Stammdaten eines Mitarbeiters können innerhalb der Mitarbeiterliste über das Öffnen der digitalen Mitarbeiterakte durch den Bearbeitungsstift  eingesehen und verändert werden. 


Die digitale Personalakte gliedert sich in mehrere Bereiche: 

Stammdaten

Die einzelnen Felder im Detail, sofern nötig:

  • Personalnummer: Diese Personalnummer wird beim Datev-Export genutzt. Sie muss über alle Mitarbeiter in einem Betrieb hinweg eindeutig sein.
  • Kassennummer: Ist diese Nummer eingetragen, so wird der Mitarbeiter als Kellner mit der Kasse unter dieser Nummer synchronisiert. Auch die Daten aus der Zeiterfassung der Kasse werden über diese Nummer synchronisiert. Letzteres erfolgt anhand der Personalnummer, falls keine Kassennummer eingetragen ist. 
  • Sozialversicherungsnummer: Diese wird auch formale Richtigkeit geprüft: 2 Zahlen, Geburtsdatum ddmmyy, Anfangsbuchstabe des Nachnamens/Geburtsnamens, 3 Zahlen. 
  • Login: Der Benutzername des Users zum Login in Amadeus360. Muss Systemweit eindeutig sein. 
  • Diepnstplanname: Der Name, unter dem der Mitarbeiter im Dienstplan angezeigt werden soll. 
  • Pin-Zeiterfassung: Die Pin des Mitarbeiters für den Amadeus360 Timetracker. 
  • E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse muss Systemweit eindeutig sein. 
  • Religion: Da für die Lohnabrechnung nur wichtig ist, ob Kirchensteuer abgeführt werden soll, speichern wir entsprechen des Ansatzes der Datensparsamkeit nur die Information, ob der Mitarbeiter katholisch oder evangelisch ist. Dass hier nicht alle Religionen einzeln aufgeführt sind, dient einzig dem Zweck, nicht mehr sensible Daten zu speichern als unbedingt nötig. 
  • Identifikationsnummer: Die Steuer-ID ist nur dann ein Pflichtfeld, wenn das Anstellungsverhältnis nicht "Mini-Job" ist. 

Anstellungsverhältnis

Die einzelnen Felder im Detail, sofern nötig:

  • Ausgesch. am: Dieses Datum ist wichtig, wenn der Mitarbeiter in die Hall of Fame verschoben werden soll. Ohne Austrittsdatum ist das nicht möglich.
  • Sozialhilfe: Kann eingetragen werden, damit Lohngrenzen für Sozialhilfeempfänger überwacht werden. 
  • 120-Tage-Student: Kann eingetragen werden, damit die Grenze von 120 Tage für ausländische Studenten überwacht wird. 

Lohn & Gehalt

Die einzelnen Felder im Detail, sofern nötig:

