Beim Bearbeiten des Dienstplans ergeben sich viele Möglichkeiten. Um es übersichtlich zu gestalten haben wir die beiden Formate "Zeilen nach Schichten" und "Zeilen nach Mitarbeitern" in zwei getrennten Artikeln beschrieben. Es gibt zwar einige, sich überlappende Funktionen, diese sind allerdings redundant beschrieben. Sie können sich also auf die Dokumentation Ihres Formats beschränken. In dieser Dokumentation geht es um das Format "Zeilen nach Schichten".


Das Format "Zeilen nach Schichten" richtet den Fokus auf die Schichten am Tag. Diese dienen als Grundlage für den Aufbau des Dienstplans. Daher sollten Sie zu aller erst die Zahl der Schichten wie unter "Einstellungen" beschrieben festlegen. Tragen Sie hier die maximale Anzahl an Schichten, die Sie am stärksten Wochentag benötigen ein. 


Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf das Stift-Icon des Dienstplans klicken

Kopfbereich

Der Bearbeitungsmodus gliedert sich in 3 Bereiche. Im oberen Informations- und Aktionsbereich finden Sie 

  • Tage verplant: Eine Statistik über die pro Mitarbeiter verplanten Tage im angezeigten Zeitraum. Die Färbung der Felder (rot/grün) richtet sich nach einem Abgleich zwischen den verplanten Tagen im Dienstplan und den in den Stammdaten eingetragenen Tagen pro Woche. 
  • Zeitraum und Aktionen: 
    • Die Auswahl des Zeitraums
    • Speichern: Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Der Button hier dient zum Überprüfen der Änderungen und um zurück in die Dienstplanansicht zu gelangen. 
    • Drucken: Diesen Dienstplan drucken
    • Anfangszeiten übernehmen: Die Standardzeiten der Schichten werden in die besonderen Zeiten übernommen. 
    • Zusatztexte und Zeiten löschen: Alle besonderen Zeiten und Zusatztexte werden entfernt. 
    • "Dienstplan bearbeitet Mail verschicken". Es wird eine E-Mail an alle Mitarbeiter verschickt, die an diesem Dienstplan teilnehmen, dass sich der Dienstplan geändert hat. Amadeus360 verschickt keine Dienstpläne per E-Mail, da sich der Dienstplan schon 5 Minuten nach dem Versand geändert haben kann. 
    • Personen bearbeiten: Hier können sie wie auch bei den Einstellungen festlegen, wer an diesem Dienstplan teilnehmen oder ihn bearbeiten darf. 
    • Alle Tage freigeben
    • Alle Tage sperren
    • Calender-Export
    • Wer hat Zeit: Ein Übersicht über die Sperrtermine der Mitarbeiter
  • Sperrtermine: Klicken Sie in eine Schichtbox im Dienstplanbereich werden Ihnen hier die Sperrtermine aller Mitarbeiter angezeigt, die sich auf diese Schicht auswirken
  • Besetzung: Zeigt das Verhältnis zwischen offenen und besetzten Schichten. 


Dienstplan bearbeiten

Das Bearbeiten des Dienstplan ist im Grunde sehr einfach. Jeder Tag des Dienstplans hat im oberen Bereich einige grundlegende Informationen und die Möglichkeit, den Tag für die Mitarbeiter freizugeben. Darunter findet sich dann pro Schicht die Möglichkeit, die Mitarbeiter einzuplanen und Schichten mit Informationen zu versehen. 

In den oberen Zeilen finden Sie für jeden Tag: 

  • Freigabe: Ist hier ein Haken gesetzt, sehen alle Mitarbeiter, die den Dienstplan einsehen dürfen, die Planung für diesen Tag. Ist der Haken nicht gesetzt, können Sie zwar planen, die Mitarbeiter sehen dies aber nicht. Nur wer den Dienstplan bearbeiten darf sieht die Planung. 
  • Reservierungen: Eine Verknüpfung in unser Reservierungssystem. Hier sehen Sie die Zahl der Personen, die Reserviert haben. 
  • Forecast: Ihr Umsatz-Forecast für diesen Tag. Sie können den Forecast unter Finanzen&Controlling bearbeiten. 
  • Stundenbudget verbleibend: Sind Sie in einer Gruppe oder Franchise zu Hause, so kann über das Gruppenmodul ein Stundenbudget für jeden Tag vorgeschlagen werden. Die im Dienstplan verplanten Stunden werden davon abgezogen. Solange die Zahl im positiven ist haben Sie weniger Stunden verplant als vorgesehen. Wenn Sie in keiner Gruppe sind, werden hier schlicht die verplanten Stunden angezeigt. 
  • Bemerkung: Bemerkungen, die für den ganzen Tag gelten, können hier eingetragen werden. Durch einen Klick auf das kleine, grüne Dokument-Symbol wird die Bemerkung in alle anderen Dienstpläne kopiert. 


