In Amadeus360 ist ein komplettes Belegarchiv zum Austausch von Dateien mit unserer Buchhaltung oder zur eigenen Ablage integriert. Das Belegarchiv ist unter Finanzen & Controlling/Dokuente/Belegarchiv zu finden.

Das Belegarchiv ist in zwei große Bereiche unterteilt, Lohn und Fibu. Darunter befinden sich jeweils mehrere fest vorgegebene Kategorien. Derzeit können keine eigenen Kategorien hinzugefügt werden. 

In den einzelnen Kategorien können beliebig viele Dateien abgelegt werden. Falls Sie Ihre Buchhaltung über die Gastro-MIS abbilden werden auch durch die Buchhaltung viele Dateien wie z.B Brutto-Netto-Abrechnungen im Belegarchiv abgelegt. Auch hat Ihr Buchhalter Zugriff auf das Belegarchiv, so dass ein Versenden von Belegen per Mail entfällt. 


Der einzelne Beleg kann mit einigen Meta-Daten angereichert werden, was die Suche nach Belegen stark vereinfacht: 

 

  • ID: Eine eindeutige ID dieses Beleges. Mit diser ID lässt sich der Beleg auf jeden Fall im gesamten Archiv wiederfinden. 
  • Bezeichnung/Dateiname: Wird beim Hochladen noch der Dateiname genutzt, können Sie hier hinterher jede Bezeichnung eintragen, die Ihnen das Wiederfinden des Belegs erleichtert. 
  • Funktion/Belegart: Entspricht den Kategorien im Baum auf der linken Seite. Haben Sie einen Beleg aus Versehen in der falschen Kategorie hochgeladen, können Sie dies hier korrigieren. 
  • Belegdatum: Bei Belegen, die ein Datum wie z.B. da Rechnungsdatum enthalten, kann dies hier gepflegt werden. Wenn es nicht gepflegt wird, entspricht es dem Upload-Datum. 
  • Nettobetrag: Bei Rechnungen in der Finanzbuchhaltung kann hier der Nettobetrag gepflegt werden. 
  • Zuordnung Fibu: Ein geplantes Feature ist es, aus den Rechnungen bereits die Wareneinsätze für Bar und Küche im laufenden Monat berechnen zu können. Die Zuordnung zu einem Bereich ist bereits hier möglich. 
  • Zuordnung Mitarbeiter: Ist ein Beleg z.B. ein Arbeitsvertrag direkt einem Mitarbeiter zuzuordnen, so können Sie diese Zuordnung hier treffen. 
  • Hochgeladen von und Hochgeladen am: User und Datum des Uploads, sofern bekannt. 
  • Aktion: Diese Datei herunterladen oder Löschen. 

Dateien Hochladen


Das Hochladen von Dateien ins Belegarchiv ist denkbar einfach: 

  • Wählen Sie auf der linken Seite die Kategorie aus, in die der Beleg gehört.
  • Ziehen Sie per Drag'N'Drop einen oder mehrere Belege auf das Feld im oberen Bereich des Bildschirms. Die Dateien dürfen nicht größer als 5 MB sein!


Für Dateien, die zu einem Mitarbeiter gehören gibt es noch eine weitere Möglichkeit des Uploads, und zwar bei den Personalstammdaten im Reiter "Dokumente". 

Wählen Sie bitte hier vor dem Upload die Funktion/Kategorie des Dokuments aus und ziehen Sie es anschließend in den Upload-Bereich.