Das Kassenbuch in LINA ist kein Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung. Das bedeutet, dass es nicht mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert werden muss. Stattdessen unterliegt es den Anforderungen der GoBD, was durch Audicon zertifiziert und bestätigt wurde.
Bei Verwendung des LINA Kassenbuches bist du, wie gefordert, zu jeder Zeit kassensturzfähig und erfasst zuverlässig alle für Kassen- und/oder Steuerprüfungen die erforderlichen Daten. Mit nur einem Klick werden automatisch und fortlaufend die Umsatzdaten deines Kassensystems übertragen.
Import von Kassendaten im Format der DFKA-Taxonomie: Es ist nun möglich Kassendaten aus jeglichem Kassensystem (vorher nur Amadeus-Kassen) an LINA zu schicken. Somit kann auch mit Fremdkassen das LINA-Kassenbuch genutzt werden.
Dieses Feature kann als Schnittstelle innerhalb von LINA gebucht werden.
Solltest du keine Schnittstelle zu einer Kasse haben, kannst du das Kassenbuch natürlich auch manuell führen.Gleichzeitig bietet es dir die Möglichkeit die Daten aus deinem Kassenbuch, deinem Steuerberater und Buchhalter zur Verfügung zu stellen.
| Benötigtes Modul: | LINA Finance |
| Und für den Restlohn / Die Zeiterfassung: | LINA Team |
| Benötigtes Recht für die Führung inkl. Monatsabschluss durchführen: | Kasse |
| Benötigtes Recht für die Führung ohne Monatsabschluss durchführen: | Abrechnung eingeben |
| Benötigtes Recht um Kassenbelege hochzuladen: | Belegarchiv Fibu |
Nachfolgend erklären wir dir wie du das Kassenbuch befüllst und wie du die einzelnen Abschnitte innerhalb des Kassenbuchs führst.
Inhaltsverzeichnis
- Das Kassenbuch
Das Kassenbuch
Um in das Kassenbuch zu gelangen, gehe bitte unter
- Finance
- Kassenbuch.
Das Kassenbuch nach Reitern
Das Kassenbuch ist in mehrere Bereiche aufgeteilt. Nachfolgend werden dir die einzelnen Bereiche näher erklärt und auch wie du mit diesen arbeitest.
Filter und Summen
Auf der linken Seite des Kassenbuchs siehst du direkt den Bereich Filter und Summen, des gewählten Tages.
Hier hast du auf einen Blick deinen Bestand Anfang, deinen Banktransit und deine Umsätze:
Tag wechseln
Über die Anzeige des Datums kannst du über die Pfeile in einen anderen Tag wechseln:
Eine weitere Möglichkeit das Datum zu wechseln ist das Anklicken des angezeigten Datums. Dadurch
öffnet sich ein kleiner Kalender:
Du wählst hier ganz einfach den gewünschten Monat, das gewünschte Jahr und dann den gewünschten Tag aus.
Danach wirst du zum ausgewählten Datum geführt.
Druck- und Abschlussfunktion
Über folgende Button kannst du die einzelnen Tage abschließen oder drucken:
| Beschreibung | Aktion |
| Kassenblatt Drucken | Damit wird dir als PDF-Datei dein Kassenblatt des ausgewählten Tages angezeigt. Du kannst das Kassenblatt auch drucken |
| Journal Drucken | Damit wird dir als PDF-Datei dein Journal des ausgewählten Tages angezeigt. Du kannst das Journal auch drucken |
| Zeiterfassung abschl. | Du schließt die Zeiterfassung aller vorangegangenen noch offenen Tage und den aktuellen ab |
| Kassenblatt abschl. | Du schließt das Kassenblatt aller vorangegangenen noch offenen Tage und den aktuellen ab |
Bitte schließe das Kassenblatt nur ab, wenn du überprüft hast, dass alles korrekt ist! Das Kassenblatt ist nach Abschluss GoBD-Konform und nicht mehr veränderbar. Dies ist nicht der ordentliche Monatsabschluss!
Wie du den ordentlichen Monatsabschluss durchführst, erfährst du im Handbuchartikel Monatsabschluss durchführenUmsatzanzeigen
Diese Anzeigen verrechnet alle Umsätze, Einnahmen und Ausgaben, Gastrechnungen sowie den Banktransit des Tages miteinander und zeigt dir den Kassenanfangs- sowie den Kassenstand am Ende des Tages an.