  • Stunden pro Monat/Woche/Tag: Aus diesen Angaben errechnet sich zum einen die wöchentliche Arbeitszeit für den Arbeitsvertrag, zum anderen die Tage pro Woche für die Berechnung des Urlaubsanspruchs. Beim Eintragen eines Anstellungsverhältnisses werden hier bereits Stundenverteilungen vorgeschlagen. Wir empfehlen, diese nicht gravierend zu verändern. 
  • Monatsbrutto: Wird der Mitarbeiter monatlich mit dem gleichen Betrag vergütet, wird der Bruttolohn hier eingetragen. Der Stundenlohn wird als Grundlage für die Berechnung von Zuschlägen automatisch aus den Stunden pro Monat und dem Monatsbrutto berechnet. 
  • Stundenbrutto: Muss in jedem Fall gepflegt werden, um Zuschläge berechnen zu können. Wird ein Monatsbrutto eingetragen, wird das Stundenbrutto berechnet. Beim Eintragen des Stundenbruttos wird der Mindestlohn überwacht. 
  • Umsatzbeteiligung: Prozentualer Anteil am Brutto-Umsatz als Lohnbestandteil. Greift nur, wenn über Monatsbrutto verdient wird. Auf Mindestlohn achten!
  • Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge: Alle 4 Zuschläge können separat eingestellt werden. Sind Zuschläge eingetragen, werden sie bei der Lohnberechnung automatisch berücksichtigt. 
  • Sonntag additiv/Feiertag additiv: Sind hier Haken gesetzt, werden an Sonn- und Feiertagen die Zuschläge zusätzlich (additiv) zu den Nachtzuschlägen berechnet. 
  • Decklung pro Stunde: Ist hier ein Betrag eingegeben, so wird trotz Zuschlägen dieser Betrag pro Stunde berechnet. Die Differenz zwischen Stundenbrutto und Deckelung gilt als pauschaler Zuschlag. Am Jahresende oder bei Ausscheiden muss überprüft werden, ob der Mitarbeiter die pauschal ausgezahlten Zuschläge auch wirklich erwirtschaftet hat. Ist dies nicht der Fall, muss die Differenz als Bruttolohn nachversteuert werden. 
  • Zuschlag pro Monat: Ähnlich wie bei der Deckelung pro Stunde wird hier ein Betrag für die Zuschläge pro Monat ausbezahlt. Auch dieser muss am Jahresende oder bei Ausscheiden mit dem tatsächlichen Wert vergleichen werden. 
  • Jahresurlaub (5-Tages-Woche): Der Jahresurlaubsanspruch auf eine 5-Tage-Woche gerechnet, unabhängig davon, wie viele Tage der MA pro Woche arbeitet. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird direkt in der nächsten Zeile aus den Angaben bei Stunden pro Woche und Stunden pro Tag berechnet. 
  • Stunden pro Urlaubstag fix: Wird hier ein Wert eingetragen, so wird bei Stundenlöhnern für Urlaubstage nicht der Durchschnitt der letzten drei Monate für die tägliche Arbeitszeit herangezogen, sondern dieser Wert. 
  • Kost-/Sachbezug pauschal: Ist hier ein Haken gesetzt, wird automatisch der aktuell gültige Wert für eine Mahlzeit pro Arbeitstag über 4h bei der Lohnabrechnung angesetzt. 
  • Pauschale Lohnsteuer: Die pauschale Lohnsteuer kann bei Minijobbern auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. 
  • Monatl. Abschlagszahlung: Eine monatliche Abschlagszahlung auf den Lohn, um den zeitlichen Spielraum für die tatsächliche Lohnabrechnung zu erhöhen. 
  • Weitere Lohnbestandteile: Bitte nutzen Sie die Tooltips bei den einzelnen Werten. 
  • Kosten für diesen Mitarbeiter aktuell: Sind alle Werte gepflegt, so können Sie hier die tatsächlichen Kosten für diesen Mitarbeiter pro Stunde zu den relevanten Uhrzeiten sehen. 

Nutzerrechte

Im Reiter Nutzerrechte können Sie alle Berechtigungen des Mitarbeiters innerhalb der Ladenebene von Amadeus360 bearbeiten. Der wichtigste Schalter ist dabei gleich der erste. Ist hier ein Haken gesetzt, kann sie der Mitarbeiter überhaupt erst in Amadeus360 anmelden. Beinahe genauso wichtig ist darunter der Benutzerlevel. Über diesen wird gesteuert, ob der Mitarbeiter in diese Personalübersicht/Stammdatenbearbeitung kommt oder nicht. Die meisten Mitarbeiter werden hier ein "Darf andere Mitarbeiter nicht bearbeiten" stehen haben. Für Führungskräfte stehen 5 Level zur Verfügung. Es gilt grundsätzlich: 

