stammdatenbearbeitung kommt oder nicht.


Die meisten Mitarbeiter werden hier ein "Darf andere Mitarbeiter nicht bearbeiten" stehen haben. 


Für den Geschäftsführer steht Level 5 zur Verfügung. 


Es gilt grundsätzlich: 

  • Jeder Mitarbeiter mit einem Benutzerlevel zwischen 1 und 5 kann alle anderen Mitarbeiter bearbeiten, die im Level unter ihm stehen. Ein Mitarbeiter, der selbst Level 2 hat, kann Mitarbeiter ohne Benutzerlevel und im Level 1 bearbeiten. 


  • Ein Mitarbeiter kann unabhängig von seinem Level niemals sich selbst bearbeiten, außer der "Mitarbeiter", der bei den Ladeneinstellungen als Geschäftsführer 1 eingetragen ist oder das Recht "Darf alle Mitarbeiter bearbeiten" hat. 


  • Ein Mitarbeiter, der das Recht "Darf alle Mitarbeiter bearbeiten" hat, kann unabhängig von seinem eigenen Level alle Mitarbeiter bearbeiten. 


  • Ein Mitarbeiter kann anderen Mitarbeitern nur Rechte vergeben, die kleiner oder gleich seines eigenen Levels sind. Dies erkennen sie an der Zahl in Klammern hinter jedem Recht. 

Darf ein Mitarbeiter andere Mitarbeiter bearbeiten, so kann er deren komplette Stammdaten inkl. Ihrem Gehalt einsehen. 



Die "Kassenrolle" gilt für das verbundene Amadeus360 Kassensystem. 



Unterhalb der blauen Box mit einigen weiteren Erklärungen finden Sie die Berechtigungen des Mitarbeiters. 



Nutzerrechte



Bewegen Sie die Maus über eine Berechtigung, um weitere Informationen zu erhalten. 



Durch Anklicken des Hakens oder Kreuzes ändern Sie die Berechtigung. 


 


Um sich einige Klickarbeit vor allem bei neuen Mitarbeitern zu ersparen, können Sie von uns ausgesuchte Standardberechtigungen mit einem Klick hinzufügen.


Wählen Sie zunächst den gewünschten Bereich aus.


Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen



Die Einstellung unter "Rechte hinzufügen für" wird nur ausgeführt, sie wird nicht gespeichert. 



Dienstplanberechtigungen


Unter den Nutzerberechtigungen finden Sie die Berechtigungen für die Dienstpläne. Dabei haben Sie für jeden Dienstplan/Bereich 4 Möglichkeiten: 



  • Lesen: Der Mitarbeiter darf den Dienstplan zwar ansehen, kann aber nicht eingetragen werden. 


  • Teilnehmen: Der Mitarbeiter kann in diesen Dienstplan eingetragen werden.


  • Bearbeiten: Der Mitarbeiter darf diesen Dienstplan bearbeiten, also Mitarbeiter verplanen. 


  • Bereichsleiter: Der Mitarbeiter ist in diesem Bereich als Führungskraft markiert und erhält z.B. aus der Tauschbörse Nachrichten. 



Dienstplan Funktionen 


Unter den Dienstplänen finden Sie die Liste der Qualifikationen, welcher der Mitarbeiter in den verschiedenen Dienstplänen erfüllen kann. 


Wie man Funktionen anlegt, finden Sie in unserem Handbuchartikel Label und Funktionen hinterlegen. 




Dokumente


Im Bereich Dokumente können alle Dokumente wie z.B. Arbeitsverträge, Immatrikulationsbescheinigungen, Krankmeldungen oder Sofortmeldungen sicher abgelegt werden.  


Sollten Sie Ihre Lohnbuchhaltung über die Gastro-MIS abwickeln, hat Ihr Buchhalter ebenfalls Zugriff auf diese Dateien.
Um eine Datei hochzuladen, darf diese nicht größer als 5 MB sein.


 


Wählen Sie zuerst die Art der Datei aus 

Nun ziehen Sie die Datei in das Feld Dateien hier hinziehen.  