Gleichzeitig errechnet dir diese Anzeige, sofern du in LINA auch das Team lizenziert hast, eine Effektivität.
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Für die Effektivitätenberechnung benötigst du weitere Einstellungen. Welche das sind und wie du diese vornimmst, erfährst du im Handbuchartikel Effektivität berechnen lassen
Kassenbuch
Der primäre Bereich den du siehst ist das Kassenbuch. Dieses ist in verschiedene Bereiche eingeteilt.
Im Nachfolgenden wird beschrieben, welcher Bereich wofür zuständig ist und wie du diese befüllst.
Banktransit und Z-Zähler
Im Bereich Banktransit und Z-Zähler kannst du eben diese führen.
| Beschreibung | Aktion |
| Einzahlung Bank | Hier trägst du den genauen Betrag taggleich ein. Dies ist wichtig damit der Kassenstand korrekt ist und einer Kassenprüfung stand hält. Der Banktransit wird vom Bestand Anfang unter Filter und Summe abgezogen. |
| Z-Zähler 1 | Der Z-Zähler dient als Kontrolle und kommt vom Tagesabschluss aus deiner Kasse. Diesen musst du täglich manuell übertragen damit das Finanzamt eine Bestätigung hat, dass du das Kassenbuch und den Tagesabschluss gegengeprüft hast. |
| Anzahl Gäste | Zu Auswertungszwecken kannst du hier die Anzahl der Gäste am Tag eintragen. Damit wird dir ein Durchschnittswert ausgegeben. Du kannst dir auch einen Button in der Kasse anlegen lassen, dann wird dieser Wert automatisch ins Kassenbuch übertragen. |
Kassendaten
Es gibt drei Symbole die dir rechts neben den Kassendaten angezeigt werden können
- Haken und Uploadpfeil
- oranges Ausrufezeichen und Uploadpfeil
- Ein rotes X.
Ist der Haken neben den Kassendaten inklusive des Uploadpfeils, so kannst du deine Umsätze ins Kassenbuch übertragen.
Es sollten keine Daten fehlen, der Tagesabschluss ist durchgelaufen. Die Umsätze lädst du herunter, indem du auf den Uploadpfeil klickst. Damit werden die Umsätze ins Kassenbuch einlaufen.
ACHTUNG: Du musst dein Kassenbuch mit dem Tagesabschluss vergleichen!
Ist das Ausrufezeichen neben dem Uploadpfeil zu sehen, so sind die Umsatzdaten noch nicht vollständig.
Dies kann aufgrund des noch nicht durchgeführten Tagesabschlusses sein, oder dass eine Hauptwarengruppe noch nicht im Kassenbuch angezeigt wird. Die Umsätze die eingelaufen sind kannst du trotzdem herunterladen, indem du auf den Uploadpfeil klickst. Damit werden die Umsätze ins Kassenbuch einlaufen.
ACHTUNG: Du musst dein Kassenbuch mit dem Tagesabschluss vergleichen!
Was du tun solltest, sollte das Ausrufezeichen erscheinen, kannst du im Handbuchartikel Umsatz nicht vollständig / nicht da nachlesen Hast du ein rotes X neben den Kassendaten stehen, kann das mehrere Gründe haben
- Ruhetag / Kein Umsatz generiert
- Kassenbuch wird manuell geführt
- Synchro muss neu gestartet werden.
Das X bedeutet, dass kein Umsatz übertragen wurde. Wenn du einen Ruhetag hattest und entsprechend keinen Umsatz generiert, so hast du das X an diesem Tag im Kassenbuch.
Führst du das Kassenbuch manuell, kann dir kein Umsatz übergeben werden. Daher hast du dauerhaft ein rotes X im Kassenbuch.
Ist die Synchro stehen geblieben, so konnte kein Umsatz übergeben werden.
Was du tun solltest, sollte das Ausrufezeichen erscheinen, kannst du im Handbuchartikel Umsatz nicht vollständig / nicht da nachlesenUmsätze
In diesem Bereich findest du die gesamten bonierten Umsätze des gewählten Tages.
Deine Umsätze kommen im Kassenbuch so an, wie sie in der Kasse boniert und auf dem Tagesabschluss stehen.
Diese sind sowohl nach Bereichen, als auch nach Steuersätzen aufgeteilt.
