Um die Schnittstellen zu konfigurieren, müssen einmalig einige Einstellungen vorgenommen werden. Alle einmaligen Einstellungen können im Menüpunkt „Einstellungen" vorgenommen werden.

Lohnbuchhaltung

Stammdaten-Importschema

Wenn Sie Lodas für Ihre Lohnbuchhaltung verwenden, dann können Sie diesen Punkt überspringen.


Im Falle von Lohn und Gehalt muss einmalig das Importschema für die Personalstammdaten angelegt werden.
Dazu laden sie im Amadeus360 das LuG-Stammdaten-Schema herunter und speichern es in einem Laufwerk ab, das von Datev aus zugänglich ist. In Lohn und Gehalt wählen sie zunächst „Mandant/Importassistent" und in dem jetzt geöffneten Fenster den Punkt „Importbeschreibung aus einer Datei neu einlesen". Nach einem Klick auf weiter können sie die eben gespeicherte Importdatei einlesen und abspeichern. Damit ist Lohn und Gehalt für den Import der Personalstammdaten vorbereitet. Künftig können sie aus dem Cockpit die Personalstammdaten herunterladen und unter Verwendung des Importschemas die Stammdaten in Datev wieder einlesen. ACHTUNG! Dabei werden immer alle Daten aus dem Cockpit nach Datev übernommen und ggf. auch überschrieben.

Außerdem muss das Importschema für die Bewegungsdaten manuell angelegt werden, da Datev hier keine Importmöglichkeit bietet. Dazu wählen sie bitte unter "Extras" den Punkt ASCII-Importassistent und klicken auf "Neu". Geben sie einen Namen ein, z.B. "gastroCockpit", wählen Sie bei der ARt der Trennung "Trennzeichen" und klicken sie auf "Bearbeiten". Im folgenden Fenster müssen die folgenden Einstellungen vorgenommen werden: 

Klicken sie auf "fertigstellen".

Lohnarten

Für den Export der Bewegungsdaten nach Lodas als auch nach Lohn und Gehalt müssen die entsprechenden Lohnarten definiert werden. Die Folgenden Lohnarten werden von uns standardmäßig angesprochen:

1000

Stundenlohn

1010

Stundenlohn Minijobs

1020Stundenlohn Minijob mit Abwälzung

1512

Zuschlags - Deckelung

1517Zuschläge mit freiem Prozentsatz
1518Fortzahlung SFN-Zuschläge Urlaub
1519Fortzahlung SFN-Zuschläge Krank

1600

Urlaubsstunde

1650

Krankstunden

2025Überstunden

2040

Bonus

2820

Kost-Sach-Bezug

8560

Urlaubstag

8570

Krankheitstag

9000

Vorschuss

9001

Dauerauftrag

9012

Personalkleidung

9860

Monatliche Abschlagszahlung


Wollen Sie diese Belegung ändern, können Sie dies unter „Einstellungen" tun. Nach einem Klick auf die Zahnräder hinter „Lohnarten" gelangen Sie auf eine Übersicht, in der sie Ihre Lohnarten in die entsprechenden Felder eintragen können.

Krankenkassen

Damit Krankenkassen richtig nach Lodas übertragen werden, muss die Liste der Krankenkassen zunächst definiert werden. Dazu wählen sie unter „Einstellungen" die Zahnräder hinter „Krankenkassen". Auf der folgenden Seite werden alle derzeit bekannten Krankenkassen mit den jeweiligen Betriebsnummern aufgelistet. In dem Textfeld dahinter können Sie die bei Ihnen in Lodas definierte Nummer der Krankenkasse vermerken. Sie müssen nur die Nummern der Krankenkassen eintragen, die sie auch nutzen.

Feiertage

Unter dem Punkt „Feiertage" können Sie definieren, welche Feiertage für die Berechnung von Zuschlägen herangezogen werden sollen, welche Zuschläge an diesen Feiertagen gezahlt werden sollen, und auf welche Lohnart die Stunden der Mitarbeiter an den Feiertagen exportiert werden sollen.

Tätigkeitsschlüssel

Hier können Sie festlegen, welche Tätigkeitsschlüssel beim Export der Personalstammdaten für die einzelnen Bereiche (wie Service, Bar, Küche, …) angewandt werden sollen. Lassen Sie sich nicht durch die „Bereiche" „Urlaub", „Schule", „Krank" und „unentschuldigt" verwirren, diese brauchen wir Systembedingt. Die Lohnarten für diese Bereiche sollten auch nicht verändert werden.

Export der Personalstammdaten

Laden Sie im gastroCockpit die Personalstammdaten für Lodas oder Lohn und Gehalt herunter.

Lodas:

Wählen Sie unter „Mandant" den ASCII-Import und Wählen Sie die heruntergeladene Datei für den Import aus. Folgen Sie anschließend den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Lohn und Gehalt:

Wählen Sie unter „Mandant" den Importassistenten und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. wählen sie als Importformat das unter Punkt 2.1.1 importierte Importformat.
In beiden Programmen wird nach dem Import der Stammdaten ein Fehlerprotokoll ausgegeben, welches aufmerksam gelesen werden sollte.

Export der Bewegungsdaten

Laden Sie im gastroCockpit die Bewegungsdaten für Lodas oder Lohn und Gehalt herunter.

Lodas:

Wählen Sie unter „Mandant" den ASCII-Import und wählen Sie die heruntergeladene Datei für den Import aus. Folgen Sie anschließend den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Lohn und Gehalt:

Wählen Sie im linken Baummenü die Bewegungsdaten aus. Im oberen Bildschirmbereich können Sie nun den Monat und die eben heruntergeladene Datei auswählen und anschließen importieren.
In beiden Programmen wird nach dem Import der Stammdaten ein Fehlerprotokoll ausgegeben, welches aufmerksam gelesen werden sollte.