Mit einem Klick auf Dateien hier hinziehen können Sie die Datei auch aus Ihrem Ordner auswählen. 


Im Anschluss sehen Sie das Dokument in der Liste. 


Hier hochgeladene Dokumente finden Sie auch im Belegarchiv im jeweiligen Ordner. 


Sie können Dateien für einen oder mehrere Mitarbeiter auch über das Belegarchiv hochladen und dem Mitarbeiter zuordnen. Lesen Sie hierzu unseren Handbucheintrag Belegarchiv.



Zeitkonto/Urlaub


Auf diesem Reiter können Sie das Stundenkonto des Mitarbeiters einsehen. 


Das Zeitkonto zeigt Ihnen sowohl die vergangenen Jahre, das aktuelle Jahr sowie zu oberst eine Prognose für das nächste Jahr an. 


Die Daten für ein Zeitkonto sind wie folgt aufgegliedert: 


  • Stunden gearbeitet: Zeigt an, wie viele Stunden der Mitarbeiter in diesem Monat gearbeitet hat. 


  • Stunden - krank: Zeigt an, wie viele Stunden der Mitarbeiter in diesem Monat krank war. 


  • Stunden - Soll: Zeigt an, wie viele Stunden der Mitarbeiter in diesem Monat hätte arbeiten müssen. Bezieht sich auf die Angabe in den Mitarbeiterstammdaten unter Stunden/Monat im Reiter Lohn & Gehalt. 
  • Stunden - Korrektur: Sollten Stunden korrigiert worden sein (z.B. das Ausbezahlen von Überstunden) so wird hier die Korrektur angezeigt.  


  • Stunden - Plus-/Minusstunden: Würden Überstunden oder Minusstunden durch den Mitarbeiter generiert, werden diese hier angezeigt. 


  • Urlaub - genommen: Zeigt an, wie viel Urlaub der Mitarbeiter in diesem Monat (in Tagen) genommen hat. 


  • Urlaub - pro Monat: Zeigt an, wie viel Urlaubsanspruch der Mitarbeiter im Monat hat. Bezieht sich auf die Angabe in den Mitarbeiterstammdaten unter Jahresurlaub im Reiter Lohn & Gehalt. 


  • Urlaub - Korrektur: Sollten Urlaubstage korrigiert worden sein (z.B. Urlaubstage wurden ausbezahlt oder Resturlaub wurde gewährt) so wird hier die Korrektur angezeigt. 


  • Urlaub - Resturlaub: Zeigt an, wie viel Resturlaub der Mitarbeiter aus dem Vorjahr hat.


Die Angaben unter Gesamt (inkl. Vorjahr) gliedern sich genauso auf. Wobei hierbei auch die Werte aus dem Vorjahr berücksichtig werden. 



Zeitkonto bearbeiten 


Beim Korrigieren des Stundenkontos bewirkt ein positiver Wert, dass der Mitarbeiter Stunden gutgeschrieben bekommt, er hat also hinterher mehr Plusstunden.


Bei den Urlaubstagen bewirkt ein positiver Wert, dass der Resturlaub des Mitarbeiters reduziert wird, er hat hinterher also weniger Resturlaub.


Bei beiden Feldern bewirken also positive Werte das gleiche, wie eingetragene Stunden oder Tage in der Zeiterfassung. 

Die Anzahl der gearbeiteten Stunden bzw. genommenen Urlaubstage erhöht sich.

Beispiele:

  • Der Mitarbeiter soll 5 Tage mehr Resturlaub haben: "-5" bei "Urlaubstage" eintragen.
  • Dem Mitarbeiter wurden 20 Überstunden ausbezahlt: "-20" bei "Stunden" eintragen.
  • Resturlaub aus dem Vorjahr (10 Tage) soll gestrichen werden: "10" bei "Urlaubstage" eintragen.



Vorschuss


Hier sehen sie alle vom Mitarbeiter jemals erhaltenen Vorschüsse oder sonstige Bargeldtransaktionen zwischen dem Betrieb und dem Mitarbeiter. Die Angaben hier beziehen sich auf die Einträge im Kassenbuch im Bereich Lohnvorschuss/Restlohn