Beim Bearbeiten des Dienstplans ergeben sich viele Möglichkeiten. Um es übersichtlich zu gestalten haben wir die beiden Formate "Zeilen nach Schichten" und "Zeilen nach Mitarbeitern" in zwei getrennten Artikeln beschrieben. Es gibt zwar einige, sich überlappende Funktionen, diese sind allerdings redundant beschrieben. Sie können sich also auf die Dokumentation Ihres Formats beschränken. In dieser Dokumentation geht es um das Format "Zeilen nach Schichten".


Das Format "Zeilen nach Schichten" richtet den Fokus auf die Schichten am Tag. Diese dienen als Grundlage für den Aufbau des Dienstplans. Daher sollten Sie zu aller erst die Zahl der Schichten wie unter "Einstellungen" beschrieben festlegen. Tragen Sie hier die maximale Anzahl an Schichten, die Sie am stärksten Wochentag benötigen ein. 


Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf das Stift-Icon des Dienstplans klicken

Kopfbereich

Der Bearbeitungsmodus gliedert sich in 3 Bereiche. Im oberen Informations- und Aktionsbereich finden Sie 

  • Tage verplant: Eine Statistik über die pro Mitarbeiter verplanten Tage im angezeigten Zeitraum. Die Färbung der Felder (rot/grün) richtet sich nach einem Abgleich zwischen den verplanten Tagen im Dienstplan und den in den Stammdaten eingetragenen Tagen pro Woche. 
  • Zeitraum und Aktionen: 
    • Die Auswahl des Zeitraums
    • Speichern: Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Der Button hier dient zum Überprüfen der Änderungen und um zurück in die Dienstplanansicht zu gelangen. 
    • Drucken: Diesen Dienstplan drucken
    • Anfangszeiten übernehmen: Die Standardzeiten der Schichten werden in die besonderen Zeiten übernommen. 
    • Zusatztexte und Zeiten löschen: Alle besonderen Zeiten und Zusatztexte werden entfernt. 
    • "Dienstplan bearbeitet Mail verschicken". Es wird eine E-Mail an alle Mitarbeiter verschickt, die an diesem Dienstplan teilnehmen, dass sich der Dienstplan geändert hat. Amadeus360 verschickt keine Dienstpläne per E-Mail, da sich der Dienstplan schon 5 Minuten nach dem Versand geändert haben kann. 
    • Personen bearbeiten: Hier können sie wie auch bei den Einstellungen festlegen, wer an diesem Dienstplan teilnehmen oder ihn bearbeiten darf. 
    • Alle Tage freigeben
    • Alle Tage sperren
    • Calender-Export
    • Wer hat Zeit: Ein Übersicht über die Sperrtermine der Mitarbeiter
  • Sperrtermine: Klicken Sie in eine Schichtbox im Dienstplanbereich werden Ihnen hier die Sperrtermine aller Mitarbeiter angezeigt, die sich auf diese Schicht auswirken
  • Besetzung: Zeigt das Verhältnis zwischen offenen und besetzten Schichten. 


Dienstplan bearbeiten

Im Format Zeilen nach Mitarbeitern finden Sie in der ersten Spalte alle Mitarbeiter aufgelistet, welche für diesen Dienstplan mit "Teilnehmen" markiert sind. 

n den oberen Zeilen finden Sie für jeden Tag: 

  • Freigabe: Ist hier ein Haken gesetzt, sehen alle Mitarbeiter, die den Dienstplan einsehen dürfen, die Planung für diesen Tag. Ist der Haken nicht gesetzt, können Sie zwar planen, die Mitarbeiter sehen dies aber nicht. Nur wer den Dienstplan bearbeiten darf sieht die Planung. 
  • Reservierungen: Eine Verknüpfung in unser Reservierungssystem. Hier sehen Sie die Zahl der Personen, die Reserviert haben. 
  • Forecast: Ihr Umsatz-Forecast für diesen Tag. Sie können den Forecast unter Finanzen&Controlling bearbeiten. 
  • Stundenbudget verbleibend: Sind Sie in einer Gruppe oder Franchise zu Hause, so kann über das Gruppenmodul ein Stundenbudget für jeden Tag vorgeschlagen werden. Die im Dienstplan verplanten Stunden werden davon abgezogen. Solange die Zahl im positiven ist haben Sie weniger Stunden verplant als vorgesehen. Wenn Sie in keiner Gruppe sind, werden hier schlicht die verplanten Stunden angezeigt. 
  • Bemerkung: Bemerkungen, die für den ganzen Tag gelten, können hier eingetragen werden. Durch einen Klick auf das kleine, grüne Dokument-Symbol wird die Bemerkung in alle anderen Dienstpläne kopiert. 


Der eigentliche Dienstplan wird dann direkt darunter erstellt. 

Bei jedem Mitarbeiter können Sie in das Feld "Schichten eintragen" beliebig viele Schichten eintragen. Amadeus360 erkennt dabei das eingetragene Format. Die Eingaben "11-19", "1100-1900" und "11:00-19:00" sind identisch. Die Eingabe einer Schicht bitte noch mit "Enter" bestätigen, und schon ist die Schicht im Dienstplan eingetragen. Zusatztexte und Funktionen zu einer Schicht können Sie eintragen, indem sie auf die entsprechende Schicht klicken. 

Ist bei einem Mitarbeiter statt dem Feld "Schicht eintragen" eine rote Box zu sehen, hat der Mitarbeiter für diesen Tag einen Sperrtermin eingetragen oder er ist im Urlaub. Wird ein Feld nach dem Eintragen einer Schicht rot, so hat der Mitarbeiter an diesem Tag für diesen Zeitraum einen Sperrtermin eingetragen. Er kann aber zu einer anderen Zeit arbeiten.