Der eigentliche Dienstplan wird dann direkt darunter erstellt. 

Solange es keine Besonderheiten gibt ist das erstellen des Dienstplans schnell erledigt. Öffnen Sie das Dropdown mit den Mitarbeitern (rote Markierung im Bild oben). 

Die Liste der Mitarbeiter ist gegliedert: 

  • Offen: Diese Schicht ist noch nicht geplant. Schichten, die als offen markiert sind können über die Tauschbörse von Mitarbeitern angenommen werden. 
  • Neue(r): Hier kommt jemand zum Probearbeiten, dessen Stammdaten noch nicht erfasst sind. Im Hinblick auf die Pflicht zur Sofortmeldung sollte dieser Platzhalter noch vor Schichtantritt mit einem tatsächlich angelegten Mitarbeiter ersetzt werden. 
  • Frei: Hier sehen Sie alle Mitarbeiter, die sie bedenkenlos in diese Schicht eintragen können. Die Mitarbeiter haben keinen Sperrtermin eingetragen, sie sind noch nicht im selben oder einem anderen Dienstplan verplant und auch nicht im Urlaub. 
  • Schon verplant: Mitarbeiter in dieser Gruppe haben im selben oder einem anderen Dienstplan am gleichen Tag schon eine Schicht. 
  • Andere Zeit: Diese Mitarbeiter haben für diese Schicht einen Sperrtermin eingetragen, können aber in einer anderen Schicht an diesem Tag arbeiten. 
  • Gesperrt: Diese Mitarbeiter haben für diese Schicht einen Sperrtermin eingetragen und haben auch zu keiner anderen Schicht an diesem Tag Zeit. 

Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste aus (Sie können alle Mitarbeiter egal aus welcher Gruppe auswählen) und schon ist der Dienstplan für diese Schicht gefüllt. 


Wenn Sie für diese Schicht noch eine Bemerkung hinterlegen wollen oder aber der Mitarbeiter soll zu einer anderen Zeit als die für diese Schicht standardmäßig hinterlegten Zeit arbeiten, so können Sie diese Information in die Zeile für den Zusatztext eintragen (grüne Markierung im Bild oben). Diese Zeile wird nur angezeigt, wenn die Option "Zusatzzeile" in den Einstellungen gewählt ist. 

In diese Zeile können sie, durch Semikolon getrennt eine kurze Bemerkung (10 Zeichen) und geänderte von-bis Zeiten eintragen. Amadeus360 erkennt dabei automatisch, was Sie ihm sagen wollen. so wird zum Beispiel die Eingabe "test;17-22" in Bemerkung "test" und 17:00 - 22:00 Uhr umgewandelt. Tragen Sie nur "10-1" ein, wird daraus 10:00 - 01:00 Uhr. 


Über das Pluszeichen (gelbe Markierung) können Sie schließlich noch Funktionen festlegen. Durch klicken auf das + öffnet sich ein Pop-up, wo Sie durch Anhaken die entsprechende Funktion zur Schicht hinzufügen können. Im Beispiel oben wurde die Funktion "Auf Abruf" hinzugefügt. 


Standardzeiten festlegen

Beim Bearbeiten im Format Zeilen nach Schichten können Sie für jede Schicht und jeden Wochentag Standardzeiten hinterlegen. Diese Zeiten gelten für diese Schicht dann von der Woche, in der sie festgelegt wurden in die Zukunft. Um die Standardzeiten zu bearbeiten klicken Sie auf das Uhrsymbol neben der Schicht: 

Werden bei einer Schicht keine besonderen Zeiten eingetragen werden für alle Berechnungen die Standardzeiten genutzt.