  • Jeder Mitarbeiter mit einem Benutzerlevel zwischen 1 und 5 kann alle anderen Mitarbeiter bearbeiten, die im Level unter ihm stehen. Ein Mitarbeiter, der selbst Level 2 hat, kann Mitarbeiter ohne Benutzerlevel und im Level 1 bearbeiten. 
  • Ein Mitarbeiter kann unabhängig von seinem Level niemals sich selbst bearbeiten, außer der "Mitarbeiter", der bei den Ladeneinstellungen als Geschäftsführer 1 eingetragen ist oder das Recht "Darf alle Mitarbeiter bearbeiten" hat. 
  • Ein Mitarbeiter, der das Recht "Darf alle Mitarbeiter bearbeiten" hat, kann unabhängig von seinem eigenen Level alle Mitarbeiter bearbeiten. 
  • Ein Mitarbeiter kann anderen Mitarbeitern nur Rechte vergeben, die kleiner oder gleich seines eigenen Levels sind. Dies erkennen sie an der Zahl in Klammern hinter jedem Recht. 

Darf ein Mitarbeiter andere Mitarbeiter bearbeiten, so kann er deren komplette Stammdaten inkl. Ihrem Gehalt einsehen. 

Die "Kassenrolle" gilt für das verbundene Amadeus360 Kassensystem. 

Unterhalb der blauen Box mit einigen weiteren Erklärungen finden sie die Berechtigungen des Mitarbeiters. Bewegen Sie die Maus über eine Berechtigung, um weitere Informationen zu erhalten. Durch anklicken des Hakens oder Kreuzes ändern Sie die Berechtigung. Um sich einige Klickarbeit vor allem bei neuen Mitarbeitern zu ersparen, können sie von uns ausgesuchte Standardberechtigungen mit einem Klick hinzufügen. Die Einstellung unter "Rechte hinzufügen für" wird nur ausgeführt, sie wird nicht gespeichert. 


Unter den Nutzerberechtigungen finden Sie die Berechtigungen für die Dienstpläne. Dabei haben Sie für jeden Dienstplan/Bereich 4 Möglichkeiten: 

  • Lesen: Der Mitarbeiter darf den Dienstplan zwar ansehen, kann aber nicht eingetragen werden. 
  • Teilnehmen: Der Mitarbeiter kann in diesen Dienstplan eingetragen werden
  • Bearbeiten: Der Mitarbeiter darf diesen Dienstplan bearbeiten
  • Bereichsleiter: Der Mitarbeiter ist in diesem Bereich als Führungskraft markiert und erhält z.B. aus der Tauschbörse Nachrichten. 


Unter den Dienstplänen finden Sie die Liste der Qualifikationen, welcher der Mitarbeiter in den verschiedenen Dienstplänen erfüllen kann. 


Dokumente

Im Bereich Dokumente können alle Dokumente wie z.B. Arbeitsverträge, Immatrikulationsbescheinigungen, Krankmeldungen oder Sofortmeldungen sicher abgelegt werden. Sollten Sie Ihre Lohnbuchhaltung über die Gastro-MIS abwickeln, hat Ihr Buchhalter ebenfalls Zugriff auf diese Dateien. Um eine Datei hochzuladen, darf diese nicht größer als 5 MB sein. Wählen sie die Art der Datei aus und ziehen Sie die Datei anschließend in das dafür vorgesehene Feld. Im Anschluss sehen Sie das Dokument in der Liste. Außerdem ist das Dokument im Belegarchiv einsehbar. 


Zeitkonto/Urlaub

Auf diesem Reiter können Sie das Stundenkonto des Mitarbeiters einsehen. Sie sehen seit Anstellung des Mitarbeiters die Soll- und ist - Stunden des Mitarbeiters, wie hoch sein Urlaubsanspruch ist, wie viele Tage er krank war und wie hoch sein Stundenkonto gerade ist. Ebenso den restlichen Urlaubsanspruch. 


Vorschuss

Hier sehen sie alle vom Mitarbeiter jemals erhaltenen Vorschüsse oder sonstige Bargeldtransaktionen zwischen dem Betrieb und dem Mitarbeiter.