Grundlegende, einmalige Einstellungen

Um die die Datenübertragung nach und aus Rechnungswesen Pro ideal abzubilden sind einige Grundeinstellungen nötig. 


BWA-Schema und Kontenrahmen

Es gibt in Amadeus360 4 fest hinterlegte BWA-Schemata: 

  • Gastro-MIS Standard beruht auf dem SKR03 mit 6-stelligen Sachkonten
  • Gastro-MIS Standard 4stellig beruht ebenfalls auf dem SKR03, aber mit 4-stelligen Sachkonten
  • BWA Schweitz basiert auf einem Standardkontenrahmen, wie er in der Schweiz genutzt wird.
  • Gastro-MIS SKR04 6stellig beruht auf dem SKR04 mit 6-stelligen Sachkonten. 

Sie können unter Finanzen&Controlling/Buchhaltung&Steuerberater/Einstellungen das gewünschte BWA-Schema auswählen. Die komplette Kontenzuordnung für das gewählte Schema können Sie unter BWA/SuSa-Import einsehen. 


Sachkontenrahmen

Den Sachkontenrahmen (SKR03 oder SKR04) können Sie ebenfalls unter Finanzen&Controlling/Buchhaltung&Steuerberater/Einstellungen festlegen. Dadurch ändert sich die Vorbelegung der Konten für den Export der Buchungsliste. 


Kontenzuordnung

Die Buchungsliste für die Kasse basiert auf dem SKR03. Wenn Sie einzelne oder alle Konten verändern wollen, dann können sie dies sehr detailliert steuern. Dazu Rufen Sie bitte die Seite "Finanzen&Controlling/Buchhaltung und Steuerberater" auf, wählen dann auf der linken Seite "Einstellungen" und dort das Zahnrad-Icon in der Zeile "Fibu - Konten bearbeiten": 





Auf der folgenden Seite können Sie für alle Geschäftsvorfälle Ihr individuelles Konto hinterlegen. Diese Konten werden im Anschluss für den Export berücksichtigt. 



Exportschema für die Summen- und Saldenliste

Um die Summen- und Saldenliste nach Abschluss der monatlichen Buchhaltung wieder ins Amadeus360 zu importieren, muss diese in einem vordefinierten Format aus Datev exportiert werden. Vor dem ersten Export müssen Sie das Exportschema in Datev hinterlegen.

  1. Laden Sie das „Susa - Exportschema" herunter.
  2. Speichern sie die Datei auf einem Laufwerk, auf das Sie auch von Datev aus Zugriff haben.
  3. Rufen Sie im Rechnungswesen pro „Bestand/Exportieren/ASCII-Export" auf.
  4. Wählen Sie in der „Formatverwaltung" den Punkt „Format einspielen" und folgen Sie den Anweisungen, um das eben heruntergeladene „Susa - Exportschema" einzuspielen.
  5. Wenn alles geklappt hat, finden sie in der Box „Formatauswahl" das Export-Format für Amadeus360.



Export der Bewegungsdaten

Sie können die Buchungsliste für die Kasse in zwei Formaten exportieren: Datev-Format und ein standard ASCII-Format (csv-Datei). 


Import nach Datev

Der Import in Datev kann über zwei Wege erfolgen. Über die Stapelverarbeitung werden die Buchungen direkt in einen zuvor definierten Buchungsstapel eingespielt. Dabei werden alle Buchungen, die keine Fehler enthalten (z.B. fehlendes oder falsches Konto, wie es bei den Ausgaben vorkommen kann) direkt festgeschrieben, da die Daten auch im gastroCockpit festgeschrieben sind. Eine Lerndatei kann hierbei nicht genutzt werden. Alternativ können die Buchungen als "Buchungsvorschläge" eingelesen werden. Hierbei kann auch eine Lerndatei genutzt werden. 

Import über die Stapelverarbeitung

Wählen sie in Datev unter "Bestand/Import" den Punkt "Stapelverarbeitung". Dort klicken sie auf "Importieren" und wählen das Ablageverzeichnis der Datei aus, die sie aus dem Cockpit exportiert haben. Der Stapel sollten Ihnen daraufhin bereits angezeigt werden und sie können diese über "Importieren" und "Verarbeiten" einlesen. Beim Import der Daten werden meistens Fehler auftreten, z.B. weil das Gegenkonto bei den Ausgaben fehlt. Sie sollten diese Buchungen dennoch importieren ("Buchungen trotz Fehler importieren") und über "Belege buchen" bearbeiten. Wenn Fehler beim Import auftreten wird der Buchungsstapel von Datev nicht automatisch festgeschrieben. Treten keine Fehler auf werden die Buchungen automatisch festgeschrieben. 


Import als Buchungsvorschlag

Um die Buchungen aus dem gastroCockpit als Buchungsvorschläge zu importieren, legen sie zunächst einen Buchungsstapel für die Kasse an


Anschließend öffnen sie den Dialog "Buchungsvorschläge bearbeiten (siehe gelbe Markierung in der Menüleiste)

Anschließend wählen sie auf der rechten Seite den Punkt "DATEV-Format importieren

Ist die Importdatei aus dem Cockpit ausgewählt, muss die Stapelart geändert und die Buchungen importiert werden. 

Nun muss nur noch ein Haken vor den gerade eingelesenen Kassendaten gesetzt werden und die Buchungsvorschläge können eingelesen werden. 


Neben dem Export der Daten können Sie ihren Mandanten die abgeschlossenen Buchhaltungen in Form von SuSa und BWA wieder zur Verfügung stellen.

Upload der Daten aus Datev nach Amadeus360

Der Upload der Daten aus Datev erfolgt über die Summen- und Saldenlisten. Diese müssen mit Hilfe des von Amadeus360 vorgegebenen Exportschema exportiert werden und anschließen in Amadeus360 hochgeladen werden. Der Export erfolgt im Rechnungswesen pro über den Menüpunkt „Bestand/Exportieren/ASCII-Export".

Eine Beipieldatei finden sie hier: susa_beispiel.csv


Export der monatlichen Daten:

  1. Rufen Sie im Rechnungswesen pro „Bestand/Exportieren/ASCII-Export" auf.
  2. Wählen Sie wie im Bild dargestellt das Format gastroCockpit SuSa.
  3. Wählen Sie einen Speicherort.
  4. Aktivieren sie die beiden Haken bei „Laufende Buchungen" und „Abschlussbuchungen".
  5. Wählen Sie „Weiter" und stellen Sie die Optionen auf der nächsten Seite wie folgt ein:

Bitte auf die beiden Haken bei „Informationen zur Importautomatisierung erzeugen" und „Überschriftenzeile exportieren" achten.

  1. Auf den folgenden Seiten sind keine Änderungen nötig.
  2. Wählen sie „Exportieren".

Im angegebenen Speicherort wird eine Datei erzeugt, die alle Kontensalden des laufenden Wirtschaftsjahres enthält.
Import in Amadeus360:

Wählen Sie bitte bei "Monat" den letzten komplett gebuchten Monat aus. Die Susa-Datei enthält immer die Zahlen des kompletten Jahres. In Amadeus360 werden sowohl die Susas komplett gespeichert als auch die aus der Susa erstellte Standard-BWA.