Alle hier manuell eingetragenen oder durch den Uploadpfeil eingespielten Daten, erhöhen deinen Kassenbestand.
Diese laufen zunächst als Bargeld ein, bis sie durch einen Finanzweg umgeschrieben werden und der Bargeldbestand verringert wird.
Trinkgeld und Gutschein
Damit dir in diesem Feld sowohl die Gutscheine als auch das Trinkgeld angezeigt werden, musst du eine Einstellung vornehmen.
Um die Einstellung vorzunehmen gehe unter
- Config
- Buchhaltung
- Hauptarengruppen.
Dort siehst du eine Übersicht dieser.
Dort ordnest du in der Tabellenspalte Funktion dem Trinkgeld Trinkgeld Arbeitnehmer zu und den Gutscheine Gutscheine.
Daraufhin wird dir, im oben genannten Feld, das Trinkgeld und die Gutscheine angezeigt.
Alles rund um dein Trinkgeld erfährst du im Handbuchartikel Trinkgeld im Kassenbuch - Einstellungen und Arbeiten Läuft das Trinkgeld der Arbeitnehmer als Umsatz in das Kassenbuch ein, so musst du dies über den Button Ausgeschüttet wieder vom Bargeldumsatz abziehen:
Das Trinkgeld wird nun automatisch in den Bereich Einnahmen/Ausgaben eingetragen.
Die Bezeichnung ist Trinkgeld ausgeschüttet:
Die Ausgabenkonten benötigen ebenfalls FIBU-Konten. Wie du diese hinterlegst, erfährst du im Handbuchartikel Fibu-Konten anlegenPersonalverzehr und Bruch
Die Felder im Bereich Personalverzehr und Bruch sind reine Statistikwerte.
Diese Statistikfelder können mit in die Buchhaltung übernommen werden. Sie sind manuell zu pflegen und verändern deinen Kassenbestand nicht.
Einnahmen und Ausgaben
Dieser Bereich ist für die Einnahmen und Ausgaben gedacht, die Bar in der Kasse getätigt werden.
Einnahmen und Ausgaben werden manuell geführt und erhöhen oder verringern deinen rein rechnerischen Bargeldbestand.
Änderst du eine Einnahme in eine Ausgabe ab, wird dies automatisch im Kassenbuch korrigiert.
Bei Bargeld Einnahmen handelt es sich nicht um den Umsatz den du an diesem Tag bar eingenommen hast! Bar Einnahmen sind zum Beispiel Bargeld Einlagen, die du getätigt hast.
Lohnvorschuss/Restlohn
In Verbindung mit dem Personalmodul, steht dir der Bereich Lohnvorschuss/Restlohn zur Verfügung.
Mitarbeiter: Wähle mit einem Klick auf den Dropdown-Pfeil den gewünschten Mitarbeiter aus.
Art: Hier unterscheidet man verschiedene Arten.
| Lohnvorschuss - Bar | Wähle dies, um den Bar ausgehändigten Lohnvorschuss für deinen Mitarbeiter zu dokumentieren. (Dies Verringert deinen rein rechnerischen Bargeldbestand (Bargeldumsatz)) |
| Personalkl. - Bar erhalten: | Wähle diese Option, um zu dokumentieren, dass dein Mitarbeiter seine Personalkleidung Bar bezahlt hat. (Erhöht Ihren rein rechnerischen Bargeldbestand(Bargeldumsatz)) |
| Personalkl.- vom Lohn abziehen: | Wähle dies, um zu dokumentieren, dass dein Mitarbeiter die Kosten für die Personalkleidung vom Lohn abgezogen werden. (Beeinflusst deinen rein rechnerischen Bargeldbestand (Bargeldumsatz) nicht.) |
| Restlohn - Bar | Wähle diese Variante, um zu dokumentieren, dass dein Mitarbeiter seinen Restlohn als Barauszahlung erhalten hat. (Verringert deinen rein rechnerischen Bargeldbestand (Bargeldumsatz)) |
| Vorschuss überwiesen | Wähle dies, um zu dokumentieren, dass deinem Mitarbeiter der Lohnvorschuss überwiesen wird. (Beeinflusst deinen rein rechnerischen Bargeldbestand (Bargeldumsatz) nicht.) |
Rückgabe Personalkleidung Pfand | Wähle dies, um zu dokumentieren, dass deinem Mitarbeiter der Pfand für die Personalkleidung erstattet wurde. (Verringert deinen rein rechnerischen Bargeldbestand (Bargeldumsatz) |
Solltest du das Tool LINA Team nicht lizenziert haben, so kannst du alle Barvorschüsse und Barrestlöhne und von deinem Mitarbeiter erhaltende Barbeträge unter Einnahmen und Ausgaben einpflegen. Das hierbei zu verwendende Konto stimmst du bitte mit deinem Steuerberater ab.
Du kannst auch eigene Ausgabe-/ und Einnahmekonten hinterlegen. Wie du dies machst, Ausgabe-/Einnahmekonten bestimmenBetrag: Gib hier den gewünschten Betrag ein:
Beleg: Mit einem Klick auf das Drucker-Symbol 
kannst du, nachdem alle Eingaben gemacht sind, einen Beleg für die Abwicklung ausdrucken:
Kassenstand
Dieses Feld beschreibt, wie viel nach Abzug des Banktransits (sollte einer stattgefunden haben) als
aktueller Kassenstand zu verzeichnen ist:
Die Summe bezieht sich immer auf den Kassenanfangsbestand, also den Stand vor Tagesumsatz.
Kommentare
Das Kommentarfeld ist für alle wichtigen Infos zu diesem Kassenbuch zuständig:
Hier kannst du nicht nur besondere Ereignisse des Tages wie zum Beispiel:
"Heute geschlossene Gesellschaft / Goldene Hochzeit Müller" eintragen, sondern auch wichtige Kommentare
für deinen Steuerberater und Buchhalter eintragen.
Alle hier eingepflegten Kommentare werden automatisch auf dem Deckblatt deines Monatsabschlusses angezeigt.
Wie du den Monatsabschluss durchführst, erfährst du im Handbuchartikel Monatsabschluss durchführenUnbare Zahlungswege
Die meisten unbaren Zahlungswege, außer Gutscheinverkäufe, verringern den Kassenbestand.
Hier wird der Betrag, den du auf dem Tagesabschluss deiner Kasse findest, unter Betrag eingegeben,
Unter Anzahl kannst du angeben wie oft an diesem Tag mit diesem Zahlungsweg, bezahlt wurde.
Den Gesamtwert kannst du dann dem Deckblatt des Monatsabschlusses entnehmen.
Hast du einen Uploadpfeil, so werden die Beträge der unbaren Zahlungswege mit einem Klick eingespielt. Wertchecks
Neben den klassischen Kreditkarten-Abrechnungen mit Anzahl und Betrag können hier auch Wertchecks wie Sodexo oder Edenred erfasst werden.
Wie bei den EC- und Kreditkarten, gibst du hier bitte unter Wert den Betrag des Wertchecks an. Unter Anzahl kannst du angeben, wie oft an diesem Tag mit diesem Wertcheck bezahlt wurde.
Hast du einen Uploadpfeil, so werden diese Daten mit einem Klick eingespielt. Eingelöste Gutscheine
Eingelöste Gutscheine wie auch verkaufte Gutscheine (Sofern dies ohne Steuerausweis passiert) können ebenfalls hier hineinlaufen.
Wie bei den EC und Kreditkarten, gibst du hier bitte unter Wert den Betrag der Gutscheine ein, unter Anzahl kannst du angeben, wie oft an diesem Tag mit diesem Gutschein bezahlt wurde.
Verkaufte Gutscheine
Verkaufte Gutscheine, die nicht an einen Steuersatz gebunden sind, werden ebenfalls auf der rechten Seite angezeigt.
Auch hier gibst du wieder den Gesamtbetrag der Gutscheine aus dem Tagesabschluss an, du kannst auch hier noch zusätzlich die Anzahl angeben.
Hast du einen Uploadpfeil, so werden diese Daten mit einem Klick eingespielt. Gastrechnungen/Debitoren
Dieser Bereich ist manuell zu befüllen.
Hier können alle Rechnungen eingegeben werden, welche über das Kassensystem gebucht wurden, aber später über Rechnung bezahlt werden.
Diese Buchungen reduzieren den Kassenbestand.
Kunde: Trage hier den Kundennamen ein. Zusätzlich kannst du auch noch die Veranstaltung eintragen.
Ein Beispiel: Hochzeit Max Mustermann
Rechnungsnummer: Trage hier die Rechnungsnummer ein, die du auch an deinen Kunden weitergeben hast.
Betrag: Hier trägst du den Betrag ein, den dein Kunde zu bezahlen muss.
Unter Gastrechnungen/Debitoren trägst du dann die Werte an, sobald die Leistung erfolgt ist. Nicht an dem Tag, an dem der Kunde die Rechnung begleicht.
Das hat den Hintergrund dass der Umsatz bereits durch Leistungserstellung mit in den Tag rein läuft und den Barbestand erhöht. Da das Geld allerdings nicht in der Kasse ist, muss dieser Betrag bereinigt werden.
Wetter
Diese Anzeige zeigt dir das aktuelle Wetter.
Um hier eine Wetteranzeige zu generieren, musst du in den Ladenstammdaten deine Postleitzahl hinterlegen.
Diese wird 4x am Tag automatisch übernommen.
Zeiterfassung
Hier kannst du die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter am aktuellen Tag pflegen. Die Zeiten kannst du hier manuell eintragen, aus dem Dienstplan, aus dem Timetracker oder aus der Kasse übernehmen.
Alles rund um die Zeiterfassung erfährst du im Handbuchartikel Zeiterfassungsdaten aus Dienstplan, Timetracker und der Kasse übernehmenBearbeitungslog
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Der Bearbeitungslog zeigt dir alle Änderungen am Kassenbuch und in der Zeiterfassung an. Diese Änderungen werden mitgeschrieben und finanzamtskonform gespeichert.
Falls deine Umsätze von der Schnittstelle ins Kassenbuch übertragen werden so siehst du in der Tabellenspalte Bearbeitet von die Bezeichnung Schnittstelle stehen.
Sofern du im Reiter Kassendaten den Button Kassendaten ins Kassenblatt kopieren betätigst, so erscheint unter Bearbeitet von dein Name und in der letzten Tabellenspalte Kommentar die Bezeichnung des eben gedrückten Buttons.
Kassendaten
Verfügst du über eine Schnittstelle zu deinem Kassensystem, so werden hier die Daten des aktuellen Tages aus dem Kassensystem angezeigt. Die Daten, welche aus der Kasse kommen, werden ein Finanzwege und Rabatte unterteilt.
Diese Daten müssen gleich den Daten auf dem Tagesabschluss sein und können nicht geändert werden.
Timetracker-Daten
Nutzt du den Timetracker von LINA oder übernimmst die Zeiterfassungsdaten aus dem Kassensystem, so werden die Daten hier angezeigt. In diesem Reiter können auch Überstunden genehmigt werden.
Dabei stehen deine Mitarbeiter welche sich eingeloggt haben direkt in diesem Reiter und nicht erst, nachdem die Daten in die Zeiterfassung eingelaufen sind.
Kasse prüfen
Das "Zählprotokoll", welches regelmäßig die Kassensturzfähigkeit der Kasse belegen sollte.
Es wird empfohlen dieses täglich zu führen.
Kassenbelege
Unter Kassenbelege hast du die Möglichkeit, die Belege für den Tag direkt als pdf. Datei hochzuladen.
Ziehe hierzu die Datei einfach per Drag and Drop in den oberen grauen Bereich:
Du kannst die Belege auch per Webcam oder Smartphone-Kamera abfotografieren und direkt hochladen.
Für die Verwendung über das Smartphone musst du dich über dein Smartphone bei LINA anmelden und anschließend das Bild aufnehmen.
Funktioniert ausschließlich mit Android Endgeräten.Klicke hierzu auf Per Kamera hochladen.
Bevor du den Button Per Kamera hochladen sehen kannst, muss du deine Kamera erst anschließen.
Um Kassenbelege hochzuladen benötigst du das Recht "Belegarchiv Fibu".
Du kannst nun die Kamera auswählen und die Qualität einstellen.
Bist du mit deinem Bild zufrieden klickst du auf Foto machen.
Gefällt dir die Aufnahme doch nicht, kannst du mit dem Button Anderes Foto machen, ein neues Bild erzeugen.
Über Foto hochladen, kannst du hier dein Bild hinterlegen.
Dieses erscheint anschließend im unteren Bereich.
Möchtest du den Zugriff der Kamera wieder zurückziehen, kannst du dies (je nach Browser) über das kleine Schloss neben der URL tun:
